企業的終極武器-人才育成系統資技應用篇

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  資訊科技一詞已不再艱澀難懂!從商務上到學習上,甚至是日常生活上,處處可見資訊產品實際運用的例子!從辦公室到家居生活,資訊產品已深深地影響到人類的工作與生活。沒錯!資訊科技代表著速度,更代表著便利,善用資訊科技可以提升企業或組織的經營成果。

  同樣的,在知識經濟的21世紀,企業或組織面臨到微差與微利的激烈競爭,人力資本的累積,將會是致勝的終極武器!因此企業或組織內部的人才育成體系的建構,已然成為企業或組織在營運上最重要的課題。然而要如何結合資訊科技與人才育成體系,讓企業或組織能轉化人力資本成為永續經營的無形資產呢?

電子化的PDCA循環

  首先從企業或組織內部管理的機制而言,任何資訊系統若能落實PDCA循環,絕對能獲得很高的管理績效;因此要能建置人才育成體系與電子化之間的完美組合,勢必得從最根本的管理循環來做起!

  從PDCA的角度來探討電子化人才育成系統,P ( Plan )指的是企業或組織內學習地圖的完整規劃,這一部份的實務作法,可參考筆者的文章,企業的終極武器-人才育成系統實務導入篇的說明;D ( Do )則是運用電子化的訓練流程,以及主動式的訊息互動來串聯所有的執行動作,此一部份結合了電子化流程引擎與電子郵件主機的強大功能,能在企業內部網路上自動運轉;C ( Check )指的是所有的訓練評量必須透過系統平台來執行,依不同的教育訓練課程,搭配適當的訓練成果評量機制,將學習者的所有學習結果如實地儲存在系統平台中,並透過後台統計功能,來達到學習成果的後續追蹤;A ( Action )則是透過將學習的成果回饋到系統平台中,以達到精進人才育成系統平台的目標,使得企業或組織開始啟動學習之輪,邁向學習型組織之路!

電子化人才育體系中的角色

  在規劃電子化人才育成系統前,首先必須先釐清一件事,也就是企業或組織所有成員所扮演的角色。從系統運作的流程來看,可以分成以下幾個角色:

一、 人資管理師:

1. 建置企業或組織內部成員的職能地圖;

2. 依部門教育訓練計畫,承辦員工的教育訓練課程;

3. 員工教育訓練成果確認及後續監控追蹤;

4. 電子化人才育成系統平台之維護與管理。

二、 部門主管:

1. 確認從人資部門所展開的教育訓練計畫;

2. 依任務需要,派訓所屬員工;

3. 監督所屬員工教育訓練之學習成效;

4. 人資部門主管則另需督核課程活動之執行。

三、 內部講師:

1. 課程標準教材之建置與更新維護;

2. 課程評量機制之檢討與更新維護;

3. 學員學習成果之驗證。

四、 學習評量者:

1. 依課程評量設計之評量方式進行學習成效之評量;

2. 與講師檢討學習評量之機制。

五、 所有員工:

電子化人才育系統平台的系統架構

從系統功能架構來看,電子化人才育成系統的架構可分成六個構面:

一、 我的首頁:

所有員工依其所扮演的角色之不同,在登入系統後會自動顯示與個人相關的所有功能,其中起碼需涵蓋:

1. 訓練活動佈告欄:依系統設定顯示目前企業或組織內最近的訓練活動訊息;

2. 類別活動佈告欄:依課程類別的定義,顯示最近的訓練活動訊息;

3. 我的訓練活動:顯示與個人相關的所有訓練活動訊息;

4. 我的學習地圖:顯示個人學習地圖已完成與未完成的最新結果;

5. 我的課程訂閱:依個人需求,顯示自行訂閱的訓練活動訊息;

6. 流程處理通知:除了在電子郵件中的訊息連結外,員工可以在此得知流程相關的訊息;例如,課程評量通知、評量回收通知等訊息;

7. 流程追蹤:顯示個人申請課程活動的狀態、課程評量的流程狀況等;

8. 講師教材講義:若是扮演講師的角色,則可由此上傳或修改課程教材講義、上傳或修改評量問卷;

9. 訓練活動申辦:若是承辦課程活動者,則由此可執行課程活動的申辦、修改或解除的工作;

10. 學員評核:執行學員線上評核工作;

11. 個人密碼管理:維護個人之密碼設定。

二、 訓練活動管理:

訓練活動管理主要是提供訓練課程承辦人,在執行人才育成時所需之管理活動介面,其中至少應包括:

1. 部門年度訓練計畫:依各部門目前的職能缺口,自動彙整展開部門年度訓練計畫;

2. 訓練活動部門派訓:管理及維護各部門個別訓練活動派訓的記錄;

3. 訓練活動申辦異動:管理及維護所有訓練活動的申請及異動;

4. 訓練活動單元設定:管理及維護個別訓練活動單元;

5. 課程評量項目設定:依課程的屬性,管理及維護個別訓練活動適當的評量方式;

6. 訓練活動學員管理:管理及維護個別訓練活動學員申請的狀態;

