建構雲端數位學苑-有效提升中小企業行動學習力

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在知識經濟的年代,企業的核心知識變成企業最重要的資產,如何完整的留住核心知識與成功的傳承成為企業經營成功與否的決勝關鍵之一;但中小企業的轉型升級往往面臨預算不足,無法提昇老舊IT設備與系統,專業人才培育不易等瓶頸,在數位學習的潮流下,我們引介SOJT手法結合e化教育訓練系統,加上雲端建置,作為中小企業的解決方案,如何打造一個符合企業核心本質的數位學院,可由下列幾個主題來作探討:

♦ 結構化的核心知識盤點:

  透過部門->職掌->工作的結構,進行職位分析與工作分析、評價且結合工作指標(KPI)與工作目標,建立職能別的訓練計劃表及訓練地圖,再將每個課程模組化(教具、教材、評量標準化),培訓種子講師可透過完整的訓練教案,掌握企業內部核心技術與進行等效的知識傳承講授,逐步盤點出整個企業的核心知識訓練課程計畫,可作為數位學院的e化藍圖。

♦ 提供員工一對一的學習地圖:

  同時組合SOJT(職能別)訓練課程+階層別訓練課程+共同訓練課程+自我學習課程作為個人學習地圖,每位員工在不同的職位有不同的個人學習地圖,提供員工因材施教的學習模式。

♦ 職位學習地圖→部門學習地圖→企業核心知識數位學院

  組合個人職位學習地圖可構成部門學習地圖,齊備所有部門的學習地圖則可建構企業內部的核心職能數位學院;主管盤點部門學習地圖可同時掌握目前部門內的人力缺口與目前在該職位的員工職能缺口,企業主更可透過職能數位學院在兩岸三地或海外建廠時,進行整廠能力的快速複製。

♦ 結合育成系統提供e-Learning數位學習

  由於網際網路的便利性,e-Learning能提供主動、隨時、隨地跨越時空限制的學習方式,透過育成系統快速搜尋,學習者所需的完整知識隨手可得,學習週期大幅縮短,有效降低企業訓練成本。

♦ 育成系統不可或缺的構面:

  ►我的學習構面:使用者在課程佈告欄可快速查詢最新課程訊息、報名、派訓與訂閱相關課程與個人正在進行的訓練活動,同時下載講義教材。瀏覽個人的學習地圖進度。

  ►訓練活動管理構面:部門主管設定部門年度訓練計劃與進行部門派訓。訓練活動承辦人進行訓練活動申辦/異動、設定活動評量項目、管理訓練活動學員、管理活動學員評量、管理課程訂閱等工作。

  ►教材控管構面:講師可直接上載最新版本的個人教材講義,同時,透過電子流程審核可持續維護教材講義的內容品質。

  ►活動學員評量構面:每個課程可設定不同的評量項目,在課程完成後,透過電子流程對所有學員進行電子評量。

  ►學習地圖管理構面:組織>部門>職位架構的學習地圖,員工接任某職位,該職位的學習地圖即自動在『我的學習』構面展開。組織若進行變動,學習地圖也可立即彈性調整應對。

♦ Web使用介面:

  透過瀏覽器進行學習無須受制於人,獲取核心資料不必看人臉色,而且不論何時、何地皆能上網互動。

♦ 組織訓練體系自動運轉循環:

系統結合訓練流程e化 + 訓練通知m化提供了這樣一個機制:

承辦人只需按下訓練承辦鈕》

 透過『訓練流程e化 + 訓練通知m化』完成簽核訓練活動自動公佈在公佈欄

 透過『訓練通知m化』主管、員工會自動收到開課訊息

主管、員工只需按下派訓報名鈕》

 透過『訓練流程e化 + 訓練通知m化』完成報名手續

 透過『訓練流程e化 + 訓練通知m化』完成訓練評核

  讓系統自動處理瑣碎繁雜的重複性行政庶務與服務, 為課程承辦人員、人資管理者部門節省大量的時間與精力,讓人資部門更妥善將組織內人力資源做最完善的管理規劃與運用。

♦ 多元化的評量機制:

  不同課程可設定不同的評量項目、評量角色與評量方式,評量項目可彈性設定評量時序、繳交作業時序,在設定的時點派送評量訊息,同時結合行動裝置,學員可隨時隨地上傳作業 、線上問卷/考卷作答,評量者亦可進行線上評量。

♦ 結合電子流程(e-flow):

 同時結合自行開發的電子流程引擎(e-Flow)

 不論你是

 訓練活動的申辦、撤簽,

 訓練教材上載、改版、作廢

 訓練活動的報名申請、取消

 以及課程結束後的訓練評核

 系統會自動流向下一關卡等待簽核

 節省資料文件的往返時間以人力資源部門的負荷

♦ 結合雲端建置

  結合ISP及電信業者提供的各種加值服務,特別是結合雲端運算優勢的SaaS與IaaS,由於可靈活彈性租用使得企業不用購買昂貴的伺服器與作業系統,除了節省平常維護系統的資訊人力,當作業系統發佈新的版本時,雲端服務端將自動更新版本,企業不需要再購買新的版本,即可自動升級,亦不用在企業的每部電腦或終端設備裝置該軟體,同時使用者可隨時依照需求擴增或減少需要使用的功能與規模,因此非常適合缺乏資金的中小企業。

  企業面臨全球化的挑戰,利潤普遍下降,如何突破所面臨的紅海僵局,藉由組織學習地圖驅動員工學習力,再搭配e化教育訓練系統落實HR執行力來幫您有效降低企業訓練成本、全面提升人力素質、增強組織整體競爭,同時培養傑出人才,才能帶領公司創造藍海的市場。

相關參考資料:

結構化在職訓練:作者-雷諾‧傑卡伯斯(Ronald L. Jacobs),中國生產力中心出版

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