政府專案提案簡報要訣

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  政府之獎補助專案是企業重要的經營資源來源之一,尤其是剛起步或要進行創新的企業,往往可以從政府專案取得許多幫助,除了研發經費外,亦可獲得行銷廣宣、技術與其他諸多型態之資源。尤其最近受疫情影響,政府更是推出諸多專案來幫助企業渡過難關,筆者身為政府補助專案之推動人員,也樂見越來越多企業能善用此類資源;但在執行過程中,常常發現有很多企業,提案的構想與企劃在紙本上看起來相當不錯,但在審查的現場報告階段,常常因為報告者表達技巧不佳,無法抓到評審要聽的重點,導致提案亮點出不來,致使提案失敗,殊為可惜,為了讓企業可以避免類似失敗,本文從業務執行經驗,歸納出一些報告時容易失敗的點,提醒企業別犯類似錯誤,提升過案率。

一、時間控制-開頭公司介紹別太長

  很多業主在提案之初,為了顯示自身企業優秀,加上自身又對企業最了解,常常花了超過1/4的時間來介紹自身企業,這導致後面需要詳細說明的專案創新效益、技術細節等需要詳細說明的地方時間被壓縮。因此,建議企業在報告時,特別注意開頭時對自身的介紹不要太長,最好在2分鐘以內(以通常報告總時間15-20分鐘計算),讓委員知道自身是一個可信賴、有企圖的公司即可,若報告人是經營者時,特別喜歡在此加入自身經營經驗,除非該經驗與提案有關,否則不建議在此著墨過多。

二、目的說清楚-條列式逐點表明為佳

  部份報告人在談到專案目的時,會與背景與動機等一連串因素一起說,導致專案的目的被其他內容模糊焦點,所以建議論述目的時,要能清楚的列點表達,就算是要講一個故事,也用此型式分段表達為佳,要清晰的讓委員明白,這個專案要達成的目標有哪些,這些目標最好可用數據表示,不能的話至少也應該有具體的事實可以參照,避免說成一個概念性論述。

三、執行力展現-對技術或方法要能熟悉

  為了表達對專案的重視,很多時候是企業經營者自己上場簡報,而簡報中無可避免的會有論及專案所採用的專業技術(創新研發專案)或是推動的方法論(服務創新專案),這些部份可能是工程師或是技術合作夥伴所提供,很多報告人因為非專業,在這一部分就快速帶過,但這一部分恰巧是委員最重視,判斷企業是否具有執行能力的關鍵。這部份的報告至少要佔總體報告時間的1/3,報告人或許不用對技術完全解,到要能說出:改技術或方法用在哪裡、和以前有何不同、為何要採用、要達到哪些數據標準、多久可以達成…等這些要點。總體而言,要在這個階段,表現出讓人可以信賴的執行力,最忌模擬兩可的論述方式,若時間不足,企業可先準備好技術細節資料於附件,等待委員提問時答詢,亦可讓委員感覺準備周全。

四、執行範疇-各種分工說明白

  專案難免會遇到要與外部單位合作,但專案的申請主體仍然是提案企業,所以在一個專案中,提案企業要負責哪些事情,作到什麼程度會是評審委員關切的重點之一,因為其要判斷,就所提案內容,提案企業能否達成。但常常見到提案人會把餅畫得很大,但其中很多部份不是自身企業,甚至是預估可以造成社會影響來讓媒體報導,或吸引其他人一起加入等種種預測。有的甚至找大公司合作,就說可動用大公司全部資源,其實只是就專案某一部份進行合作。因此,若有這種情況時,應該說明各個角色的權責與在專案中負責的事務,若角色繁雜可以作一個清單請委員參閱,大致說明角色定位,細節則可省略。

五、報告外的準備

  很多人報告時會很緊張,此時,若再出現個意外,例如:檔案無法放到報告用的電腦、電腦當機、簡報筆沒電、網路連線中斷,這時候就會嚴重影響報告人的表現,甚至讓其因為慌亂而失常。所以報告前要就報告環境的種種細節進行準備,以下提出幾點讓報告人於事前進行檢查:

  1.確認報告是用主辦單位電腦或自己攜帶,檔案多準備幾份,最好雲端也放一份。

  2.電腦報告時最好連接電源,關掉自動休眠設定,避免報告到一半電腦停機。

  3.網路聯結狀況,若報告需要連接網路來呈現,最好自身準備好連線網路,並於開始前檢測網路環境。

  4.所有需要電池的用品,包含無線滑鼠、簡報筆等設備,在上場前一律換新電池,不要用主辦單位的,自己準備為佳。

  5.如果可能,確認一下報告場地的環境,了解一下自身站位與其他人員的相對位置,以作最好的表達。

  我們無法告訴你怎樣可以一定成功,但可以告訴你一些避免失敗的方法,以上建議,希望可以幫助各提案企業,避免類似錯誤再犯,預祝各位提案成功。

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