淺談採購作業與供應商管理

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  古往今來,任何企業或商號,內部均會有採購職位,想做好採購的工作,除了日常採購物品外,最重要的是如何管理供應商。供應商管理其實跟交朋友一樣,要想交到一個優秀的朋友先要讓自己優秀起來,如果自己管理不行,供應商是會被感染的。

  採購人員作為採購作業執行者,其能力與素質甚為重要。因為在採購工作中,一方面採購人員要與不同類型的供貨商打交道;另一方面,採購的商品品種繁多,規格不一,且市場上商品的供求變化快,要隨時掌握即時訊息。更甚者,在許多採購過程中,因為利益的誘惑而造成採購舞弊。為此,採購人員應該具備承擔採購任務所需要的相關知識與良好的人格操守。

  在採購的過程中,控制成本是當今企業的重中之重。俗話說:"便宜沒好貨,好貨不便宜。"但這並非一概而論,要做到便宜也有好貨,這就需要採購去做好管控,管控的方式約略有:1.明確的採購計劃、適當的量、適當的時間。隨着不穩定的市場,材料價格多次浮動,因此對市場要有所了解,在價格上漲前,能有遠期的眼光,可以備些適當的庫存物料。2.對於供應商的提價要求,要經過分析看看合不合理。如多渠道詢價、比價、自行估價、議價等。

  至於如何管理供應商,並沒有一定的法則,但可依企業性質與規模,訂定供應商管理辦法或考核制度並予以執行。一般在供應商管理的基本準則中以「Q.C.D.S」原則,也就是品質,成本,交期與服務,只有這四項平衡的時候,才會有最適合的供應商出現。

  在評估是否適合成為供應商,可由採購人員扮演一位召集人的角色,邀請公司相關部門人士,如會計、業務、品管等,組成一個評估小組,不論是到現場考察或是書面審查,評估小組可共同討論出最適合的供應商。

  理想的供應商關係是許多公司會希望自己與供應商成為夥伴關係,但並不是每家供應商都適合成為夥伴,只需要與少數幾家重要的供應商成為夥伴即可。要如何確定雙方是否為夥伴關係?如果供應商知道賣給企業的材料或零件目前還剩下多少,彼此互相分享資訊;或者供應商可以進入到企業的倉庫,並適時供貨,建立雙方有某個程度的信任,這就是夥伴關係。嘗試與供應商建立戰略合作夥伴關係,建立合格供應商檔案,建立一個穩定的、強大的供應商群體,長期結盟,形成戰略合作關係,是企業發展壯大的堅強後盾。

  好的供應商帶企業上天堂,不好的供應商帶企業住牢房,雖是一句玩笑話,但企業要發展壯大,如果沒有完善的供應商作保障,是不可能實現的。
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