管理系統之整合與合理化

瀏覽數:6275
關鍵字:


  1987年國際標準組織(ISO:International Organization for Standardization)發布ISO 9000品質保證與管理系列國際標準,帶動了經營管理標準化之風潮,迅速的席捲全球各個國家轉換成國家標準,並延伸至環境保護、職業安全衛生、資訊安全等管理標準之建置,但是,也衍生出一些管理上之問題,諸如為ISO而ISO、文件滿天飛、管理成本上升與效率下降等等,因此,管理系統之整合成為企業經營管理未來必須正視之議題之一。

  某家企業通過了ISO 9001與ISO 14001品質與環保國際驗證,其成本卻大幅提高,甚至要出售公司還找不到買主,追究其背後之原因,發現其系統建置時,皆是以ISO要求訂定相關管理制度與文件,並未考量企業本身之規模、產業現況與內部管理需求,一切以通過驗證為最高原則,一旦通過驗證之後,就發現ISO文件與企業現行管理制度完全不相吻合,為了符合驗證之要求,只好實施內外兩套管理制度,每年定期追查前一週開始製作紀錄,以便因應外部驗證公司稽核之需,搞得大家人仰馬翻;另外,ISO 9001與ISO 14001兩套管理系統分由兩個部門負責推動,各自依系統要求建置了兩套管理制度與文件,甚至分別由兩家不同驗證公司進行驗證,結果是造成疊床架屋、事倍功半的管理績效。

  由上述的案例可了解企業之經營管理,不應只考慮個別管理結果或個別部門的管理績效,應謀求的是企業整體與綜合的營運績效,有鑑於此,期望企業建立相關管理制度或系統時,務必留意與企業既有管理制度或系統取得一致性與相容性,以獲致企業經營的最大綜效,事實上,ISO組織於1996年ISO 14000環保系列標準、ISO Guide 72及英國標準協會(BSI)PAS 99(管理系統之整合架構)等標準中皆提出相關之論述,若一家企業需同時擁有多重管理系統,如品質、環保、工安衛及其他管理系統(ISO 27001-資訊安全管理系統、ISO22000、ISO/TS16949…)等,茲針對其相關之解決方案說明如下:

一、系統面:

依據ISO 14001:1996首先提出之PDCA管理循環架構,以及PAS 99規範的6個一般要求-政策、規劃、實施與執行、績效評估、改善與管理審查,各系統分別區分為一般要求與特定要求,最後整合為一個整體的經營管理系統,包括全公司共通的一般要求與多個特定的個別要求,如下圖:

二、文件面:

  目前ISO發布之管理系統標準基本上以PDCA管理循環之結構撰寫,再結合ISO四階層之文件基礎架構,一階管理手冊(M)、二階程序(P)、三階作業說明(WI)及四階表單(F),首先透過一般共通要求之文件之合併,如文件管制程序就只要整併成一份就好,而不需品質、環保、工安衛等個別建立文件管制程序,其他如紀錄管制、稽核、管理審查及矯正預防措施,接著,針對各管理系統之特定要求增訂或修訂相關文件,如環境衝擊與考量面(ISO 14001:環境管理系統)、FMEA(TS 16949:汽車業ISO 9001之應用)、HACCP(ISO 22000:食品安管理系統)、HAZOP
(OHSAS 18001:職業安全衛生管理系統)等,最終完成一套企業獨特的文件化總合管理制度,而其文件制定則依組織部門職掌與業務流程,重新釐清權責與溝通,決定主要負責部門與相關配合部門。

三、執行面:

1.於產品實現流程中一次到位,完成品質、環保與工安衛所有特定要求,由工廠投入資源-生產-完成產品之流程中,每一過程及作業皆同時確保,品質保證(含產品安全)、環境保護與員工安全衛生,當然事前的產品實現之設計規劃更加重要,因為,PDCA管理循環中之規劃占成功機率之9成;另外,也務必注意產業相關法令與規章之要求,避免抵觸法規要求,造成營運上之障礙,如環保抗爭、罰款、負責人判刑等。

2.全公司共通性之一般要求,可整併成單一管理流程,如ISO品質與環境管理系統稽核標準合併成ISO 19011,因此,企業之內、外部稽核可援引該指導綱要之精神,進行聯合稽核,降低稽核所需工時與稽核費用,但其限制條件為兩套管理系統之外部驗證公司須同一單位,以及稽核人員之特定要求訓練。

  綜觀上述管理系統的整合,實不脫離一家企業經營管理的基本,而以新的管理用語全面品質管理(TQM)來說明經營管理的內涵,依據ISO 8402定義為「組織的管理方式,係以品質為中心,基於全員參與,透過顧客滿意而達到長期成功的目標,並使組織全部成員與社會均受其益」,而其中顧客滿意,乃指獲得顧客與利害相關者之滿意(股東、員工、政府、地方居民、利害團體等),也就是說企業經營管理最終產生之績效衡量,必須以全員滿意為依歸,並據以持續改進經營管理系統。

參考資料:

1.PAS 99 Specification of common management system requirements as a framework for integration

2.ISO Guide 72 Guidelines for the justification and development of management system standards

更多資訊請參考...
{{item.title}}
生產力中心提供的活動資訊
{{item.title}}
相關出版品...