資訊科技一詞已不再艱澀難懂！從商務上到學習上，甚至是日常生活上，處處可見資訊產品實際運用的例子！從辦公室到家居生活，資訊產品已深深地影響到人類的工作與生活。沒錯！資訊科技代表著速度，更代表著便利，善用資訊科技可以提升企業或組織的經營成果。
同樣的，在知識經濟的21世紀，企業或組織面臨到微差與微利的激烈競爭，人力資本的累積，將會是致勝的終極武器！因此企業或組織內部的人才育成體系的建構，已然成為企業或組織在營運上最重要的課題。然而要如何結合資訊科技與人才育成體系，讓企業或組織能轉化人力資本成為永續經營的無形資產呢？
電子化的PDCA循環
首先從企業或組織內部管理的機制而言，任何資訊系統若能落實PDCA循環，絕對能獲得很高的管理績效；因此要能建置人才育成體系與電子化之間的完美組合，勢必得從最根本的管理循環來做起！
從PDCA的角度來探討電子化人才育成系統，P ( Plan )指的是企業或組織內學習地圖的完整規劃，這一部份的實務作法，可參考筆者的文章，企業的終極武器-人才育成系統實務導入篇的說明；D ( Do )則是運用電子化的訓練流程，以及主動式的訊息互動來串聯所有的執行動作，此一部份結合了電子化流程引擎與電子郵件主機的強大功能，能在企業內部網路上自動運轉；C ( Check )指的是所有的訓練評量必須透過系統平台來執行，依不同的教育訓練課程，搭配適當的訓練成果評量機制，將學習者的所有學習結果如實地儲存在系統平台中，並透過後台統計功能，來達到學習成果的後續追蹤；A ( Action )則是透過將學習的成果回饋到系統平台中，以達到精進人才育成系統平台的目標，使得企業或組織開始啟動學習之輪，邁向學習型組織之路！
電子化人才育體系中的角色
在規劃電子化人才育成系統前，首先必須先釐清一件事，也就是企業或組織所有成員所扮演的角色。從系統運作的流程來看，可以分成以下幾個角色：
一、 人資管理師：
- 建置企業或組織內部成員的職能地圖；
- 依部門教育訓練計畫，承辦員工的教育訓練課程；
- 員工教育訓練成果確認及後續監控追蹤；
- 電子化人才育成系統平台之維護與管理。
二、 部門主管：
- 確認從人資部門所展開的教育訓練計畫；
- 依任務需要，派訓所屬員工；
- 監督所屬員工教育訓練之學習成效；
- 人資部門主管則另需督核課程活動之執行。
三、 內部講師：
- 課程標準教材之建置與更新維護；
- 課程評量機制之檢討與更新維護；
- 學員學習成果之驗證。
四、 學習評量者：
- 依課程評量設計之評量方式進行學習成效之評量；
- 與講師檢討學習評量之機制。
五、 所有員工：
電子化人才育系統平台的系統架構
從系統功能架構來看，電子化人才育成系統的架構可分成六個構面：
一、 我的首頁：
所有員工依其所扮演的角色之不同，在登入系統後會自動顯示與個人相關的所有功能，其中起碼需涵蓋：
- 訓練活動佈告欄：依系統設定顯示目前企業或組織內最近的訓練活動訊息；
- 類別活動佈告欄：依課程類別的定義，顯示最近的訓練活動訊息；
- 我的訓練活動：顯示與個人相關的所有訓練活動訊息；
- 我的學習地圖：顯示個人學習地圖已完成與未完成的最新結果；
- 我的課程訂閱：依個人需求，顯示自行訂閱的訓練活動訊息；
- 流程處理通知：除了在電子郵件中的訊息連結外，員工可以在此得知流程相關的訊息；例如，課程評量通知、評量回收通知等訊息；
- 流程追蹤：顯示個人申請課程活動的狀態、課程評量的流程狀況等；
- 講師教材講義：若是扮演講師的角色，則可由此上傳或修改課程教材講義、上傳或修改評量問卷；
- 訓練活動申辦：若是承辦課程活動者，則由此可執行課程活動的申辦、修改或解除的工作；
- 學員評核：執行學員線上評核工作；
- 個人密碼管理：維護個人之密碼設定。
二、 訓練活動管理：
訓練活動管理主要是提供訓練課程承辦人，在執行人才育成時所需之管理活動介面，其中至少應包括：
- 部門年度訓練計畫：依各部門目前的職能缺口，自動彙整展開部門年度訓練計畫；
- 訓練活動部門派訓：管理及維護各部門個別訓練活動派訓的記錄；
- 訓練活動申辦異動：管理及維護所有訓練活動的申請及異動；
- 訓練活動單元設定：管理及維護個別訓練活動單元；
- 課程評量項目設定：依課程的屬性，管理及維護個別訓練活動適當的評量方式；
- 訓練活動學員管理：管理及維護個別訓練活動學員申請的狀態；
- 活動學員評量管理：管理及維護學員個別訓練活動課後評量之進度與評核員評量之稽催；
