淺談總務管理

　　在任何一家企業中，總會有一項職位，稱為「總務」。從職務別來看，總務向來是僧多粥少、「搶工作」最激烈的職務。很多人以為行政庶務很簡單，只要送公文、打字、接電話就行了，因此只要有職缺開出，「10搶1」是稀鬆平常的事。

　　然而，總務的工作內容中最重要的就是庶務管理，而「庶務」指的就是雜項事務。雖然總務的工作確實是很雜，但事情不論大小都有其重要性，即使一件簡單的事情沒有做好，都有可能對整體產生嚴重的影響，所以對於總務的工作也不可輕忽。

　　總務的工作內容不但多而且雜，最糟糕的是這些事情經常會同時發生，總務人員經常事情處理到一半就會被其他事情干擾，跑去做其他更重要的事情。很多人很難適應這樣的工作性質，但有些人卻樂在其中，關鍵就在個性，總務就像管家婆，必須對處理許多細小雜事特別會有成就感。

　　然而，許多人以為，這類工作每天只是做重複的事情，沒有什麼高深專業，在公司地位也不高，但總務是公司的大管家，也是營運順暢的後勤支援部隊，絕非可有可無的角色。

　　此外，總務管理公司大小事，在預算有限的情況下，總務要站在「資源管理者」的角色，將有限的資源做最充分的運用，因此總務人員必需靈活、有彈性。

　　總務人員的共同心聲就是「做到流汗，嫌到流涎！」因為必須在公司政策和員工滿意度之間取得平衡，尤其是執行「Cost down」時，更容易和同仁針鋒相對，因此必需具備良好的溝通能力，在既有的預算下，協調出資源分配的最佳方案。

　　總務人員的職涯發展主要有3大走向：1.成為資深專業總務；2.轉往採購領域；3.深化人資專業，未來晉升行政部門主管。同時，不要把總務工作看成打雜，總務也可以提出創新的做法。例如，公司要求節省國際電話費用，一般總務只會限制同仁每月撥打次數，但轉個方向，如果是和電信公司簽訂契約或是申請網路電話，或許也能為公司節省成本。