小企業也可以資訊化嗎?

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  資訊科技日新月異,各式各樣的軟硬體供應商將各種最新的技術喊得震天嘎響,彷彿不懂這些技術就是落伍了一樣,然而,在台灣為數最多,也是奠定經濟奇蹟基礎的中小企業,就好像是怒濤洶湧的大海海底的珊瑚礁生物一樣,依然默默地耕耘,過著自己的生活,那怕Web資訊網路來臨、線上交易蓬勃發展、系統虛擬化帶來的管理彈性、雲端科技的成熟與普及、乃至於目前最夯的智慧型裝置APP,對於中小企業尤其是小型企業來說,似乎只是另一個世界的事情,反正我只要把本業做好就好了,一切都是虛幻的,只有接單才是王道。

  然而,真是如此嗎?其實,小企業也想要資訊化,只是泡沫化的夢靨猶在,金融海嘯的衝擊浪潮未退,現今又面臨全球性的不景氣,使得公司對於大舉投資望之怯步。更何況,現今資訊科技演化的速度比我們學習的速度快多了,面對如此多樣性且無法掌握的新技術,以及對未來有不確定性的投資,這對於資源有限的小型企業來說實在是困難的抉擇,中小企業應該如何才能投資在正確的地方,隨世界一起進步呢?

  企業的演進無非一方面充分的了解自己,另一方面掌握新知,進而對未來訂定目標及策略,以求自我提升,如此反覆不斷循環運作。只是中小企業資源不足,營運規模也相對不夠大,如果尋求軟體公司或是顧問公司來協助,那改善管理流程所產生的效益可能都不足以負擔顧問或軟體費用,更何況小型企業多半不適用大型企業的管理流程,硬要套上去使用多半也是凶多吉少。

  在此,我們提出另一種解決方案。中小企業要的並不是一套功能健全而完善的資訊系統,也不需要擁有絢爛外表的最新科技所引進的新型應用,而是要一個能協助提升公司營運效率並且隨著公司發展而逐步改善的資訊應用,這個方案不一定要最新,不一定要功能健全,不一定要介面豐富好看,但是一定要能產生實際效益,並且必須要是中小企業在人力、財力、物力都能夠負擔的起的資訊應用。所以,這個解決方案的核心不在於系統,而在於應用資訊科技的人,也就是企業內的員工以及老闆。

  中小企業與其尋求別人提供協助,倒不如自我提升,應用資訊科技的第一步在於提升使用者的資訊素養,中小企業過去運用資訊科技效益不彰,有部分原因來自於不確定自己要甚麼,也無法確定資訊科技可以帶給企業甚麼效益,在無法確認需求及效益的情況之下如何能買到自己想要的東西呢?所以,必須由人的訓練著手,讓企業的人理解資訊科技,讓企業的人接受資訊科技,甚至讓企業的人習慣於運用資訊科技來思考,來解決問題,只有人才能解決企業的問題。這一切都源自於人的訓練,訓練好老闆自己,觀念自然暢通,訓練好員工,企業的問題自然可以找到解決方案。

  有時候,企業要的並不是一套完整的ERP系統,可能只需要幾個能協助公司主要流程運作的子系統即可。有時候,企業要的並不是功能豐富的進銷存加財會人事系統,可能只需要辦公室應用軟體的活用與整合。筆者建議中小企業考慮建置或採購系統時,除了考慮有形的費用之外,更應該評估企業內企業內是否有人能夠完全熟悉公司內部的運作機制,是否有人能夠理解與掌握系統的運作架構,是否有人能夠充分地與服務供應商或是系統開發者溝通。換句話說,企業內部的資訊科技駕馭能力及意願將會是事情成敗的關鍵。

  所以,在中小企業資訊化的過程中,員工及企業主的資訊教育訓練是非常重要的,有些時候小型企業甚至不需要資訊系統,只要適度的使用例如Excel等工具管理資料,加上使用部分函式達成半自動化,搭配Word做書面或表單資料呈現,若資料量大一些的話可使用Access當作小型資料庫,如此即可滿足大部分小型企業的運作需求,且成本相對低廉許多,又可掌握資訊科技的精神。更甚至網路上也有好幾個免費的辦公室軟體可供選擇,例如OpenOffice,或是網路上正夯的Google Doc都是不錯的選擇。

  總結來說,筆者認為中小企業資訊化的第一關鍵因素不在於採購軟體,而在於資訊運用者,也就是人的資訊運用能力,而這部分可靠教育訓練來達成,而且教育訓練的成效是永久型的,一旦學會的就不會忘記,終生受用。企業員工可運用這些技術與知識來規劃、操作、以及運用資訊系統,也可以用來與公司內、外部的資訊人員溝通,如此一舉數得的投資方案,不就是資源有限的中小企業資訊化方案的最佳選擇嗎?

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