探討小型企業資訊化之路

　　本文所謂的小型企業，略指年營業額新台幣1億元以下，員工人數100人以下的公司。營業額1億元以下，意味著年度資訊相關投資很難超過100萬元。員工人數100人以下，依據直接及間接人力的比率估計，資訊人員的配置很可能只有不到2人，而這兩位資訊人員，則必須運用那100萬來處理公司所有的軟體、硬體、網路、伺服器、網站、設備維護、以及內外部各式各樣的系統需求。

　　當然，前述的情境會根據各個不同的產業的營運狀況而有所不同，但是，對大部分小型企業來說，資訊投資向來不會是公司營運管理中藥的營運管理項目之一，其中不乏資訊科技相關的產業也有此現象，當然，傳統產業就更加明顯了。

　　在上述的情境之下，來看看這兩位資訊人員的處境。首先，公司由上到下將他們視為有求必應的神仙，認為只要他們一到，必能解決所有的資訊問題，所以舉凡電腦打不開、系統或公用檔案區登入不了、懷疑中毒、找不到檔案等等，都可以請神仙來處理，甚至家裡那部電腦出了意外，都會想請神仙幫忙，因為凡人是不懂資訊科技的，所以一切都寄望在神仙身上。

　　其次，業務、生產、研發設計、財務會計等等公司重要的營運單位，三不五時也會需要製作一些特殊表單，或是調整報表等等，這也會來找資訊單位的神仙協助，倘若順利完成就依然是神仙，一旦無法如期滿足需求的話，就會變成『我以前公司的系統有某某報表，比較方便』，或是『資訊人員太忙了，找他們不如自己用Excel拉一拉比較快』，神仙當場就變成奴隸了。

　　最後，老闆也會因為各種經營管理及營運需求的考量，增加一些臨時性的資訊需求，如臨時性的報表、新型態的彙整型資料，新的定期報表等。以上這些需求當然都必須運用有限的資源及時間來完成。

　　久而久之，資訊人員也會跟著演進，首先，得想辦法從老闆那邊拿到授權，通常資訊人員具有探索公司一切機密的能力，所以一旦小型企業倚賴了資訊系環境，資訊人員就會有一定的權責。其次，要訂下規矩，任何對資訊單位的需求都須提出書面申請，並且一定要取得主管或是老闆的同意才可。當然，書面資料要得到老闆同意就得提出具體理由，並且須背負一定的成敗責任，這下各部門要提出需求前就得好好想一想了。

　　演進到這裡，資訊人員終於找到一個不會累死的生存空間了，除了例行工作之外除非老闆親自下令，否則工作應該不會無端冒出來，當然，自己也不會自討苦吃無端端地去沒事找事做了。

　　在這樣的企業環境中，公司的營運發展跟其資訊科技的演變，其實是不具備太多關聯的，因為大部分的部門都會集中精神處裡自己所遭遇的問題，通常不會去深入了解資訊科技，所以也不大會構思如何用資訊科技解決問題。而資訊部門怎可能放棄好不容易建構出來的樂土，況且，了解公司營運細節的資訊工程師只占少數，所以就算有心，也不容易發展出能協助其他部門的好方案。

　　這種部門間的穩定狀態，通常可以維持一段時間，除非公司遭遇外部的重大衝擊，或是想要進行突破性的成長。在現在不景氣的環境中，企業營運不進則退，況且傳統的營運模式多半經不起未來的考驗，哪個企業能先改善自己，就有機會是下一個贏家。這不是賺多賺少的問題，而是生存與否的考驗。

　　運用資訊科技，絕對是能改善企業經營的重要手段之一，但是資訊科技對企業來說就像是催化劑一樣，他通常只是『加速』企業的改變，卻無法保證其改變是越來越好還是越來越差。若企業本身體質不錯，那適當運用資訊科技當然可以讓自己更好；但若是原先就體質不佳，卻又濫用資訊科技，那大概就會更加速滅亡了。

　　調整企業體質才是王道，資訊科技只是改善的工具而已，以下提出幾個思考點供參祥：

1. 企業能否定出自己的願景目標？

2. 企業能否訂定出達到目標的步驟？

3. 企業能否確認運用哪些資訊科技可以加速達標？

4. 企業中的同仁是否都具備駕馭資訊科技的意願及能力？

　　上述第1及第2點，可藉由推薦中高階主管去參加經營管理的相關課程，或者請顧問公司協助辦個策略營之類的活動，再回到公司中發揮所學，漸漸改變營運思維及管理模式，進而改變公司文化。第3及第4點則需要提升公司同仁的資訊化素養了，需要讓員工學會運用較為系統化的方式來思考日常問題，再配合資訊系統的特性，漸漸地增加工作效率。

　　若經濟規模夠的話，可藉由導入一套小型、輔助公司核心業務、目標明確的資訊系統，搭配適當的顧問輔導來解決。當然，還是一句老話：老闆的支持，是任何改變最重要的成功要素之一。