每個老闆都要知道的-企業電子化的新思維

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  創新(Innovation)這個名詞在近幾年來已成為企業管理領域的顯學,甚至是許許多多企業或組織內部共識的核心價值之一。如果企業能形塑出這樣一個組織氛圍:有一群對共同目標具高度認同且具有高度專業的工作夥伴,在一個可以隨時製造出創意的工作環境中,努力且快樂地工作著,這是不是一個令人羨慕而且必然成功的企業或組織?

  舉凡世界知名企業如蘋果電腦、IBM、微軟等成功的標竿企業,其最主要的成功關鍵因素在於內部創意活動的活躍程度,實與一般企業或組織有著極大的不同,而造成這些差異的主要元素就是-人!

  領導者本身的特質具有很大的影響力,世人譽稱為人類第三顆蘋果的賈伯斯就是十分典型的例子,憑藉著天才型的創意思維,以及對使用者的尊貴體貼,讓蘋果電腦的產品成為神話般的傳奇;其次是對人才的專業尊重,不僅是能知人善用,讓對的人來作對的事,更重要的是能充分地授權,將專業的事留給專業的人來處理。

  但除了人的元素之外,最重要的是企業或組織內部除了在硬實力,也就是硬體環境的建構上作更人性化的設計外,其激勵的制度與機制的軟實力,亦扮演著舉足輕重的角色!

  與此同時,所有創意績效的呈顯必須仰賴有如神經般網絡的資訊系統,讓所有的工作或創意的產出,全部回饋至內部系統中,而達到有效的掌控與快速的存取。這樣的資訊系統藉著其高速且穩定的運算與儲存能力,才能確保團隊成員不至被資訊環境的不穩定性所干擾,焦頭爛額地抹煞掉創意思考的產出。

維基經濟學(Wikinomics)

  經濟全球化的潮流勢不可擋,企業或組織追求效率的提昇已然成為最主要的課題之一!效率意味著縮短反應時間,不管是出貨時間、生產時間甚至是經營決策時間,往往就是企業或組織在激烈競爭當中的微差利!因此經營管理領域新知的推陳出新,完全是企圖將速度與創新這兩個寶器,加持在企業或組織的營運上,以提高企業或組織與其顧客的附加價值,而作為企業競爭與發展的基石。

  電子化就等同於速度與效率,這是一個人人皆知的成功方程式,企業電子化是一個提高企業反應的主要利器,舉凡管理資訊系統(MIS)、企業資源規劃(ERP)、決策支援系統(DSS)、顧客關係管理(CRM)到企業智慧(BI);從傳統的面對面的銷售到B2B、B2C…等的虛擬行銷,無非是藉助資訊技術在處理大量資料的快速及精確的計算能力,而在激烈的市場競爭上取得先機!但究竟企業要如何能在有限的資源運用下,取得與競爭對手相當的速度提昇呢?

  另一個趨勢顯示,近年來拜網際網路與通訊技術蓬勃發展之賜,使得顧客的服務水準得以快速提升。然而真正的顧客滿意不會因透過網際網路的訊息行銷而提高,顧客真正在意的是企業是否能滿足其實際需求,而此類的需求通常是相當獨特的。

  長尾理論主要是運用資訊技術來運算出交易金額不大的那80%的顧客,再透過網際網路的便利性與顧客進行行銷活動,通常企業所擁有的資源絕大多數是有限的,就算了解那群顧客的消費行為,仍無法有效地提供其獨特的需求,客製化服務的構想於是因應而生!而在這一些顧客購買的資訊當中,要如何能抽絲剝繭,找到顧客真正的實質需求,而即時提供服務或商品來令顧客滿足與滿意呢?

營運流程的重新思考

  「最近公司的運作愈來愈沒有效率,獲利因此愈來愈低,導入ERP就迎刃而解了!」「每次DM寄發出去,來報名的顧客卻寥寥可數,反觀競爭對手的場子卻門庭若市,主要原因是他們有CRM,而我們沒有!顧客都被他們搶走了!」這些對話好像就流傳在我們日常工作中,導入這些電子化的應用系統,公司運作就會有效率?顧客就會回流嗎?答案肯定是不!

