新加坡商鈦坦科技》洞察、透明、適應 3特質敏捷預應危機

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  當以內勤辦公為主的公司行號,為降低感染風險開始實施「遠距辦公」,這才發現,硬體設備、網路連線等支援沒到位;線上會議效率低落,工作目標日漸失焦;對於員工,主管無法控管進度和績效。面臨危機急遽來臨,多數企業措手不及,在慌忙之中學習轉型,在混亂下試著找出因應對策。

  正當外界兵荒馬亂之際,來自新加坡的鈦坦科技,似乎早已預見這一切而泰然處之。鈦坦科技總經理李境展表示:「事實上,對於疫情的因應,我們已經準備了長達1年之久。」

  當許多企業停留在被動配合防疫政策,鈦坦科技已提前練習居家辦公,試著找出各種困難點,同時配合著在導入敏捷過程中所洞察創建的「SECRET祕密方法學」,包括「安全第一」(Safety First)、「自發式領導」(Emergent Leadership)、「勇氣跟好奇心」(Courage & Curiosity)、「回應變化」(Responding to Change)、「情緒和心理健康的支持」(Emotional & Mental Well-Being)、「資訊透明」(Transparent Information Sharing)等祕訣,在疫情期間營造安心的工作環境。同時,在長達1年的危機處理預演中,李境展認為敏捷思維的3個特質:洞察力、透明化、適應性正是一大助力。

預應的洞察力 自發性超前部署

  當被問到鈦坦科技為何能快速因應三級警戒、讓全公司無痛轉換遠端工作,又是如何預應防疫升級需採取的措施,總經理李境展用開玩笑的口氣回答:「我們不需要預應啊,因為新加坡總公司已經在面對了!」

  語氣聽來輕鬆,其實背後早在1年前開始「超前部署」。時間軸拉到2020年疫情剛爆發的新加坡,當台灣因及早防範而享有一段難得的歲月靜好之時,新加坡早已經歷一波嚴峻疫情,累積了豐富的應變能力和抗疫經驗,這也成為台灣鈦坦寶貴的參考依據。李境展說,「在本土疫情大爆發之前,很多人不解鈦坦為何提前做了那麼多準備,包括去年7月就開始實行每月一周的居家辦公實作。」

  洞悉現況,提前準備,正是敏捷組織會採取的行動。在今年5月份疫情出現變化前,鈦坦科技已經在5月初就全面實行居家辦公,隨著疫情持續升級,視訊會議、遠端辦公的需求浮上檯面,這些也在去年預演階段都準備就緒。

  鈦坦科技組織發展部人資團隊組長柯旻姍表示:「從去年WFH指令開始,人資部門就列出可能受影響的職務、盤點需要的硬體設備和線上資源,再透過周期性的自省會議(Retrospective Meeting)得到的回饋,例如:線上會議室的使用率如何、數量是否夠用,逐步改善。」

  這一切並沒有任何主管指示,而是人資團隊依職務需求,自然而然預想每項任務的下一步行動。這也符合鈦坦「SECRET」原則中的「自發式領導」(Emergent Leadership),充分授權、主動參與並建立團隊的精神,在混亂時期更顯重要。若缺少這項特質,團隊只能消極等待管理階層回應,也無法積極提出解決方案並執行。

資訊透明化 員工心安就不慌

  鈦坦的第二道課題,是如何支持和協助同仁內心的「恐懼」。不論是疫情初期擔心生命安全,或是在居家辦公期間,長時間與人群隔離而產生的焦慮、不安、思鄉等負面情緒,都會讓人陷入恐懼之中。

  李境展說:「人只要對特定事物產生不確定感,自然就會產生恐懼,進而造成各種行動品質的降低。因此在鈦坦的『SECRET』中,『安全第一』是最優先的考量。有了安全感,就能減少內心的恐懼。例如:從去年疫情還不嚴峻時,我們已為同仁準備了充足的口罩;避開尖峰時刻通勤,減少與人群接觸;在其他公司採分流上班時,我們已在實行居家辦公。這些都是為了保障員工安全,讓大家免於恐懼的做法。」

  遠端辦公雖能遠離疫情威脅,但人在家中孤軍奮戰的焦慮也可想而知。面對看不見的敵人、不知何時解封的疫情,唯有先追求內心的安定,才有辦法執行其他任務。敏捷思維中的透明化,正是對應的最佳方法。對於外部的疫情,鈦坦以公開透明的資訊,來安定員工情緒。鈦坦科技組織發展部主管方郁綺表示:「鈦坦從疫情大爆發開始,每周緊密監控疫情變化,並將數據與同事共享,公司有任何對於疫情的相關政策,也會佈達給每位員工,掌握明確的訊息,自然能減少恐懼。」鈦坦科技甚至會針對有需要的同事,做一對一的心理輔導;辦公室方面也會針對防疫添購充足備品,強化同事心理安全感。

  對於內部的溝通,鈦坦更是屢出奇招。鈦坦科技產品開發部門經理江致平分享:「鈦坦的敏捷思維非常注重同事間的互動,這些交流不但能強化溝通精準度,也能凝聚團隊能量。因此就算在疫情期間,我們也安排許多線上活動來增加互動與關懷員工心理健康。」

