探討小型企業資訊化之路

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  本文所謂的小型企業,略指年營業額新台幣1億元以下,員工人數100人以下的公司。營業額1億元以下,意味著年度資訊相關投資很難超過100萬元。員工人數100人以下,依據直接及間接人力的比率估計,資訊人員的配置很可能只有不到2人,而這兩位資訊人員,則必須運用那100萬來處理公司所有的軟體、硬體、網路、伺服器、網站、設備維護、以及內外部各式各樣的系統需求。當然,前述的情境會根據各個不同的產業的營運狀況而有所不同,但是,對大部分小型企業來說,資訊投資向來不會是公司營運管理中藥的營運管理項目之一,其中不乏資訊科技相關的產業也有此現象,當然,傳統產業就更加明顯了。

  在上述的情境之下,來看看這兩位資訊人員的處境。首先,公司由上到下將他們視為有求必應的神仙,認為只要他們一到,必能解決所有的資訊問題,所以舉凡電腦打不開、系統或公用檔案區登入不了、懷疑中毒、找不到檔案等等,都可以請神仙來處理,甚至家裡那部電腦出了意外,都會想請神仙幫忙,因為凡人是不懂資訊科技的,所以一切都寄望在神仙身上。其次,業務、生產、研發設計、財務會計等等公司重要的營運單位,三不五時也會需要製作一些特殊表單,或是調整報表等等,這也會來找資訊單位的神仙協助,倘若順利完成就依然是神仙,一旦無法如期滿足需求的話,就會變成『我以前公司的系統有某某報表,比較方便』,或是『資訊人員太忙了,找他們不如自己用Excel拉一拉比較快』,神仙當場就變成奴隸了。最後,老闆也會因為各種經營管理及營運需求的考量,增加一些臨時性的資訊需求,如臨時性的報表、新型態的彙整型資料,新的定期報表等。以上這些需求當然都必須運用有限的資源及時間來完成。

  久而久之,資訊人員也會跟著演進,首先,得想辦法從老闆那邊拿到授權,通常資訊人員具有探索公司一切機密的能力,所以一旦小型企業倚賴了資訊系環境,資訊人員就會有一定的權責。其次,要訂下規矩,任何對資訊單位的需求都須提出書面申請,並且一定要取得主管或是老闆的同意才可。當然,書面資料要得到老闆同意就得提出具體理由,並且須背負一定的成敗責任,這下各部門要提出需求前就得好好想一想了。演進到這裡,資訊人員終於找到一個不會累死的生存空間了,除了例行工作之外除非老闆親自下令,否則工作應該不會無端冒出來,當然,自己也不會自討苦吃無端端地去沒事找事做了。

  在這樣的企業環境中,公司的營運發展跟其資訊科技的演變,其實是不具備太多關聯的,因為大部分的部門都會集中精神處裡自己所遭遇的問題,通常不會去深入了解資訊科技,所以也不大會構思如何用資訊科技解決問題。而資訊部門怎可能放棄好不容易建構出來的樂土,況且,了解公司營運細節的資訊工程師只占少數,所以就算有心,也不容易發展出能協助其他部門的好方案。這種部門間的穩定狀態,通常可以維持一段時間,除非公司遭遇外部的重大衝擊,或是想要進行突破性的成長。在現在不景氣的環境中,企業營運不進則退,況且傳統的營運模式多半經不起未來的考驗,哪個企業能先改善自己,就有機會是下一個贏家。這不是賺多賺少的問題,而是生存與否的考驗。

  運用資訊科技,絕對是能改善企業經營的重要手段之一,但是資訊科技對企業來說就像是催化劑一樣,他通常只是『加速』企業的改變,卻無法保證其改變是越來越好還是越來越差。若企業本身體質不錯,那適當運用資訊科技當然可以讓自己更好;但若是原先就體質不佳,卻又濫用資訊科技,那大概就會更加速滅亡了。調整企業體質才是王道,資訊科技只是改善的工具而已,以下提出幾個思考點供參祥:

1. 企業能否定出自己的願景目標?

2. 企業能否訂定出達到目標的步驟?

3. 企業能否確認運用哪些資訊科技可以加速達標?

4. 企業中的同仁是否都具備駕馭資訊科技的意願及能力?

  上述第1及第2點,可藉由推薦中高階主管去參加經營管理的相關課程,或者請顧問公司協助辦個策略營之類的活動,再回到公司中發揮所學,漸漸改變營運思維及管理模式,進而改變公司文化。第3及第4點則需要提升公司同仁的資訊化素養了,需要讓員工學會運用較為系統化的方式來思考日常問題,再配合資訊系統的特性,漸漸地增加工作效率,當然,若經濟規模夠的話,可藉由導入一套小型、輔助公司核心業務、目標明確的資訊系統,搭配適當的顧問輔導來解決。當然,還是一句老話:老闆的支持,是任何改變最重要的成功要素之一。

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