時間管理呼吸法 時時刻刻不再與夢想擦肩而過

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    瑞塔在21歲時,因為經濟壓力,不得不離開大學,進入社會。但她為自己立下一個盟約,以後一定會重回校園繼續學業。10年過去了,她仍舊沒有採取行動,築夢踏實。如今,瑞塔已經32歲了,並成為某企業的行銷主管。她最近參加一個時間管理的座談會,被要求寫下人生目標。她寫下的前2大目標就是「走入家庭」與「重回大學」。
 
    這讓瑞塔領悟到,如果希望目標都能實現,就得盡快對其中之一採取行動。她不想承受一邊讀書一邊照顧寶寶的壓力,所以她決定先取得文憑。寫下人生目標迫使瑞塔專注於最重要的事情上,並為實現這些目標設定合理的時間表。這個重新認識自己的過程,讓她了解到即刻採取行動,才不至於失去所有的機會。寫下「人生目標」,會讓你知道自己想要什麼,不要什麼。
 
    畢竟,時間是極為寶貴的,而且永遠都不夠。大多數人面對排山倒海而來的工作,往往什麼都沒做好。既然可用的時間不可能增加,我們也只能從時間的需求面著手管理。這正是有效時間管理的基本原則。
 
    有效時間管理的第一步是設定優先順序。當工作量大到讓人喘不過氣時,大多數人都會發現,急迫性和重要性愈來愈難以區分。我們任由短期迫切的工作所奴役,卻與真正攸關長期發展和成長的事物失之交臂。在這種情況下,要感到滿意幾乎是不可能的,因為工作清單上的事情永遠做不完。在急迫性的驅趕之下,每天我們都精疲力竭、心情惡劣、覺得自己做得不夠。
 
    即便我們已經完成了許多事情,也不會有成就感,因為我們感覺自己被那些尚待完成的事情給淹沒了。掌握目標,而非急迫性,可以讓我們脫離這個陷阱,找出值得專心致力的優先要務,如此一來,你就能評估需要完成哪些工作,並集中全力在對你而言真正重要的事情上。
 
    白紙黑字寫下人生全景認清優先順序,擺脫短期急迫性的奴役,可以讓我們專心在家庭和人際關係長期發展的事情。這樣的「人生全景」會讓你發現自己真正想要什麼,並驅策自己朝著目標前進。長期的「人生目標」(Life goals statement)的設定,是為人生找出全景所需的主要工具。頂尖運動員、成功商務人士及各行各業的成功人士,都會採用4個步驟:
      1.建立60計畫。
      2.建立5年計畫。
      3.進行現實查核。
      4.寫下你的人生最高目標。
    將「人生目標」以白紙黑字寫下來,是所有時間管理計畫的成功基石。當夢想被認可為「目標」,便賦予了明確、有架構的型態。夢想就不再只是夢想;應該說,夢想將成為渴望,為你的生活指引出清楚的意義、動機與方向。當其他的事情出現時,你也可以判斷應該以何者為重。
白紙黑字地記錄下你的人生目標,會強迫自己具體擬定箇中細節。如果任憑目標停在腦海之中,雖然一直想要採取動,往往會陷入一再拖延的陷阱裡。以白紙黑字寫下自己的「人生目標」,會凸顯出時間和人生都是有限的事實;若要實現這些目標,就要儘速採取行動。「人生目標」的設定會讓你對自己理想的未來建立更清晰的想法,將未來拉到眼前。這樣一來,你可以專心一致地向前邁進,建立優先順序、鼓舞自己努力達成目標。而且要記得,你永遠都有修正目標的選擇權。
 
1.60計畫
    「60計畫」是你希望在自己60歲時,會成為什麼樣子的陳述。這是引導你朝著人生目標邁進的第一步。仰望未來一開始先想像自己現在60歲了。如果你已經60歲,或離60歲也不遠了,請挑選其他更適合的年齡首先考量生活中所有重要的領域,並想像你可以成為、做到及擁有任何你想要的。花30分鐘腦力激盪自己的夢想,寫在清單當中,然後逐一淘汰,直到剩下你認為最重要的夢想為止。
現在你有一份「渴望」清單,下一步就是將它們變成目標,積極、具體地以「成為……」、「擁有……」之類的話來說明你的「渴望」。也就是確保目標的「具體性」(Specific)、「可度量性」(Measurable)、「可實現性」(Attainable)、「切題性」(Relevant)、「時限性」(Time bound ) 。
    舉例來說,你可能希望成為一位執行長,那麼請這樣寫︰「2025年1月1日之前,將成為某某公司的執行長。」一旦列出這樣的目標清單,「渴望」便成為具體的目標,而你也可能因此覺得這些渴望變得強大許多。請考慮你生活中的每個層面,然後在不同領域寫下你的「渴望」。最好從自己家人、愛情、友情、事業、財務、健康、社團、精神層面、其他的個別的領域。這些是你在60歲之前要達成的目標排行榜。一旦列出前5大目標,你可能會發現其中有各式各樣的衝突尚待解決。如果是這樣的話,你就得設定優先順序以解決這個狀況。以下是參考案例。以中期目標為重接下來的步驟就是落實,專注在未來幾年的時間,而不是好幾十年之後的人生目標。
 
