主管放手交辦,部屬快樂執行

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  「交給其他人做,還要教、還要確認,我看我還是乾脆自己做比較快!」

  「這案子交給其他人做,做不好,我要承擔後果,算了,我看我還是乾脆自己做比較安心!」

  「這個工作要交代給他?他的理解力差,學習力不高又效率低,可能會影響業務執行,我看我還是自己處理較好!」

  「上次交代個簡單的工作給他都做不好了,以後事情就自己做就好,免得浪費更多時間!」

  「這個活動跟他們沒有關係,我們自己處理就好,免得人多意見多的~」

  相信在各企業裡有許多主管都會有上述這樣的心態,認為事情「乾脆自己做就好」,然造成自己變得工作越來越多且越來越忙碌,相對的部屬也就永遠沒有機會學習成長;在這樣不斷的惡性循環下,終將會有遇到壓死駱駝那一根稻草的時候。

  其實,當主管在面對這樣的問題時,必須要學習放手交辦、從旁耐心指導並給予稱讚,讓部屬能夠擁有學習成長的空間與機會,進而提升整個團隊的工作能量,並展現出團隊主動分工執行的氛圍與效能。以下,將提出四大項平時主管於交辦工作任務時所應注意的:

一、慎選交辦的人選,並不強迫部屬意願

  當主管決定要將任務交辦給某個部屬時,「能力」與「意願」什麼較為重要?我想,大多數主管都會選擇「能力」!因為主管在挑選任務執行者時,多數為了降低失敗風險,「能力」就變成挑選的第一個確認要件;但是,其實換個角度想,「意願」其實更為重要,為什麼呢?

  因為,若交辦任務是採用「強迫指定」的方式時,接受任務的部屬在面對新任務時,難免會有強大壓力與滿腹的委屈與不愉快;而在此時,有些人會認真的想辦法達到新任務要求,但,有些人就可能會因此不斷埋怨,讓工作陷入混亂,甚至影響原本的工作職務,最後萌升離職念頭,而走向離職一途。

  但反過來,若是我們先以「意願」為優先考量並在雙方取得共識之下,再交辦任務,那麼就算是能力欠缺的人,亦會很努力認真的為新任務去學習突破以達成目標。

  因此,「慎選交辦的人選,並不強迫意願」,是在交辦工作任務時最重要的第一步驟。

二、交辦任務,必須說清楚並講明白

  「這個你就研究一下,然後看一下之前有沒有人做過相關的,如果有問題再找我」

  「這個就這樣、那樣、再這樣、再那樣,你自己試著做,然有什麼問題再跟我說」

  這是很常在辦公室裡聽到在交辦任務時所說的話,接著,就能發現被交辦任務的人員,腦子放空,動作停頓了一會兒才開始作業!其實,這樣的交辦方式,是讓接手任務的人完全一頭霧水,然最後有很大的可能會做出不正確或者與預期結果有很大落差的成果。

  在交辦任務時,必須要先將工作任務說明清楚,若是較為簡單的作業執行或文書整理,必須先執行一次並確認其能真的理解並執行正確;並且將執行過程中可能遇到的各項狀況先行告知並教導其如何排除問題,以降低其作業中的壓力;並同時告知執行過程中有遇到任何需協助,可一起相互討論解決。

三、交辦任務,需明確訂定完成期限並做進度控管

  「為什麼有遇到這個問題,你都沒有說?拖到現在都來不及解決了!」

  「咦!不是說下星期做好就好?你沒有說下星期幾啊,今天才星期二而己」

  「這份資料很趕,你要趕快做好給我!」

  「主管明明沒有說什麼時候要,現在就又來問,我又還沒做好,主管就說怎麼那麼久?」

  上面這些對話,應該大家也很常在辦公室聽到,而這就是突顯出交辦工作任務必須具備「明確的完成期限與進度控管」的重要。

  當主管交辦完工作任務後,必需要明確訂出該項任務應完成期限或執行進度控管;常常有主管在訂任務完成期限時用「我很趕著要」、「盡快提供給我」、「這星期以前要做好」、「下個月要交出來」來做時間期限的代表。但是,每個人的認知不同,解讀出來的答案就會不同!因此,在訂定完成期限時,務必明確的指出年、月、日及時間點,以避免認知落差所造成的各項錯誤及紛爭。而若是一段較長時間的工作任務,則雙方更必須針對進度做討論後擬定出進度控管時程計畫表,以確保該項工作任務能順利達成,並在發生階段性問題時即能立即解決。

四、要彼此溝通,不要干涉做法

  每個人的做事方法與模式皆不盡相同,因此,在交辦工作後,發現部屬做法與自己不同是很正常的,但是,我們卻能常聽到某位員工抱怨著:「主管交辦我做這事,但是又硬要我照著他的方式做,這樣子為什麼不他自己做就好?我用我自己的方式做,只要能做好就好啦!」沒錯!這就是說出這項的問題點,我們總會希望別人照著自己的模式去做事情;或許,我們能確定依照這做法去做是沒問題或者是能更有效率;但是,若主管要讓部屬學習成長,並使部屬未來能夠獨挑大樑,那麼,必須要完全信任對方,就算是過程中遭遇失敗或錯誤,部屬也能從中學習到經驗,主管的工作僅需從旁進行提醒與做建議即可;而提醒與建議並非嘮叨、強行給予意見或命令式的指導,這樣做反而會引起反效果。

  最後,主管如何「培養人才」讓團隊得以前進,是一件很重要的事;如何從妥善交辦任務並讓部屬能從中學習成長,使團隊運作能量最佳、最大化,更是值得主管好好思考的一項課題;當然,主管們也別忘了,在交辦任務的同時,也就代表著本身必須要有勇於承擔任何可能發生問題的風險,並且要同時思考如何將預想的風險降到最低,讓可能造成的損害變小,這才是真正主管應有的職責。
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