運用感性與理性建構持續有效的5S文化

　　從事顧問工作看到許多公司推行5S，其中最基本的2S整理與整頓就難以落實，試想這背後隱藏著許多的改善機會點；包含工作現場的安全、直接或間接材料的帳料是否相符、品質不良的管控、採購數量及生產排程計畫是否合宜…等，看似小事其實是很重要的管理警訊。

　　在這樣的動機下，考量坊間有關5S管理的相關文章、資料或書籍不勝枚舉，卻鮮少有相關主題是能結合感性與理性的面向來提供企業推行5S的參考，本文即是以此為出發點，提供實務上能接地氣，有邏輯的循環架構；讓有心落實5S文化的企業認真思考自己公司目前5S的落實程度及未來如何讓員工能願意、主動，甚至熱情參與。

　　相信很多人都聽過5S管理，其不外乎就是整理、整頓、清掃、清潔及教養；要理解容易，但要能在公司推動使全員參與，這當中將有很大的挑戰。本文希望能從人性面出發，讓管理者與現場員工在5S推動初期形成共識理念，為日後的推動能順利執行。觀察很多企業推行5S活動，從5S管理推行委員會的組織、訓練、宣傳及稽核等一系列年度計畫執行，無不井然有序，但就是很難形成一種有教養、有紀律的持續文化。

　　這樣的5S就像是為公司或為主管而做，感受不到是為員工自己而做的重要觀念；可想而知，當第一線員工没有接受到這種善意，成效自然是大打折扣。這樣的5S活動推動起來的感覺，就像歌喉很好的人在唱歌，卻没有放入感情。在這樣的體會下，希望藉由本文的觀念能帶給大家深切思考，如何建構及追尋內心中帶有感恩與關懷の5S。

　　管理職務對我來講是一種責任與服務，要能提供一個安全、整潔，讓員工喜歡的工作環境是我對自己的基本要求；這讓我思索著如何能建構持續有效的5S文化；使組織內成員形成共識，能改變行為並落實良好習慣，這將有助於全員參與，使管理者不再覺得5S是一種會讓自己情緒失控的負擔。

　　經由實務上的管理與輔導經驗，我將感恩與關懷の5S，歸納為感性與理性的持續循環系統，這當中將由溝通、關心、系統及改善這四要項所構成，其詳細說明如圖1。

圖1 感性與理性的5S持續循環系統

1. 溝通

此階段是管理者與員工溝通，為營造美好的工作環境願景，形成共識的最重要階段；首先管理者必須對員工做溝通，這當中不應該是命令式，而是具有感性的以關懷員工為出發點做溝通。

例如，柴油堆高機換成電動堆高機，普通地板改舖設耐美環氧樹脂地板（Epoxy）等；公司願意花錢以提供員工好的工作環境，這需要大家一起努力維持；甚至增設感應器或防呆相關設計，以保護員工安全等。

這些都不難看出是以關懷員工為出發點，將有助於團體對5S初步簡單的印象建立共識，以取得彼此的信任，對未來工作環境的願景有具體概念，這將是日後團體能進化到自發性管理的重要基礎。

2. 關心

員工反應的問題，管理者要有具體行動、有責任的運用公司資源予以解決，如此才能取得員工的信任，管理者也才能更有自信的敢於要求人員遵守5S，這種互動行為將轉化為關心的行動，就像父母對孩子的關心與要求。這當中問題的解決將是管理者如何運用管理的技巧使能全員參與，而非問題拋回到管理者身上。

這時如何運用系統管理及改善活動的推展，使全員能動起來一起思考並解決問題，這一連貫思維的連接相當重要，並且缺一不可，唯有這樣才能體現5S是每個人的責任。

3. 系統

承如上述所提到的關心，要知道管理者日理萬機，事情一多就會忘記，所以必須要有一套好的系統追踨管理，這系統可視公司現有的資源來建立，Excel就可以做到初級的資料管理功能，甚至應用巨集功能可做到進階的資料管理功能。管理者善用所應用的追踨系統，將有幾個好處：

• 對員工溝通自己部門現在有哪些改善機會點。

• 持續有效的監控各稽核問題的改善狀況。

• 建立的系統資料可做為日後教育訓練及相關問題的層別分析。

4. 改善

依循本文所提出的5S循環架構，不管是員工反應或主管稽核發現的問題，這些都可透過系統連結到公司的改善活動來執行，使5S活動能達到全面性、全方位的展開；這和一般管理者走入現場看一次駡一次的觀念有著顯著不同，成效自然會有很大的差異。

當然改善活動的推展又將是一門學問，但其精神還是離不開，為提供員工更好的工作環境與更有效能的工作，使員工能藉由工作中的經驗發揮其智慧提出實質有建設的想法，並且願意去遵守執行。

另外要特別提醒大家，改善活動是現場人員展現個人價值與能力的好機會，公司往往可以在這個自家農場挖到寶（有潛力的員工）。

　　綜合以上的架構觀念，管理者若能有效運用並且持續執行，將可以事半功倍的運用團體力量來提升公司競爭力。

　　讓我們回歸5S的本質一開始是以安全為出發點，著重在2S整理、整頓；後來精進到提升公司的生產效率及品質，所以加入3S清掃、清潔及教養，而形成5S。當公司落實5S配合斷、減、離、易的觀念在解決問題，自然會像漩渦般被吸入，進化到成熟、有效率、有競爭力的企業體質。在這20年的實務經驗中，讓我深刻體會，並且歸納出以感恩、關懷的5S為思想，是最有温度、最能讓員工感受到5S對現場人員帶來的好處，唯有這樣才容易形成全員參與的文化。