讓工作到位的溝通法寶

　　近年來，不論是自身主管的工作，亦或是輔導企業及講課時，企業主管常提出一個問題點：為何我交辦的事情，部屬總是做不到位？是我說得不夠清楚嗎？還是部屬不瞭解我說的話呢？此種資訊不對稱所造成工作延遲或錯誤等窘境層出不窮。因此，筆者就近年來擔任主管的心得，整理重點如下說明：

　　在下達指令前，我會先釐清四件事：我要部屬做什麼工作？此項工作應該如何做？此項工作要做到甚麼程度才符合我的期待？為何是要找此部屬來做？此幾項問題點，我會先釐清，才不致於造成部屬誤解被指派的任務，且能幫助自己找到向部屬論述的內容。

　　將上述內容逐項說出所包含的工作項目，並將此項工作任務的動機、目的、與任務有關的人事物、權限、報告方式、步驟、對工作表現的期望逐一說明清楚。此在TWI-JR（工作關係）中，非常強調的就是「工作情形應告知」的秘訣，我越能清楚說明，越能喚起「部屬工作的意願」，同時，部屬將越能依照我的期望方式來執行任務，達成任務的目標。

　　過去的經驗告訴我，我在說明任務工作時，偶會將工作順序跳來跳去的，當時看見部屬的眼神，是感到困惑，無所適從的，同時，也顯露出我心中的不安及不確定感，真的擔憂會削減部屬對我的信賴感。

　　因此，之後我調整方式，我在說明指令時，會將工作項目依照先後順序、有邏輯、有系統性的逐項說明，例如：先說明目標，然後說明工作內容、工作過程中將會接觸到的部門人員、會用到那些設備器具、何時該完成？

　　在下指令的時候，我會使用部屬能聽得懂的語言，才能使部屬了解工作內容。同時，近年來職場言語霸凌常發生，我也謹記在心，因此，在下達指令時，我會避免使用具有藐視、歧視種族或性別等人身攻擊等詞彙，這會影響部屬的工作情緒，也會因此影響主管與部屬間的人際關係。

　　我常在上課時分享「職場上，需先有感情線，才會有事業線」，主管的工作量多，絕非光靠主管一人就能完成，仍必須靠部屬一同完成，因此，若能與部屬建立更信賴的關係，定會鼎力完成工作任務及目標。

　　說明工作內容後，有時我會提出一些問題來問部屬，或請部屬重複歸納我剛下達指令的內容，確認部屬對指令認知的程度及明瞭工作指令的內容；同時，我也會在旁觀察及督導部屬執行任務的情形，並將工作結果納入績效考核。

　　綜上所述，希望主管在下達指令的時候都能有條不紊的論述清楚，而非倉促的的下達指令，否則就容易變成無效率的指令。我也深信，激發部屬的工作興趣與意願，越能引發部屬接受工作的挑戰，且讓部屬有明確空間且具體運用創意技巧，如此一來，部屬的成熟度會越來越高，必能造就一個具戰鬥力的團隊。