如何提高總務行政效益

　　何謂高效益總務行政？筆者認為本課題主要是在了解總務專業相關知識，並學習實務技巧來達成有效率的管理，總務的工作可以說是多五花八門，大到公司的經營方針、規章制度、預算管理、資源分配；小到採購、設備修繕、物品管理、服務接待…等，它是企業的幕後幫手，配合企業的營運方針來協助整合、管控、改善公司內部各項資源，繼而提升企業的經營效益與競爭力。

總務行政管理的決策

　　總務最大的目標在於「節省成本」，配合公司的政策並簡化作業流程，減少浪費及失誤率，以達到節省行政管理的時間與費用，例如：公司如果有上百輛公用車，可以透過與加油廠商合作，搭配車卡來加油，使用者加完油後只拿回收據給公司會計，而到月底或年底的時候，會計透過收據與廠商的車卡加油紀錄對帳，最後只需開出一張發票，即可精實作業流程。

　　待作業流程精實且執行無誤後，可將其建立成規範制度，重複並善用資源以降低庶務與修繕之採購成本，例如：訂定設備的操作說明可以減少一再重複的解說，且避免錯誤的操作…等。另外，公司新進一台機具設備提供給同仁使用，在機具旁如能張貼使用流程（SOP）與標註使用後之維護方式，既可以讓未曾使用過的新手立即上手，提高人員的操作安全及降低設備的故障率。

　　再者，我們可以建置總務行政作業電腦化，來提高行政人員的服務品質，然後透過資訊科技化的結合增加行政執行效率，例如：教室或設備租借，統一由系統線上作業，既能一目了然目前設備的使用現況，且能及時提供給所需的人，也能提高每一設備的使用率。

制訂管理制度以及作業流程

1. 訂定辦法

因為總務的事務較繁雜，將管理流程制度化並做權責劃分，透過標準的SOP可讓總務人員方便管理事物也能減少不必要的紛爭，也可讓每個人依規章制度履行各自應有的權利與義務，例如：訓練單位的教室場地租借，為了透明化經營，往往透過網路系統提供線上人人預借模式，但為了避免訂了教室不用，或者訂完教室後又臨時取消的困擾，一般都會訂定租用辦法，如預繳訂金制度，或限期（1周~14天前）回復確認，讓真正有需求的顧客能借到教室，並增加教室的使用率，此乃訓練單位與顧客雙贏共好之策略。

制度的訂定，也需盡可能減少「本位主義」，並在公司與員工相互的立場上找出平衡點，擬定出的辦法可以會同相關人員（例如：法務、企劃、稽核、會計…等）共同研商制定，制定後列入公司規章，並依據內容分別擬訂簡單明確的作業流程（SOP），再由各單位依其職責分工負責，過程中若遇問題，亦可尋求支援已解決問題，或矯正改善措施，以利作業流程精進完善。

2. 執行辦法

承上，擬出辦法後需要確實的遵守與落實，此時，總務人員透過自身的溝通協調能力，在系統或制度上路前，需與相關利益關係人開會討論（如上司、管理者、同儕、下屬、外部廠商…等等），如此才能真正找出大部分人的需求，並配套滿足少部分人的特殊需求，最後達成全員共識。

總務行政人員職能

1. 建立正確觀念與共識

總務行政主要負責管理公司營運用途的資產，因此總務人員需具備用心、細心，且有責任感的性格，例如：設備被使用前，定期留意設備現況，設備使用後檢查並定期維護保養，以利後續再利用；在執行管理時，更需以客觀角度或顧客需求面，來提供使用者滿意、方便的服務。

2. 分析並解決問題與不斷創新

總務行政人員常會遇到不同的需求與問題，所以需要訓練能夠在短時間內確認出真正需求，並釐清出正確問題，為顧客提供適當的服務或解決方法，進而有效地加以執行；平時也需自我學習充實自己，並不斷的改善創新，主動找出能為公司節省能源、成本的方法，有效地創造工作價值。

3. 溝通和協調能力

對內與對外建立良好人際關係，對內在既有的資源下，不一定都能滿足每位需求者，因此需要包容與整合不同意見並做好溝通與協調，讓需求者能有共識或是做到資源分配的最佳化；對外合作的夥伴，與廠商進行溝通時，多去了解對方的流程與需求，在互信互利的情況下，執行的結果才能達到雙方平衡滿意；當然，業界有許多總務行政的作業流程可供我們借鏡，故在業務期間，總務人員也可抽空參訪其他公司，進行觀摩與標竿學習，做為內部精進改善的標準。

　　總務行政的工作繁瑣複雜，雖無較深的專業技能，與其他工作價值相比，亦無法明顯對企業產生貢獻度，但它卻是公司裡不可或缺的核心，所以總務行政人員應多強化自我之專業知識與執行能力，尤其強化溝通與協調的功夫，唯有當資源可以跨部門、跨單位、跨廠商整合時，才能有效善用資源以降低成本，提升企業的競爭力，以因應未知之挑戰。