企業的終極武器－人才育成系統資技應用篇

　　資訊科技一詞已不再艱澀難懂！從商務上到學習上，甚至是日常生活上，處處可見資訊產品實際運用的例子！從辦公室到家居生活，資訊產品已深深地影響到人類的工作與生活。沒錯！資訊科技代表著速度，更代表著便利，善用資訊科技可以提升企業或組織的經營成果。

　　同樣的，在知識經濟的21世紀，企業或組織面臨到微差與微利的激烈競爭，人力資本的累積，將會是致勝的終極武器！因此企業或組織內部的人才育成體系的建構，已然成為企業或組織在營運上最重要的課題。然而要如何結合資訊科技與人才育成體系，讓企業或組織能轉化人力資本成為永續經營的無形資產呢？

電子化的PDCA循環

　　首先從企業或組織內部管理的機制而言，任何資訊系統若能落實PDCA循環，絕對能獲得很高的管理績效；因此要能建置人才育成體系與電子化之間的完美組合，勢必得從最根本的管理循環來做起！

　　從PDCA的角度來探討電子化人才育成系統：

• P ( Plan )

指的是企業或組織內學習地圖的完整規劃，這一部份的實務作法，可參考筆者的文章，企業的終極武器-人才育成系統實務導入篇的說明；

• D ( Do )

則是運用電子化的訓練流程，以及主動式的訊息互動來串聯所有的執行動作，此一部份結合了電子化流程引擎與電子郵件主機的強大功能，能在企業內部網路上自動運轉；

• C ( Check )

指的是所有的訓練評量必須透過系統平台來執行，依不同的教育訓練課程，搭配適當的訓練成果評量機制，將學習者的所有學習結果如實地儲存在系統平台中，並透過後台統計功能，來達到學習成果的後續追蹤；

• A ( Action )

則是透過將學習的成果回饋到系統平台中，以達到精進人才育成系統平台的目標，使得企業或組織開始啟動學習之輪，邁向學習型組織之路！

電子化人才育體系中的角色

　　在規劃電子化人才育成系統前，首先必須先釐清一件事，也就是企業或組織所有成員所扮演的角色。從系統運作的流程來看，可以分成以下幾個角色：

一、 人資管理師

1. 建置企業或組織內部成員的職能地圖；
2. 依部門教育訓練計畫，承辦員工的教育訓練課程；
3. 員工教育訓練成果確認及後續監控追蹤；
4. 電子化人才育成系統平台之維護與管理。

二、 部門主管

1. 確認從人資部門所展開的教育訓練計畫；
2. 依任務需要，派訓所屬員工；
3. 監督所屬員工教育訓練之學習成效；
4. 人資部門主管則另需督核課程活動之執行。

三、 內部講師

1. 課程標準教材之建置與更新維護；
2. 課程評量機制之檢討與更新維護；
3. 學員學習成果之驗證。

四、 學習評量者

1. 依課程評量設計之評量方式進行學習成效之評量；
2. 與講師檢討學習評量之機制。

五、 所有員工

電子化人才育系統平台的系統架構

　　從系統功能架構來看，電子化人才育成系統的架構可分成六個構面：

一、 我的首頁：

　　所有員工依其所扮演的角色之不同，在登入系統後會自動顯示與個人相關的所有功能，其中起碼需涵蓋：

1. 訓練活動佈告欄：依系統設定顯示目前企業或組織內最近的訓練活動訊息；
2. 類別活動佈告欄：依課程類別的定義，顯示最近的訓練活動訊息；
3. 我的訓練活動：顯示與個人相關的所有訓練活動訊息；
4. 我的學習地圖：顯示個人學習地圖已完成與未完成的最新結果；
5. 我的課程訂閱：依個人需求，顯示自行訂閱的訓練活動訊息；
6. 流程處理通知：除了在電子郵件中的訊息連結外，員工可以在此得知流程相關的訊息；例如，課程評量通知、評量回收通知等訊息；
7. 流程追蹤：顯示個人申請課程活動的狀態、課程評量的流程狀況等；
8. 講師教材講義：若是扮演講師的角色，則可由此上傳或修改課程教材講義、上傳或修改評量問卷；
9. 訓練活動申辦：若是承辦課程活動者，則由此可執行課程活動的申辦、修改或解除的工作；
10. 學員評核：執行學員線上評核工作；
11. 個人密碼管理：維護個人之密碼設定。

二、 訓練活動管理：

　　訓練活動管理主要是提供訓練課程承辦人，在執行人才育成時所需之管理活動介面，其中至少應包括：

1. 部門年度訓練計畫：依各部門目前的職能缺口，自動彙整展開部門年度訓練計畫；
2. 訓練活動部門派訓：管理及維護各部門個別訓練活動派訓的記錄；
3. 訓練活動申辦異動：管理及維護所有訓練活動的申請及異動；
4. 訓練活動單元設定：管理及維護個別訓練活動單元；
5. 課程評量項目設定：依課程的屬性，管理及維護個別訓練活動適當的評量方式；
6. 訓練活動學員管理：管理及維護個別訓練活動學員申請的狀態；
7. 活動學員評量管理：管理及維護學員個別訓練活動課後評量之進度與評核員評量之稽催；
8. 課程訂閱管理：管理及維護員工個人所需訂閱之課程；
9. 員工訓練記錄補登：管理及維護個別訓練活動員工外訓或是新進員工學習履歷之記錄。