2.五年計畫
    你目前在什麼位置,未來5年希望成為什麼樣子?重複60計畫裡的設定目標的練習。再次說明,這份清單你想要列多長就可以多長,但想法要務實。畢竟,你在5年之內實際上能夠達成的事情還是有限。運氣好的話,你會發現,你的選擇跟60計畫之中擬定的優先順序都很配合。但如果不是如此,請準備對你的生活方式做些重大改變,如未來5年沒有朝著你的60計畫前進,就該有所行動了。
 
3.現實查核
    現實查核很簡單:想像你只有1年的生命,你會如何度過?這個練習是嚴苛的現實檢驗。會迫使你為你的人生列一份清單。有什麼事情對你來說很重要,但你並沒有去做?以下為參考案例:當彼得張在設定60計畫時,覺得內心充滿了幫助他人的渴望。然而,當他開始思考5年計畫時,卻發現在此時此刻,他必須自我進修才能擁有長期成功的事業。
因此,他在5年計畫之中設定的目標全都朝著事業一面倒,對他想過的生活沒有什麼幫助。彼得很微妙地調整一下方向。他以目前具備的技能轉換跑道,但投入的領域可以讓他幫助想要幫助的人。而且,他也開始做義工,朝著自己的目標邁進。
 
4.逐步淘汰找出人生目標
    優先順序的矛盾之處在於,如果你有太多事情得優先處理,這些事情就不可能全部優先。現在你要逐步淘汰,選出5個終極目標,作為你的人生目標。記得,你並不是永久地刪除其他目標,只是那些並非目前最優先的順位。要確保你的決定符合時間原則,否則,很可能一再拖延,以及陷入「分析致癱瘓」(Paralysis by analysis)的風險之中。盡可能在合理的範圍內挑戰任何不確定的事。當你對目標的感覺對了,就寫下來。
然後下定決心達到目標。人生目標聲明並非靜止的宣言,而是應該定期修正。隨時可以增加或刪減清單上的目標。每年設定一個日子重新評估人生目標,以及去年是否朝那些目標靠得更近了。
 
    三行動夢想近在咫尺我們每天做的工作對人生目標的達成大多沒什麼幫助,可是人生目標和日常工作之間的關聯性是很重要的。當然,沒有一個人可以完全掌控自己的工作,但我們在投入之前可曾停下來思考一下,這些工作真的是我們想要的嗎?可以配合我們對計畫的安排嗎?「行動方案」能夠幫助各位評估與安排每天工作的優先要務。
當你第一次設計你的行動方案,可能會感覺程序很長,一旦完成,會覺得有十足的把握。行���方案的4步程序為:蒐集行動、刪減行動、組織行動、執行方案。安排行動方案分為3個部分︰
1.計畫一覽表( Project Catalogue):列出所有正在進行的計畫,以及你認為對這些計畫有幫助的個別工作。
2.下一步行動清單(Next ActionList):列出你今天或這個星期想要做的工作計畫,以及推動計畫所採取的下一步行動。
3.委派任務清單(DelegatedActions List):列出授權給他人處理的計畫與工作。其中包括:受委託人是誰、以及你所要驗收成果的日期。
 