  這些線上工具又分為「非同步溝通」和「同步溝通」兩種。非同步溝通是指一些健康回報、線上運動平台的推薦,用來關懷員工身體狀況;同步溝通,則是透過彼此交流,維持在家工作的正面能量。例如:其中一項是參考新加坡總公司做法的線上活動,類似美式快速約會(Speed Dating),每組同事用5分鐘進行交流,分享彼此的生活,大受部門夥伴的歡迎,其他還有像「吃播」、「家裡旅遊」等活動,增進對同事的認識。

此外,在居家辦公期間,每周一三五早上,由心理師與員工遠端連線,進行30分鐘的「正念練習」。藉由心理師引導,專注於呼吸、有意識的覺察當下身心與環境,不但能讓身體慢慢放鬆,也有助於舒緩緊繃的壓力感。

無痛轉換的適應性 從便利貼到線上JIRA

  敏捷管理的快速應變,讓鈦坦在進入遠端辦公模式時,沒有太多的阻礙和痛苦,但也並非一夕之間幻化而出的魔法。在一般人的刻板印象中,科技公司的工程師都喜歡宅在家,必然相當習慣線上工作的模式,但鈦坦卻大大顛覆了眾人的想像。敏捷式開發十分注重現場溝通,所有專案的討論工作,都發生在每個團隊辦公室。

  更出乎意料的,鈦坦作為一家軟體開發公司,在確認專案內容時最熟悉的工具,不是電腦、不是手機,而是辦公室隨手可得的「筆」和「便利貼」。各種新增項目、障礙排除的紙條,貼滿在各團隊工作看板上,不僅讓功能需求一目了然,同時也將進度視覺化。此外,溝通時也少不了「白板」和「白板筆」,隨時可將語言視覺化,降低彼此的誤解,以確保團隊成員的認知相同,縮短反覆確認溝通的時間。這樣的做法,落實了鈦坦一直強調的「Low Tech, High Touch(低科技,高感知)」溝通模式。

  然而,當工作場域必須從實體轉換到線上,鈦坦並沒有因此捨棄這套做法,而是透過多種線上協作工具,讓團隊間的討論持續暢行無礙。在這1年的防疫練習中,其中一項就是導入線上專案管理工具Jira。Jira就像是線上版的Scrum Board(敏捷短衝看板),除了對於各項需求的「工作負責人」、「最新進度」等清楚可見,甚至瑣碎繁雜的追查工作,只要設定搜索條件,一鍵就能跑出一目了然的頁面,提昇專案進度的可視性。為了因應遠端辦公,鈦坦的研發團隊陸續將資料轉移到JIRA,在家中也能激盪創意和掌控進度。

  此外,鈦坦也會針對不同任務需求,使用各種協作工具。例如:雲端視訊會議Zoom進行會議討論、敏捷回顧工具Miro和Metro Retro進行自省會議,以及線上協作平台Confluence和Jira來管理專案和同步訊息公告;在通訊軟體方面,使用Slack與Skype作為傳遞即時訊息的工具。當搭好了溝通的橋樑,居家辦公一樣能溝通零距離。

敏捷不是萬靈丹 要清楚真正的需求

  對於這波疫情,鈦坦以預應化解危機,在平穩中持續前進,展現了敏捷式組織的價值。市場上有不少企業也從中觀察到敏捷的迅速和應變所帶來的好處,試圖導入敏捷思維改善組織體質。對此情況,李境展直言,「很多企業高度讚賞敏捷思維的優勢並積極導入,但回歸經營本質,企業主應該問自己,究竟想要為組織改善什麼問題?」

  其實在因應危機上,敏銳度和果斷決策是一個關鍵,敏捷思維具有這些特點,但並不表示只有敏捷式組織才能做。「好比說,數位轉型、無紙化等趨勢已是眾所皆知,但真正實際執行的卻是少數,如果在承平時期企業有排出一個時間表,思考組織的轉換成本、增加雲端工具和科技人才,並建立起自己的線上協作模式,在這次疫情來襲時,遭遇的打擊自然就能減少。」李境展點出問題所在,「保持彈性才是關鍵,敏捷只是其中的一種方式。」

  再以「團隊溝通」為例,李境展說,鈦坦非常注重面對面的交流,在遠端辦公時,也堅持並鼓勵同仁每次會議都要打開視訊畫面,透過眼神的交流、觀察同事的表情和動作,去感知對方是否有投入並理解會議的內容,如此才能聚焦問題,有效討論。這些細微舉動才是溝通的重點,許多企業常將績效不佳或進度落後歸咎於居家辦公,但真正導致溝通效率低落、目標對焦困難的原因,並不在於遠端或工具。疫情只是放大了問題,而這些問題其實一直存在於企業之中,每個企業主應該先試著釐清自身在組織管理上遭遇那些困難。

  風險與危機,確實是組織展現敏捷力的最佳舞台,但這卻是鈦坦科技長達1年的超前部署、反覆練習之後的成果。掌握「洞察力、透明化、適應性」3大原則,為鈦坦科技打下敏捷組織的基石,在這波疫情下平穩度過危機。在充滿變動性、不確定性、複雜性與模糊性的霧卡(VUCA)年代,敏捷思維已不再是鈦坦用於軟體開發的工具,也是因應外部變化,快速調整轉變的組織方針,同時也能確保鈦坦科技在面對未來各式挑戰時,具備更強大的競爭力。

 

【完整內容請見《能力雜誌》2021年7月號,非經同意不得轉載、刊登】

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