- 課程訂閱管理：管理及維護員工個人所需訂閱之課程；
- 員工訓練記錄補登：管理及維護個別訓練活動員工外訓或是新進員工學習履歷之記錄。
三、 課程體系設定：
管理及維護依職能地圖所展開的教育訓練課程中的相關設定，應包括：
- 訓練課程設定：管理及維護所有教訓練課程資料；
- 課程單元設定：將訓練活動依課程之屬性，切割成若干單元，以免因課程時數太長導致學習成果打折；或是因時數太長無法一次上完的情況發生；
- 訓練教材設定：管理及維護課程教材、教案及教具；
- 關聯課程設定：設定各課程間之關聯性；
- 課程評量設定：管理及維護課程評量方式；
- 課程講師設定：設定課程之講師群；
- 講師履歷設定：管理及維護講師個人授課履歷，包含證照有效期之管理；
- 共同課程設定：依職能地圖，管理及維護全公司及部門內共同之課程；
- 職階課程設定：管理及維護各職階、職級及職稱之課程。
四、 訓練體系設定：
系統平台導入時，相關的基本資料必須先行設定；同時為因應企業或組織在不同階段所產生的不同需求，系統本身亦需擁有彈性的自主權：
- 組織設定：管理及維護組織圖基本資料；
- 職位設定：管理及維護各部門內的職位基本資料；
- 職掌設定：管理及維護部門職掌及職位說明書；
- 工作設定：管理及維護個人工作項目及其KPI；
- 人事設定：管理及維護員工新進、輪調等人事工作；
- 學習地圖設定：管理及維護各職位職能缺口；
- 學習履歷設定：管理及維護個人已完訓之記錄。
五、 後台管理：
- 權限管理：管理及維護依不同角色及職階所對應之系統使用權限；
- 密碼管理：管理及維護所有員工之密碼；
- 系統參數設定：因應企業或組織不同階段之需求，所產生之變化，此一功能應包含：系統初始化架構、電子郵件伺服器、工作角色以及單一簽入 ( Single Sign On )等；
- 資料批次匯入：系統導入時，將既有之人事資料、組織圖、職位等一次匯入系統平台中，以減少人工輸入時間，縮短導入時程。
六、 查詢列印：
系統平台中所有相關表報及必要之查詢，此一功能得視企業或組織之實際需求而客製設計：
- 訓練活動相關查詢列印；
- 基本資料相關查詢列印；
- 課程體系相關查詢列印；
- 訓練體系相關查詢列印；
- 學習地圖與履歷相關查詢列印。
資訊環境的整合與成功的關鍵
在系統平台功能架構的規劃的同時，也必須考量企業或組織現有資訊環境的複雜度。大部份企業或組織在建置資訊環境時並非一次到位，而是依資源的多寡，一步一步地完成，而隨著資訊科技的日新月異，以及企業或組織的階段性成長，甚至是資訊公司的倒閉因素，資訊環境遂成了一個複雜的龐然大物！更有甚之，許多企業或組織內並無資訊部門的設置，企業或組織的日常營運又十分依賴資訊系統，如此重要的人才育成系統，有可能成為企業或組織的另一個資訊夢魘！
筆者建議在導入電子化人才育成系統之前，應聘請可信賴的資訊顧問，為本身的資訊環境先進行診斷，盤點出各系統間互相運用的資訊，以源頭管理的精神，將資訊作一次平準化，也就是在各共用資料間，運用『轉換鑰』( Turn-Key )的機制，以最適的系統為源頭，在系統與其他系統間建立資訊連結的管道，而不必在各個系統中，同時建立相同功能的作業，以避免不必要的資訊干擾！
在此同時，資料庫的負荷也是一個十分重要的課題！有時因系統不斷地建置 ，原有的資料庫因資訊不斷的膨脹，會產生不堪負荷的窘境！如何選擇適當的資料庫引擎，以提昇系統的運作效率，透過諮詢資訊顧問，可作為重要的參考依據。另外，代管服務也是一項可以列為考量的選擇；為減少企業或組織的資訊環境維護成本，由代管服務商來執行硬體與資料庫的維運，除了可減少硬體工程師的配置之外，代管服務商擁有更多的資源，不論是網路的頻寬、網路的備援、硬體設備的規格，甚至是病毒的防護以及資訊安全的考量，都可以讓企業或組織在穩定的資訊環境下，享受資訊所帶來的便利！
行動裝置的盛行，讓企業或組織的資訊應用如虎添翼，也如同企業經營一樣，資訊設備的配置沒有魔法，只有回到管理的基本面！企業或組織在資訊政策 ( IT policy )的擬訂時，必須考量到資訊發展的趨勢，但同時也需要考量在應用時的資源分配，一昧地追求時尚，並非良策！
有了電子化人才育成系統，並非意味著經營績效就可以馬上提昇！內部制度及營運流程的合理化，才是讓人才得以發揮的必要條件，還是那句老話：Have we been ready to train person to do the right things right？