三、 課程體系設定：

　　管理及維護依職能地圖所展開的教育訓練課程中的相關設定，應包括：

1. 訓練課程設定：管理及維護所有教訓練課程資料；
2. 課程單元設定：將訓練活動依課程之屬性，切割成若干單元，以免因課程時數太長導致學習成果打折；或是因時數太長無法一次上完的情況發生；
3. 訓練教材設定：管理及維護課程教材、教案及教具；
4. 關聯課程設定：設定各課程間之關聯性；
5. 課程評量設定：管理及維護課程評量方式；
6. 課程講師設定：設定課程之講師群；
7. 講師履歷設定：管理及維護講師個人授課履歷，包含證照有效期之管理；
8. 共同課程設定：依職能地圖，管理及維護全公司及部門內共同之課程；
9. 職階課程設定：管理及維護各職階、職級及職稱之課程。

四、 訓練體系設定：

　　系統平台導入時，相關的基本資料必須先行設定；同時為因應企業或組織在不同階段所產生的不同需求，系統本身亦需擁有彈性的自主權：

1. 組織設定：管理及維護組織圖基本資料；
2. 職位設定：管理及維護各部門內的職位基本資料；
3. 職掌設定：管理及維護部門職掌及職位說明書；
4. 工作設定：管理及維護個人工作項目及其KPI；
5. 人事設定：管理及維護員工新進、輪調等人事工作；
6. 學習地圖設定：管理及維護各職位職能缺口；
7. 學習履歷設定：管理及維護個人已完訓之記錄。

五、 後台管理：

1. 權限管理：管理及維護依不同角色及職階所對應之系統使用權限；
2. 密碼管理：管理及維護所有員工之密碼；
3. 系統參數設定：因應企業或組織不同階段之需求，所產生之變化，此一功能應包含：系統初始化架構、電子郵件伺服器、工作角色以及單一簽入 ( Single Sign On )等；
4. 資料批次匯入：系統導入時，將既有之人事資料、組織圖、職位等一次匯入系統平台中，以減少人工輸入時間，縮短導入時程。

六、 查詢列印：

　　系統平台中所有相關表報及必要之查詢，此一功能得視企業或組織之實際需求而客製設計：

1. 訓練活動相關查詢列印；
2. 基本資料相關查詢列印；
3. 課程體系相關查詢列印；
4. 訓練體系相關查詢列印；
5. 學習地圖與履歷相關查詢列印。

資訊環境的整合與成功的關鍵

　　在系統平台功能架構的規劃的同時，也必須考量企業或組織現有資訊環境的複雜度。大部份企業或組織在建置資訊環境時並非一次到位，而是依資源的多寡，一步一步地完成，而隨著資訊科技的日新月異，以及企業或組織的階段性成長，甚至是資訊公司的倒閉因素，資訊環境遂成了一個複雜的龐然大物！更有甚之，許多企業或組織內並無資訊部門的設置，企業或組織的日常營運又十分依賴資訊系統，如此重要的人才育成系統，有可能成為企業或組織的另一個資訊夢魘！

　　筆者建議在導入電子化人才育成系統之前，應聘請可信賴的資訊顧問，為本身的資訊環境先進行診斷，盤點出各系統間互相運用的資訊，以源頭管理的精神，將資訊作一次平準化，也就是在各共用資料間，運用『轉換鑰』( Turn-Key )的機制，以最適的系統為源頭，在系統與其他系統間建立資訊連結的管道，而不必在各個系統中，同時建立相同功能的作業，以避免不必要的資訊干擾！

　　在此同時，資料庫的負荷也是一個十分重要的課題！有時因系統不斷地建置 ，原有的資料庫因資訊不斷的膨脹，會產生不堪負荷的窘境！如何選擇適當的資料庫引擎，以提昇系統的運作效率，透過諮詢資訊顧問，可作為重要的參考依據。

　　另外，代管服務也是一項可以列為考量的選擇；為減少企業或組織的資訊環境維護成本，由代管服務商來執行硬體與資料庫的維運，除了可減少硬體工程師的配置之外，代管服務商擁有更多的資源，不論是網路的頻寬、網路的備援、硬體設備的規格，甚至是病毒的防護以及資訊安全的考量，都可以讓企業或組織在穩定的資訊環境下，享受資訊所帶來的便利！

　　行動裝置的盛行，讓企業或組織的資訊應用如虎添翼，也如同企業經營一樣，資訊設備的配置沒有魔法，只有回到管理的基本面！企業或組織在資訊政策 ( IT policy )的擬訂時，必須考量到資訊發展的趨勢，但同時也需要考量在應用時的資源分配，一昧地追求時尚，並非良策！

　　有了電子化人才育成系統，並非意味著經營績效就可以馬上提昇！內部制度及營運流程的合理化，才是讓人才得以發揮的必要條件，還是那句老話：Have we been ready to train person to do the right things right？