讓工作到位的溝通法寶

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  近年來,不論是自身主管的工作,亦或是輔導企業及講課時,企業主管常提出一個問題點:為何我交辦的事情,部屬總是做不到位?是我說得不夠清楚嗎?還是部屬不瞭解我說的話呢?此種資訊不對稱所造成工作延遲或錯誤等窘境層出不窮。因此,筆者就近年來擔任主管的心得,整理重點如下說明:

  在下達指令前,我會先釐清四件事:我要部屬做什麼工作?此項工作應該如何做?此項工作要做到甚麼程度才符合我的期待?為何是要找此部屬來做?此幾項問題點,我會先釐清,才不致於造成部屬誤解被指派的任務,且能幫助自己找到向部屬論述的內容。

  將上述內容逐項說出所包含的工作項目,並將此項工作任務的動機、目的、與任務有關的人事物、權限、報告方式、步驟、對工作表現的期望逐一說明清楚。此在TWI-JR(工作關係)中,非常強調的就是「工作情形應告知」的秘訣,我越能清楚說明,越能喚起「部屬工作的意願」,同時,部屬將越能依照我的期望方式來執行任務,達成任務的目標。

  過去的經驗告訴我,我在說明任務工作時,偶會將工作順序跳來跳去的,當時看見部屬的眼神,是感到困惑,無所適從的,同時,也顯露出我心中的不安及不確定感,真的擔憂會削減部屬對我的信賴感。因此,之後我調整方式,我在說明指令時,會將工作項目依照先後順序、有邏輯、有系統性的逐項說明,例如:先說明目標,然後說明工作內容、工作過程中將會接觸到的部門人員、會用到那些設備器具、何時該完成?

  在下指令的時候,我會使用部屬能聽得懂的語言,才能使部屬了解工作內容。同時,近年來職場言語霸凌常發生,我也謹記在心,因此,在下達指令時,我會避免使用具有藐視、歧視種族或性別等人身攻擊等詞彙,這會影響部屬的工作情緒,也會因此影響主管與部屬間的人際關係。我常在上課時分享「職場上,需先有感情線,才會有事業線」,主管的工作量多,絕非光靠主管一人就能完成,仍必須靠部屬一同完成,因此,若能與部屬建立更信賴的關係,定會鼎力完成工作任務及目標。

  說明工作內容後,有時我會提出一些問題來問部屬,或請部屬重複歸納我剛下達指令的內容,確認部屬對指令認知的程度及明瞭工作指令的內容;同時,我也會在旁觀察及督導部屬執行任務的情形,並將工作結果納入績效考核。

  綜上所述,希望主管在下達指令的時候都能有條不紊的論述清楚,而非倉促的的下達指令,否則就容易變成無效率的指令。我也深信,激發部屬的工作興趣與意願,越能引發部屬接受工作的挑戰,且讓部屬有明確空間且具體運用創意技巧,如此一來,部屬的成熟度會越來越高,必能造就一個具戰鬥力的團隊。

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