數位轉型的PDCA

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  數位轉型,是現今產業發展的趨勢,也是中小企業最關注的話題之一。尤其是傳統的製造業,因應國際化的市場競爭,想要提升競爭力、不要輸在起跑點上,數位轉型,似乎是一條不得不走的必要之路。許多企業的領導者都深知數位轉型的重要,然而想做的太多,往往容易失去頭緒,盲目的投資的結果就是買了一堆軟硬體,但企業的效率成長有限,產能的提升也不如預期。於是,對於數位轉型就漸漸失去的信心。

  其實數位轉型並不是在裝備競賽,如果不能為自己的企業需求量身打造合適的數位環境,那如何能脫胎換骨,智慧升級呢?只是一般中小企業缺乏數位轉型的規劃能力,往往僅考慮到點的提升,無法連線成面,事倍功半,難以產生綜效。筆者以近年來輔導中小企業進行數位轉型的經驗,從PDCA的觀點,提供有意進行數位轉型的企業一些規劃和執行上的建議。

  P(計畫):對症下藥才能事半功倍!而每家企業面對的環境和問題點不同,不能完全抄襲別人的作法。因此,要做好數位轉型,第一就是要進行企業的內外環境分析,瞭解自己的所在的產業趨勢及客戶需求,對照自己本身的能力,找出急迫解決的痛點。有了明確的方向,才能將企業有限的資源,進行最有效率的運用。

  方向確立之後,首先需要進行精實化流程,即企業流程的合理化和標準化。流程是企業運作的基礎,如果沒有先把體質調整好,貿然導入數位化作業,很容易為了配合導入數位化,反而浪費太多的資源在不合理的流程上,不但無法為企業造就競爭優勢,反而導致成本和效率上的嚴重負擔。這個部分,如果企業內部沒有合適的人員來主導,可藉由外部經管顧問的能量來協助企業推動流程的精實化。而透過這個流程改善的過程,也能夠培養企業內各部門熟悉作業流程的種子人員,為後續數位轉型的推動,訓練需要的內部人才。

  接下來,需要找到適合的系統整合(SI)業者,依企業的需求並配合現行的內部系統,如ERP、MES、CRM…等,導入適當的數位化工具,來解決企業面臨的問題。而這個部分,經管顧問由於瞭解企業的需求與流程,通常能夠扮演企業與SI之間,最佳的溝通介面,協助企業開立適當的需求規格,如此SI才能規劃出企業合身的數位化系統。而SI在系統的規劃上,必須要有具體的查核點及系統的說明文件產出,才能有效的管制專案的進度及評核成效。

  D(執行):在這個階段並非只是放任SI獨自進行系統的建立。在每個系統上線測試之前,SI必須對協助測試的人員進行系統操作的說明,企業的各部門,在系統建立的過程中,必須配合進行系統的操作測試,反饋測試的問題點與心得,給SI持續優化、改善系統。同仁的參與程度越高,系統導入成功的機率會越高。

  C(查核):專案的時程拖得越長,表示投入的成本就越高。因此,依計畫的查核點有效率的管制計畫的執行進度,對企業而言是相當重要的事。專案的負責人或是協助專案管理的外部顧問,每兩週至少召開會議確認一次計畫的執行狀況,協調SI或現場在執行系統建立或測試上遭遇到的問題點。重視過程管理,可有效的管制專案進度,也有助於團隊的溝通和融合。

  A(對策):計畫總是會趕不上變化!尤其系統最終的操作人員,大部分都是第一線的同仁。所以,很多問題都會在測試的過程中,將會一一浮現。專案要能取得成功,一定要把第一線同仁當作是內部客戶,在測試的過程中做好充分的意見溝通。只要是合理的意見,都應予以重視,甚至進行系統的調整來符合作業的需求。專案的負責人或SI千萬不能太過堅持自己的想法,或為了不改系統而強迫作業的同仁配合不合理的系統作業。否則,專案可能會功虧一簣,得不到作業者的支持,投入了龐大的成本而展現不出應有的績效,賠了夫人又折兵!

  數位轉型,是企業整體戰力的表現。除了領導者的意志之外,團隊的分工合作以及全員的參與,都是專案成敗的重要關鍵。企業在推動數位轉型的過程中,若能善用PDCA的觀點來進行專案的管理和推動,相信這樣的數位轉型模式,能更符合企業發展的需求,並能有效地提升專案推動的成功機率。

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