  你的行動方案必須周延,才能有效規劃時間。但很可惜,要記起所有的事項實在很困難,這就是為什麼要使用觸發清單(TriggerList)。利用「觸發機制」找出可能被遺漏的工作,讓你想起定期得做的一些工作,以確保這些工作列在行動方案上。
例如:想像你是個室內設計師,社交圈活躍。你可以把觸發機制分為2大類︰個人與工作。列出這些清單的構想只是為了提供一個觸發機制,發掘出埋藏在腦海裡的一些工作。
    有個難題是,當你按部就班照著時間表完成工作時,可能發現沒有留下任何自己可以運用的時間。所以,你得注意本身的「行動方案」和時間表,並且刪除沒有必要的行動(在不影響「人生目標」的情況下)。譬如,不妨問問自己︰這個工作真的需要完成嗎?有沒有別人可以代勞的地方?哪些工作可以分出去?研究所有的選擇。
    如果有必要,不妨考慮降低某些「工作事項」的標準。記住,充分發揮時間的槓桿作用乃成功最重要的要素之一。你可以盡量把工作委派給他人、把耗費大量時間的任務外包出去、或利用科技自動化,朝著自己的目標邁進。雜亂無章代價驚人即使在找出所有的目標和行動方案之後,如果不能清除雜務,還是無法順利完成任務。所謂的「雜務」是指一切會占用時間、心力和空間的事務,而且無法創造實質的效益。
    你早就應該採取行動、剷除這些雜務,但卻一直沒有這樣做,日積月累下來就會變得愈來愈難以處理。雜務的範圍包羅萬象,有的是實體的。譬如:郵件、備忘錄、報告、報紙、雜誌、帳單、提案、計畫以及促銷廣告等。但也可能是心理頭縈繞著各種零碎的想法,跟你現在處理的工作並無關聯。除非把應該處理的事情寫下來,否則腦袋會一直記著這件事情;更糟糕的是,腦袋裡頭雜亂無章的思緒往往會讓你分心。
若要以金錢來衡量這種情況,根據《華爾街日報》(Wall Street)的報導。美國企業主管因為辦公桌與檔案雜亂無章,資料未擺在正確的位置,每天平均要浪費1小時來尋找所需的資訊。1年就是6個星期,如果以每位執行主管年薪為6萬美元來計算,將損失近8千美元。
  工作空間的整理對於工作效能和生產力會有很大的影響,可是時間管理領域卻往往忽略這個重點。你的工作空間應該盡量靠近共事者或所需資源的附近,以便隨時和他們溝通或拿取資料,不但有助於提升工作效率,也會更有生產力。完美主義陷入忙盲茫現在你已經設定事情的輕重緩急,擬定完成任務的計畫和時間表,並配合使命調整本身的生活。還有什麼因素會讓你無法全力衝刺?這些障礙可能在無形中浪費你的時間其中包括︰
1.完美主義:工作已經夠好了,但你怎樣都停不下來。
2.拖延:老是把重要的任務和活動往後延的傾向。
每個人都會碰到許多干擾的人、事、物。然而,當你開始因此偏離時間表時,這些干擾才會構成問題。如果你經常延後進度,不妨將一個星期當中的訪客、來電,以及其他干擾的事情全都記錄下來。
記錄之後,便可著手分析,了解是誰在浪費你的時間?以及他們想要些什麼?這樣的干擾分析有助於判斷這些干擾的事物是否有其必要。
如果你覺得大多數都是合理的,便可著手將這些事務安排到時間表內。
你可在日常工作中撥出時間來處理,將原本會造成干擾的事務變成明確的任務。你可能花了太長的時間琢磨某個專案,或一再拖延,不論是哪一種情形,這2種毛病都會浪費時間。有一種情形是雖然準時完成任務,可是到頭來還是錯過了截止日期。完美主義是一道很細膩的障礙︰你有在努力,而且做得很好,可是不管怎麼樣,你就是不滿意,而且不斷地調整。如果你在準備小組定期簡報,那麼除非犯了天大的錯誤,否則一些小錯都還是有救的。
這類的例行工作只要「夠好」就可以了。但是,如果你的工作攸關人命,那你可得好好表現,如果有必要,甚至得檢查3遍。試著把比較不重要的工作留到最後處理,能在限期之內順利完成。在所有的問題當中,拖拖拉拉是最大的陷阱。道理誰都知道,但還是不斷地陷入這個陷阱,結果浪費自己的時間和精力。如果為了工作的拖延而心懷愧疚,只會雪上加霜;所以乾脆認清這是人生的一部分,擺脫罪惡感,並試著找出問題的癥結。以下幾項工具可克服:
1.瑞士乳酪法
如果你覺得工作實在過於複雜,或耗費太多時間,毋須逼迫自己直接投入工作,大可先處理一些跟主要專案有關的「立即???務」(Instant task)(可以迅速完成的簡單工作)。接下來再接二連三地處理其他工作,蠶食鯨吞掉整個專案。時間管理專家艾倫‧拉肯(Alan Lakein)比喻為在乳酪上戳洞一樣,洞鑽得愈多,你對專案的參與程度就愈高。
2.嬰兒跨步法
「嬰兒跨步法」則是把看似龐雜的任務,分解成一連串可以輕易解決的工作,這樣的解構方式雖然需要周詳的規劃,但通常會有相當不錯的收穫。
可在行事曆上進行規劃,從截止日期往前推,然後計劃應該處理的分支工作。這樣一來,專案會變得突然可以管理起來。在每個步驟完成之後,不妨為自己安排一些小小的獎勵。以下為參考案例:
    李一直打算去印度果亞渡假,但就是無法成行。她後來下定決心一定要成行,於是在家中和辦公室的布告欄上寫著「去果亞」。
  她還把旅遊簡介擺在茶几上最顯眼的位置、買了一套比基尼泳裝、在行事曆上寫下渡假的日期。最後她終於實現果亞之旅。
由於身邊都是這樣正面的訊息,李開始覺得這趟行程確實有實現的可能性,不是一個模糊的夢想而已。而在這些訊息的提醒之下,她再也不能將這趟旅遊行程拋在腦後,而是必須立刻著手進行的重點。
    這些旅遊簡介讓李可以專注於成果──也就是假期本身──而不是達成目標所需的步驟。發揮時間的效率和效能來創造最大的價值。
所以,得專注在真正攸關自己的目標上,還需知道如何避免會讓自己分心的事情,如果你可以充分地控制自己的工作量,而且時間表也心有餘力,你就會有一套自己可以控制、且有效率的制約體系,不再與自己的夢想擦肩而過。
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