日常管理項目之推動實務

筆者在輔導一家鋁合金管件加工廠時，該公司老闆曾提出一個問題。公司各部門皆有設定部門績效指標，但是，部門績效指標並沒有辦法明確反映出部門中之個別成員表現的好壞，每到年底要論功行賞時，總是缺乏客觀之評估標準，甚至是全憑主管的主觀認定,常導致士氣不彰，希望能有一個具體方法來解決這個問題。

筆者反問該公司老闆“公司既然有制定職務職掌，若能依據職務任務來設定相對應的管理項目及指標，是不是就能客觀的評估個別人員的日常工作成效了?”

落實日常管理是企業的最基本課題，而其成功與否則是取決於企業之每一份子對其自身所負責之管理項目的盡責程度。日常管理項目的推行步驟，可藉由以下之PDCA循環來加以說明：

Ｐ：依據於公司目標，設計組織架構。接著，依組織圖展開部門職掌及職務說明書，再藉此展開個別職務的日常管理項目並明確定義基準與計算方式。

Ｄ：公司每一成員落實實踐其職務職掌，並對其對應之管理項目百分之百負責。

Ｃ：主管與部屬定期檢討管理項目達成狀況，掌握目標與現況實施結果的差異，找出問題點。

Ａ：針對問題，分析問題找出改善對策，並採取再發防止對策。

日常管理之PDCA流程如下圖所示：

舉例來說，該公司透過策略規劃，訂定公司目標，再規劃出以達成目標為前提之組織架構。接著，依據組織圖展開各部門職務職掌。其中，加工課組長的職務任務與職掌說明如下：

所謂“任務”就是該職務之主要功能，職掌則為職務任務之具體工作項目，管理項目則是依據工作職掌定義出對應指標。例如：加工組長之一項任務為 “加工課生產效率確保”，其展開之對應職掌項目為 “現場人員培訓”、 “現場人員績效考核”， 這些職掌項目之具體成果也就是其對應之管理項目則設定為“生產效率”。依此類推，可定義出其他之管理項目，分別為作業效率、設備綜合效率、製程品質良率與人員出勤率。

接著，將每一項日常管理項目之定義、計算方式、目標值、資料來源及數據提供單位明確定義。以前述之管理項目“生產效率”為例，其定義為“依標準工時評估產出工時與投入工時的比例，以確認投入工時的有效性”，計算方式 “(產出工時) ÷ (投入工時)”，“目標值80%”，資料來源 “生產日報表”，數據提供單位“生管課”。

在明確定義個別職務之管理項目後，主管每月定期與屬下檢討日常管理績效，未達標之日常管理項目需要求屬下填寫改善對策，並由主管確認該對策的成效。同時，持續統計部門內成員之日常管理項目成績。這些成績具有客觀數據，在考核年度之績效時，可避免流於主管主觀之判定，並維持其公平性。

在推行日常管理項目管理制度時，部門主管需固守原則，屬下的管理項目是為了達成部門目標才制定的，兩者之間必須具備關聯性。不同職務的人員，管理項目可以相同，但其定義範圍則不會一樣，例如，組長與課長都有"生產效率"的管理項目。

然而，組長的指標是針對特定生產線，課長則是本課所有生產線。指標制定過程最好能讓部屬一起參與，使其知其然，更知其所以然，認同自己所負責的管理項目。執行過程中，數據蒐集應持續才能清楚屬下的表現狀況。實績與目標發生差異時，應馬上進行原因調查及對策，並持續追蹤其改善成效。

日常管理項目來自於職務職掌，當組織變動影響到個別職務定位時，需評估其對應之管理項目是否需要同步更新。

日常管理項目的成功實施端賴於正確的態度與持續的執行力。主管應導引部屬的正確的工作態度、強調沒有數字就沒有事實的觀念。經常以5W2H的方式提點部屬，例如：工作之目的為何？達成目的的方法為何？達成過程要花多少時間？問題點的嚴重程度與發生頻率？經常確認部屬每天的工作計畫及工作進度。如此，全員參與，持續堅持，才能有效落實日常管理項目進而達成部門目標。