7. 活動學員評量管理:管理及維護學員個別訓練活動課後評量之進度與評核員評量之稽催;

8. 課程訂閱管理:管理及維護員工個人所需訂閱之課程;

9. 員工訓練記錄補登:管理及維護個別訓練活動員工外訓或是新進員工學習履歷之記錄。

三、 課程體系設定:

管理及維護依職能地圖所展開的教育訓練課程中的相關設定,應包括:

1. 訓練課程設定:管理及維護所有教訓練課程資料;

2. 課程單元設定:將訓練活動依課程之屬性,切割成若干單元,以免因課程時數太長導致學習成果打折;或是因時數太長無法一次上完的情況發生;

3. 訓練教材設定:管理及維護課程教材、教案及教具;

4. 關聯課程設定:設定各課程間之關聯性;

5. 課程評量設定:管理及維護課程評量方式;

6. 課程講師設定:設定課程之講師群;

7. 講師履歷設定:管理及維護講師個人授課履歷,包含證照有效期之管理;

8. 共同課程設定:依職能地圖,管理及維護全公司及部門內共同之課程;

9. 職階課程設定:管理及維護各職階、職級及職稱之課程。

四、 訓練體系設定:

系統平台導入時,相關的基本資料必須先行設定;同時為因應企業或組織在不同階段所產生的不同需求,系統本身亦需擁有彈性的自主權:

1. 組織設定:管理及維護組織圖基本資料;

2. 職位設定:管理及維護各部門內的職位基本資料;

3. 職掌設定:管理及維護部門職掌及職位說明書;

4. 工作設定:管理及維護個人工作項目及其KPI;

5. 人事設定:管理及維護員工新進、輪調等人事工作;

6. 學習地圖設定:管理及維護各職位職能缺口;

7. 學習履歷設定:管理及維護個人已完訓之記錄。

五、 後台管理:

1. 權限管理:管理及維護依不同角色及職階所對應之系統使用權限;

2. 密碼管理:管理及維護所有員工之密碼;

3. 系統參數設定:因應企業或組織不同階段之需求,所產生之變化,此一功能應包含:系統初始化架構、電子郵件伺服器、工作角色以及單一簽入 ( Single Sign On )等;

4. 資料批次匯入:系統導入時,將既有之人事資料、組織圖、職位等一次匯入系統平台中,以減少人工輸入時間,縮短導入時程。

六、 查詢列印:

系統平台中所有相關表報及必要之查詢,此一功能得視企業或組織之實際需求而客製設計:

1. 訓練活動相關查詢列印;

2. 基本資料相關查詢列印;

3. 課程體系相關查詢列印;

4. 訓練體系相關查詢列印;

5. 學習地圖與履歷相關查詢列印。

資訊環境的整合與成功的關鍵

  在系統平台功能架構的規劃的同時,也必須考量企業或組織現有資訊環境的複雜度。大部份企業或組織在建置資訊環境時並非一次到位,而是依資源的多寡,一步一步地完成,而隨著資訊科技的日新月異,以及企業或組織的階段性成長,甚至是資訊公司的倒閉因素,資訊環境遂成了一個複雜的龐然大物!更有甚之,許多企業或組織內並無資訊部門的設置,企業或組織的日常營運又十分依賴資訊系統,如此重要的人才育成系統,有可能成為企業或組織的另一個資訊夢魘!

  筆者建議在導入電子化人才育成系統之前,應聘請可信賴的資訊顧問,為本身的資訊環境先進行診斷,盤點出各系統間互相運用的資訊,以源頭管理的精神,將資訊作一次平準化,也就是在各共用資料間,運用『轉換鑰』( Turn-Key )的機制,以最適的系統為源頭,在系統與其他系統間建立資訊連結的管道,而不必在各個系統中,同時建立相同功能的作業,以避免不必要的資訊干擾!

  在此同時,資料庫的負荷也是一個十分重要的課題!有時因系統不斷地建置 ,原有的資料庫因資訊不斷的膨脹,會產生不堪負荷的窘境!如何選擇適當的資料庫引擎,以提昇系統的運作效率,透過諮詢資訊顧問,可作為重要的參考依據。另外,代管服務也是一項可以列為考量的選擇;為減少企業或組織的資訊環境維護成本,由代管服務商來執行硬體與資料庫的維運,除了可減少硬體工程師的配置之外,代管服務商擁有更多的資源,不論是網路的頻寬、網路的備援、硬體設備的規格,甚至是病毒的防護以及資訊安全的考量,都可以讓企業或組織在穩定的資訊環境下,享受資訊所帶來的便利!

  行動裝置的盛行,讓企業或組織的資訊應用如虎添翼,也如同企業經營一樣,資訊設備的配置沒有魔法,只有回到管理的基本面!企業或組織在資訊政策 ( IT policy )的擬訂時,必須考量到資訊發展的趨勢,但同時也需要考量在應用時的資源分配,一昧地追求時尚,並非良策!

  有了電子化人才育成系統,並非意味著經營績效就可以馬上提昇!內部制度及營運流程的合理化,才是讓人才得以發揮的必要條件,還是那句老話:Have we been ready to train person to do the right things right?

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