當申請業者依JIS MARK標示制度申請認證審查作業流程，提出之申請書及品質管理狀況說明書等必要資料，經登錄認證機關書面審查合格後，登錄認證機關會書面通知預定之初次工廠審查及初次製品試驗日程，業者應儘速回覆確認。
JIS MARK標示制度申請認證審查作業流程:
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日本JIS MARK標示制度自2005年10月01日修訂公布實施後，至今多年來台灣的申請業者不論是在認證申請資料上準備的完整性或是臨廠審查之應對配合度等，都表現的相當好也獲得審查機構的讚許!且工廠審查結果通常也都只出現有一些輕微缺失而已。
但最近一年多來，台灣的業者或許認為在過去的工廠審查都沒問題很順利，以至於有些疏忽，陸續發生幾件重大缺失之事例(JIS MARK標示使用被要求暫停)就連登錄認證機關之審查員也都蠻訝異的!
筆者因工作關係經常有機會參與日本品質保證機構(JQA)及建材試驗中心(JTCCM)等登錄認證機關來台進行JIS MARK標示制度之初次工廠實地審查、製品試驗、定期審查及再審查等工作，茲將JIS MARK實地審查過程中，常見之一般缺失事例，區分為上/中/下篇陸續彙整提供給認證申請業者及對JIS MARK認證有興趣之讀者參考!
JIS MARK標示制度認證工廠審查時，常見之一般缺失事例:
- 品質管理責任者對於部門間發生之問題並未進行協調整合!
- 品質管理責任者未實際擔負起公司內部之品質管理及標準化教育訓練推行責任…等!
- 實際使用之品質記錄格式與公司文件內之規定不一致!
- 屬於目視檢驗項目既無標準也無執行記錄可查證!
- 雖然公司內部規定品質記錄必須保管3年以上，但仍有部分記錄 未滿3年就被廢棄!
- 公司內部辦理製程委外手續時並未確認契約內容也未規範指定明確之規格標準!
- 無明確委外包商之選定基準與記錄，也未對相關作業人員進行訓練及查核!
- 處理客訴案件時之原因分析及對策實施之水平展開並不充分且未適切進行效果確認就認定結案!
- 品質管理責任者並未參與客訴處理!
- 部分原材料未依公司規定進行進料檢驗且原材料供應商所提供之試驗報告內容與進料檢驗項目不一致也未進行判定!
- 未依公司所制定之程序進行JIS MARK製品規格適合性承認!
- 製品標示內容變更異動與認證契約書之管理綱要內容不一致!
- JIS MARK尺寸大小與公司規定不一致!
- 試驗設備相關之管理基準與最新修訂版之JIS規格所要求之試驗方法不一致!
- 生產技術條件變更時並未依規定於事前提出報備申請，甚至於在 定期認證維持審查時才彙整提出!
- 將關聯工廠所製造之產品採用自己工廠之交貨單進行出貨!
- 雖有確認供應商JIS MARK原料但無記錄可供確認證明!
- 未依JIS MARK認證審查規定與委外廠商簽訂委外製程合約!
- 電腦化製程記錄沒有防止竄改機制!
- 華司內徑倒角未明確規定數字(例:45∘)!
- 製品的品質特性水準分析Cpk值偏低且沒有分析討論與提出對策, 不符合要求!
- 「原料進料檢驗作業標準」規定應核對確認化學成分與機械性質,但對於無機械性質記錄之原料仍判定合格驗收!
- 公司內部(品保)委員會運作未明確規範,會議記錄也不完整!
- 品質政策、品質目標並未依內部規定適時更新/內部規定品質目標須經品保委員會核定，卻無記錄可供確認！
- 公司內部標準定期Review方式未明確，也無實際Review記錄可供查詢確認!
- 打包鐵帶入料檢查反映強度不足,雖然有改善措施但未留下記錄!
- 鋼捲進料檢驗不合格時之處理記錄不明確 (採購管理)!
- 設備機台故障停機七天,但在設備管理卡並未明確記錄!
- 設備點檢項目雖有修正,但並未反映在設備點檢記錄表上!
- 客訴抱怨處理作業流程(現況/原因調查/對策/有效性確認…等)
各項目都由同一個人處理,且品質管理責任者幾乎並未參與!
a.口頭注意:由廠商進行自主性改善，列入下次審查觀察事項!
b.輕微缺失:於審查後一個月內提出缺失改善報告，經審查人員認可OK後即可取得認證!
c.重大缺失:視情節狀況其處理要求不同，通常給予三~六個月的改善期(改善期間JIS MARK暫停使用)，須再重新審查!
今後JIS MARK認證申請業者對於品質管理系統內之各項規定及記錄數據之查核驗證，應更落實執行，才能為確保JIS MARK認證審查能順利完成。