淺談總務管理

瀏覽數:37
關鍵字:


  在任何一家企業中,總會有一項職位,稱為「總務」。從職務別來看,總務向來是僧多粥少、「搶工作」最激烈的職務。很多人以為行政庶務很簡單,只要送公文、打字、接電話就行了,因此只要有職缺開出,「10搶1」是稀鬆平常的事。

  然而,總務的工作內容中最重要的就是庶務管理,而「庶務」指的就是雜項事務。雖然總務的工作確實是很雜,但事情不論大小都有其重要性,即使一件簡單的事情沒有做好,都有可能對整體產生嚴重的影響,所以對於總務的工作也不可輕忽。

  總務的工作內容不但多而且雜,最糟糕的是這些事情經常會同時發生,總務人員經常事情處理到一半就會被其他事情干擾,跑去做其他更重要的事情。很多人很難適應這樣的工作性質,但有些人卻樂在其中,關鍵就在個性,總務就像管家婆,必須對處理許多細小雜事特別會有成就感。

  然而,許多人以為,這類工作每天只是做重複的事情,沒有什麼高深專業,在公司地位也不高,但總務是公司的大管家,也是營運順暢的後勤支援部隊,絕非可有可無的角色。

  此外,總務管理公司大小事,在預算有限的情況下,總務要站在「資源管理者」的角色,將有限的資源做最充分的運用,因此總務人員必需靈活、有彈性。

  總務人員的共同心聲就是「做到流汗,嫌到流涎!」因為必須在公司政策和員工滿意度之間取得平衡,尤其是執行「Cost down」時,更容易和同仁針鋒相對,因此必需具備良好的溝通能力,在既有的預算下,協調出資源分配的最佳方案。

  總務人員的職涯發展主要有3大走向:1.成為資深專業總務;2.轉往採購領域;3.深化人資專業,未來晉升行政部門主管。同時,不要把總務工作看成打雜,總務也可以提出創新的做法。例如,公司要求節省國際電話費用,一般總務只會限制同仁每月撥打次數,但轉個方向,如果是和電信公司簽訂契約或是申請網路電話,或許也能為公司節省成本。

  「總務工作的發展有多大,端看對總務的格局看得有多大!」
更多資訊請參考...
{{item.title}}
生產力中心提供的活動資訊
{{item.title}}
相關出版品...