  有時,為了能讓這些電子化應用系統能順利上線,還得改變現有的運作模式來配合呢!不過,有些經營者心想,電子化系統的運作流程是經過顧客千錘百鍊的,許多成功導入的企業也是用得很好啊!何不藉由電子化產品的導入,順道把制度與流程建置完成,這豈不是事半功倍?

  企業經營沒有魔法,唯有打好基礎!公司內部營運流程還沒調整成最適合的狀態、顧客的互動機制尚未建立完備,如何能心想事成呢?其實若是每家公司的流程制度完全配合套裝軟體的邏輯架構,那與同業競爭對手的差異在哪裏呢?如何能贏在起跑點呢?更何況,套裝軟體是以大多數企業的經營模式(Business Model)為藍本,架構出其中的商業邏輯與資料型態,無法全然符合公司的獨特性,而顧客不就是因為公司的獨特性而深深地被吸引住的嗎?

  由此看來,企業要想成為武林盟主之前,實在應該多了解武穆遺書的精髓,而不是幻想著左握屠龍刀,右持倚天劍就能稱霸江湖!

資訊技術的策略思考

  不論是從無到有或是現有系統的升級,電子化工程的成功元素之一是策略思考。從企業經營策略上來思考,現有的操作流程是否有再改善的空間?中長程的目標達成是否需要仰賴電子化系統的協助?另外,從專業人才的招攬策略上,資技人員的取得與系統在企業內部的適應及進化,有著密不可分的關聯。

  人力市場的供給面往往會追隨著資訊技術的發展趨勢而作不同階段的演變,如何使企業電子化系統的維護與進化,不會因人力的異動而仍然保持堪用狀態?可以從資訊技術中,主流版圖的變遷而略窺一二。

  而企業在運用電子化系統的需求上,是否需要如同追星族般的追著日新月異的新技術跑,一再地調整甚至重新佈署內部的電子化系統?答案很明顯,企業或組織的資源不容如此!穩定的流程與系統,才能追求淬煉再進化。新的技術可以當成是更鋒利的劍刃,而營運流程才是劍的主體,沒有堅固的劍身,再鋒利的劍刃也一碰就斷。

有滿意的員工才有滿意的顧客

  具有高度生產力及績效的員工,其所服務的顧客相對是較滿意的,而高績效表現的員工絕對是滿意度高的員工!企業或組織中所有營運流程的操作,所有資料資訊的處理,都需要人來完成!讓員工能充分了解整個運作系統在功能面及結果面上的真正價值,是企業電子化成功的另一個元素。

  因此這個價值談的是在輕鬆的日常工作環境中,員工的學習成長的成效是顯著的!在操作電子化系統的過程中,讓員工面對的不再是冰冷的螢幕鍵盤,不再是種負擔,而是一種工作上的樂趣!從e(electronic)到E(Entertainment)企業電子化的過程雖然辛苦,但結果必須是愉悅的!

  試想,一個工作愉快的員工,他的生產力比起一個面對電腦就愁眉苦臉的員工,孰高孰低?所以在導入階段,與使用者與管理者間互動是十分重要的,不僅可以讓系統看起來更具人性,同時也可以讓員工有參與感,說不定會激發出創意,而讓公司氛圍再活化,員工士氣更高昂!想出來的點子也可能是明日之星哦!

  企業會成長,需求會增加,任何功能完備的系統,總有江郎才盡的一天!讓電子化系統隨著企業的成長而進化,往往考驗著經營者的大智慧,系統升級?重新購置?在客製與自製的界限中,到底要分配多少百分比才是最佳最適合的組合呢?或許可以從用人政策中一窺端倪!

  從e化到E化,成功的企業電子化之路或許經營者及決策者應自問:Do we Enjoy our e-System?

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