前言
近年來，不管是政府部門、國營單位或者是民間大小企業，對於知識管理是愈來愈重視。然而，大多數人對知識管理並沒有充份的認知。一般人對知識管理的印象就是，知識管理就是文件管理，把文件放到平台就是知識管理，其實並非如此。只把文件放到平台上，這樣只是做文件保全、文件管理的功能而已。懂得知識管理的人都知道，文件管理只是知識管理的其中一環。除了把文件放在平台上之外，還必須再透過知識社群，專家諮詢，教育訓練等等的運用，才能發揮知識管理的綜效。其實知識管理並不難懂，最主要的就是分享的精神與機制。只要把握住其中的幾個重點，不管是企業或者是個人，不管是何種產業，知識管理都能發揮其功效。
知識管理的定義
首先，我們先來認識什麼是知識管理。知識管理在美國生產力中心（American Productivity & Quality Center，即APQC）的定義為知識管理將企業員工、知識資產以及有效的工作經驗連結在一起，這樣的行為可以加速員工學習和避免犯相同錯誤的機會。換句話說，也就是讓正確的訊息，正確的知識，在正確的時間，流向正確的人。知識管理可以讓人做起事來更有效率，更有效能，進而節省了更多時間，並且提升產能，進而提升工作效率。舉例來說，當你正在為某個專案進行企劃時，正在苦腦不知從何做起，這時就可以透過知識管理平台，尋找過去相關專案的企劃文件，透過知識專家的協助，除了可以讓專案進行更加順利，更可以避免前人所犯過的錯。從中學習過去的經驗，進而產生新的知識經驗。
知識管理的基本功
因此，當一個懂得知識管理的人，除了不僅擁有績效與產能外，同時也會擁有更多的時間。從過去的經驗中學習，自然可以從中獲取過去的知識，進而節省了許多不必要浪費的時間。當你成為知識工作者後，就會發現工作更輕鬆，效能更提高。因此，要如何成為一個知識工作者呢？我歸納出了下面的三個步驟。
1. 將腦海中所擁有的隱性知識轉化出來成為顯性知識，可以是文字、影像、圖片等等。
2. 將個人的知識分享給身邊的團體，再藉由團體間的互動進而變成部門間的互動，到最後變成整個企業內部的互動。
3. 將最底層的資料透過分析後，提升其價值變成有用的知識。再從獲取知識的過程當中累積自我知識思考與領悟的能力，充實人生智慧。
所以就個人而言，有系統的去發現哪裡有知識，了解哪裡有知識，分享你所知道的知識，而且要去使用，最後再利用這些知識創造新的知識價值。也就是要把自己所擁有的知識外顯化，然後開始進行分享討論，最後再將知識轉換出新的價值。由此轉換的過程中，不但可將自身的經驗知識分享出來，同時也可在轉化的過程中，再吸取他人的經驗知識，提升自我的思考能力。
以成為知識創造者為目標
知識管理除了分享，還必須更積極的去吸取新知，利用思考產生出更多的創新思維，尋找新的商機，讓自己在這個知識年代更具有競爭力。當新知不斷的創造出來，企業內部分享到達了一定的程度之後，人人都可以成為知識創造者，再加上過去不斷累積的知識庫，形成知識價值團隊，而不再是過去單打獨鬥，閉門造車的做法。透過這種分享與思考的新思維團隊，才能創造企業美好的未來。
推行知識管理最常面臨的問題
最後，談談企業常面臨的問題。很多企業在導入知識管理的過程中，往往都是把部門文件、工作經驗轉換成電子檔後，存放在文件庫。但在一般企業中最大的問題就是往往要求員工把知識貢獻出來，等員工把知識物件外顯化放入知識庫後，卻又說這是公司機密不能分享，這樣推行知識管理的效益就很低。無法分享又如何期待能創造新知呢？在知識螺旋的理論中，主要就是個人的知識分享給團體，團體的知識分享給組織，組織的知識再回饋給員工。透過這種螺旋式的行為，可不斷累積企業內的知識資產。因此推動知識管理千萬不可吝於分享，需要公司全力的推動與執行。在執行上可透過績效制度給予獎勵，激起員工的分享意願，讓知識管理成為公司內的企業文化。