運用感性與理性建構持續有效的5S文化

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  從事顧問工作看到許多公司推行5S,其中最基本的2S整理與整頓就難以落實,試想這背後隱藏著許多的改善機會點;包含工作現場的安全、直接或間接材料的帳料是否相符、品質不良的管控、採購數量及生產排程計畫是否合宜…等,看似小事其實是很重要的管理警訊。在這樣的動機下,考量坊間有關5S管理的相關文章、資料或書籍不勝枚舉,卻鮮少有相關主題是能結合感性與理性的面向來提供企業推行5S的參考,本文即是以此為出發點,提供實務上能接地氣,有邏輯的循環架構;讓有心落實5S文化的企業認真思考自己公司目前5S的落實程度及未來如何讓員工能願意、主動,甚至熱情參與。

  相信很多人都聽過5S管理,其不外乎就是整理、整頓、清掃、清潔及教養;要理解容易,但要能在公司推動使全員參與,這當中將有很大的挑戰。本文希望能從人性面出發,讓管理者與現場員工在5S推動初期形成共識理念,為日後的推動能順利執行。觀察很多企業推行5S活動,從5S管理推行委員會的組織、訓練、宣傳及稽核等一系列年度計畫執行,無不井然有序,但就是很難形成一種有教養、有紀律的持續文化。這樣的5S就像是為公司或為主管而做,感受不到是為員工自己而做的重要觀念;可想而知,當第一線員工没有接受到這種善意,成效自然是大打折扣。這樣的5S活動推動起來的感覺,就像歌喉很好的人在唱歌,卻没有放入感情。在這樣的體會下,希望藉由本文的觀念能帶給大家深切思考,如何建構及追尋內心中帶有感恩與關懷の5S。

  管理職務對我來講是一種責任與服務,要能提供一個安全、整潔,讓員工喜歡的工作環境是我對自己的基本要求;這讓我思索著如何能建構持續有效的5S文化;使組織內成員形成共識,能改變行為並落實良好習慣,這將有助於全員參與,使管理者不再覺得5S是一種會讓自己情緒失控的負擔。經由實務上的管理與輔導經驗,我將感恩與關懷の5S,歸納為感性與理性的持續循環系統,這當中將由溝通、關心、系統及改善這四要項所構成,其詳細說明如圖1。

圖1.感性與理性的5S持續循環系統

一、溝通

  此階段是管理者與員工溝通,為營造美好的工作環境願景,形成共識的最重要階段;首先管理者必須對員工做溝通,這當中不應該是命令式,而是具有感性的以關懷員工為出發點做溝通。例如,柴油堆高機換成電動堆高機,普通地板改舖設耐美環氧樹脂地板(Epoxy)等;公司願意花錢以提供員工好的工作環境,這需要大家一起努力維持;甚至增設感應器或防呆相關設計,以保護員工安全等;這些都不難看出是以關懷員工為出發點,將有助於團體對5S初步簡單的印象建立共識,以取得彼此的信任,對未來工作環境的願景有具體概念,這將是日後團體能進化到自發性管理的重要基礎。

二、關心

  員工反應的問題,管理者要有具體行動、有責任的運用公司資源予以解決,如此才能取得員工的信任,管理者也才能更有自信的敢於要求人員遵守5S,這種互動行為將轉化為關心的行動,就像父母對孩子的關心與要求。這當中問題的解決將是管理者如何運用管理的技巧使能全員參與,而非問題拋回到管理者身上;這時如何運用系統管理及改善活動的推展,使全員能動起來一起思考並解決問題,這一連貫思維的連接相當重要,並且缺一不可,唯有這樣才能體現5S是每個人的責任。

三、系統

  承如上述所提到的關心,要知道管理者日理萬機,事情一多就會忘記,所以必須要有一套好的系統追踨管理,這系統可視公司現有的資源來建立,Excel就可以做到初級的資料管理功能,甚至應用巨集功能可做到進階的資料管理功能。管理者善用所應用的追踨系統,將有幾個好處

  1.對員工溝通自己部門現在有哪些改善機會點。

  2.持續有效的監控各稽核問題的改善狀況。

  3.建立的系統資料可做為日後教育訓練及相關問題的層別分析。

四、改善

  依循本文所提出的5S循環架構,不管是員工反應或主管稽核發現的問題,這些都可透過系統連結到公司的改善活動來執行,使5S活動能達到全面性、全方位的展開;這和一般管理者走入現場看一次駡一次的觀念有著顯著不同,成效自然會有很大的差異。當然改善活動的推展又將是一門學問,但其精神還是離不開,為提供員工更好的工作環境與更有效能的工作,使員工能藉由工作中的經驗發揮其智慧提出實質有建設的想法,並且願意去遵守執行。另外要特別提醒大家,改善活動是現場人員展現個人價值與能力的好機會,公司往往可以在這個自家農場挖到寶(有潛力的員工)。

  綜合以上的架構觀念,管理者若能有效運用並且持續執行,將可以事半功倍的運用團體力量來提升公司競爭力。

  讓我們回歸5S的本質一開始是以安全為出發點,著重在2S整理、整頓;後來精進到提升公司的生產效率及品質,所以加入3S清掃、清潔及教養,而形成5S。當公司落實5S配合斷、減、離、易的觀念在解決問題,自然會像漩渦般被吸入,進化到成熟、有效率、有競爭力的企業體質。在這20年的實務經驗中,讓我深刻體會,並且歸納出以感恩、關懷的5S為思想,是最有温度、最能讓員工感受到5S對現場人員帶來的好處,唯有這樣才容易形成全員參與的文化。

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