自從電腦問世以來，發展到今日，人們的生活已經緊緊地被這些資訊設備綁在一起，但是數位資料的備份，卻常常被忽略了。直到近幾年勒索病毒越來越盛行，中了病毒之後的各種慘狀，讓人們終於發現，儲存在硬碟中的資料，只要一支小小的程式，可以讓自己畢生的資料就這麼的消失殆盡。
數位資料其實非常的脆弱，使用傳統紙本保存的資料可以存放數十年到上百年不等；而卻少有保存在同一個數位裝置的資料能夠保存超過十年！一個簡短的故事可以說明一切，想想您是否有遇過或是看過別人遭遇類似的情形；隔壁的同事拿著一張光碟片到處問人「你有沒有光碟機？我需要去查一筆１０年前的訂單資料。」而光碟機這玩意兒在二十多年前才剛問世而已，但是現今的電腦有配置光碟機的卻已經屈指可數。
什麼是備份呢？把資料儲存在一個地方不叫備份，那叫儲存；把資料多複製一份（以上）放在別的地方，就是備份。所以備份是你的第二份、第三份...第 N 份資料，但一定不會是「僅有的一份」。
還好，數位資料的完整複製非常容易，因此我們通常會將資料複製數份放在不同地方，並且不斷的複製資料到新的數位裝置上，以此來延續數位資料的保存壽命，這就稱之為資料備份。
要進行資料備份，首先要考慮幾項因素
一、區分一般資料與重要資料
平時在使用資料時，容易將各種資料混雜放置。如果沒有適時的區分，恐使重要資料隱沒於其他重要性不高的資料中，將影響對資料判斷及其備份策略適切性。
二、備份頻率及保留週期
備份頻率就是，資料要多久備份一次？保留週期是，每次備份下來的資料要保存多久？備份頻率主要是隨著資料更新頻率來進行考量。如果資料更新的頻率較低，但是備份頻率卻設定較高，就很容易發生未更新資料卻需進行備份的狀況，這會造成備份空間或資源的浪費；相對的資料更新頻率高，而備份頻率低，就很容易發生遺漏備份更新版本問題。
保留週期通常關係著保留的份數，與需回復多久之前的資料而定。這裡的保留的份數與先前提到的第二份、第三份...第 N 份資料不同。首先，若資料不再更動，則只需維持最新一份資料（保留的份數）的備份（第二份、第三份...第 N 份資料）。若資料是會持續變動的，依據備份頻率，就會產生多分不同時間點的資料狀況（保留的份數）的備份（第二份、第三份...第 N 份資料）。在實務上，通常以保留最後幾份更新資料的方式進行。而保留週期之考量，除與前述需回復多久之前的資料的需求相關外，通常也與資料備份的空間有關，空間越多，保留週期就越長。
三、備份位置選擇
備份位置選擇主要有三種「本機備份」、「異機備份」及「異地備份」。
本機備份，是將備份資料放在同一部電腦中，其在備份及回復速度較快且方便，但是若備份資料過多，容易造成本機儲存空間的負擔。同時會有另一重大的風險，當本機硬體損毀時，原始資料及備份資料皆無法取回。因此，不建議將本機作為主要資料備份位置。
異機備份，是將備份資料存放在另一部電腦或外接硬碟中，主要為避免原始資料與備份資料同時損壞的風險，將備份資料存放在不同的機器上。當然風險就是，由於另一部電腦或外接硬碟可能與操作用的電腦在同一地點，若是此一地點發生災害，有可能所有的儲存設備都損毀了，資料皆無法取回。
異地備份，則是異機備份的延伸，將備份資料利用各種媒體或其他方式，將備份資料攜至與原始資料有一定距離的位置存放。對一般使用者來說，將備份資料分別存放在家中及工作地點的異機上，就是最基本的異地備份。然而異地備份的安全性常被忽視，雖然異地備份資料並非工作中的原始資料，但若備份資料含重要研究數據或機敏資料遭竊，也會造成難以估算的風險。故異地備份的資料，更需關注其保存的安全性。
四、備份工具與媒體
隨著科技進步，儲存媒體從過去的磁碟片、磁帶，到光碟，硬碟，USB隨身碟等，乃至近年相當熱門的雲端儲存服務（如：Google Drive、Dropbox等）。磁碟片、磁帶因儲存容量過小，或是資料蒐尋不易等問題，幾乎已被淘汰，而光碟，硬碟等備份媒體，則在USB隨身碟其外接裝置的特性（易於攜帶與連結其他裝置）加持下，一般個人的資料備份已較少使用了。目前相當熱門的雲端儲存服務，作為異地備份是相當方便的工具，甚至不需要攜帶，與存放的實體空間（對於使用者而言），只要有網路，就可以在各個不同的裝置中取得備份資料，甚至針對資料進行同步作業。但是由於資料儲存在雲端，其中機敏性資料可能會被有心人士利用，建議避免上傳機敏性資料或是資料經過加密後再上傳，以保護資料安全。
綜合以上所述，依據資料的重要性，資料量大小，資料更新頻率及針對備份資料的回復速度要求等各項因素評估後，就可以訂定適合的備份策略。如：資料重要性高，建議同時進行多份備份，甚至以異地備份方式來保障資料完整；若資料定期增加且內具有時間區段意義，則可將一段期間內的資料批次備份保存。在擬定備份策略進行備份之後，最重要的是定期檢視備份資料，以確認資料的可回復性及可用性。除了確保資料的完整性與正確性，以避免辛苦備份的資料變成數位孤兒。