比圖漂亮更重要的簡報製作訣竅

　　從學生時期的專題報告、畢業口試，到進入職場的進度報告、提案企劃及老闆重要交辦，簡報製作都是必備的技能。很多人常會問，怎麼樣才能做出「好」的簡報？

　　起初我以為，這和設計能力有很大關聯，然而在參與簡報製作課程交流、觀摩不同領域簡報態樣，及累積不同功能簡報製作經驗後，歸納以下幾個比圖漂亮與否更重要的製作訣竅，將有助於提升簡報品質及吸引力，希望給予簡報苦手或想精進簡報能力的朋友一些幫助。

一、確立預期使用者及目的，投其所好最有感

　　簡報係向第三人傳遞訊息、尋求認同及支持的重要工具，依據使用情境與聽眾組成差異，著重的重點應有所區隔，舉例來說：

1. 課程／說明會簡報重視資訊的傳遞

此類簡報聽眾常為學員及執行人員，期望藉由簡報獲取新知或執行步驟，以累積知識，達成目標，通常會安排較長的時間，建議製作重點應在仔細且清楚呈現內容及注意事項，配色宜挑選引人注目的明亮色系，營造輕鬆活潑氛圍，並可多以流程圖方式呈現，有助於理解及記憶。

2. 提案／投標簡報注重亮點的呈現

此類簡報聽眾常為高階主管及審查委員，需在短時間判斷優劣，給予評選意見，建議製作重點應在具體作法、凸顯優勢及預期效益，配色宜挑選有質感的沉靜色系，營造值得信賴的專業形象，並可利用文字大小或對比色凸顯重點，提點報告者，並加強聽眾記憶點。

3. 工作／進度報告留意時序的規劃

此類簡報聽眾常為上級主管及業主，目的了解專案執行重點及狀況，評估後續發展策略，建議製作重點應明確列出預定工作規劃、具體作法及完成時間，配色挑選主要聽眾喜好或習慣的色系較為安全，亦可藉由前次追蹤事項與辦理情形說明，助其回顧交辦事項，更快掌握執行實況。

二、風格、架構及配色一致，整體性顯專業

　　穿著形象顯示一個人的專業感，簡報的「專業感」則可以用一致性來展現，藉由一致性的規律與秩序，將使簡報整體版面更協調，故在簡報製作前，建議先確定整體簡報風格、主／次標及內文字級大小、編號／項目符號規則、主色系及重點色等製作規則，考慮因素可包含前述說明之使用情境與目的、聽眾的組成及簡報者的社會地位、形象與習慣。

　　又，在現今議題多元、工作越來越複雜的社會背景下，不止有獨立製作簡報的時候，多的是跨領域進行團隊合作，依經驗、專長分工製作後，再彙整成一份完整簡報的機會，此時能否維持簡報整體性，就需仰賴團隊成員彼此的共識及可製作的時間，若能在製作前先進行溝通，確定整體製作規則後再分工，應能事半功倍，提高彙整效率。

三、「LESS IS MORE」，適度留白顯高級

　　通常房間雜亂的原因有8成是東西太多，適度斷捨離，丟棄不必要的雜物，空間將更加遼闊，這個概念同樣可用於簡報製作，若將過多的資訊同時呈現在同一張簡報，不但需縮小字級及圖表，還容易給人雜亂的感覺，不利於閱讀，此時若能重新調整版面，分配每頁1-2個重點，以精簡文字取代敘述性文字，留白上下左右，不但能避免投影不當，邊角被裁切風險，亦將有助於提高整體可讀性，引導聽眾的視線聚焦重點，創造舒服又有質感的閱讀體驗。

四、圖像化呈現，有意義好理解

　　圖比起文字，能更直覺的讓人理解與記憶，因此除了列點說明的文字呈現方式外，不妨在簡報中加入與主題或是內文有關聯的小圖示、功能圖表或示意圖，既能增加版面豐富度，亦可提高簡報吸引力，但切記，圖表的本質在於輔助表達，別讓過於花俏的配色、不相干的圖片或不協調的方塊喧賓奪主，甚至造成誤導，反而忽略真正要傳達的重點。

　　最後，每個人有自己的處事態度、工作習慣及說話方式，當然製作出來的簡報也會各有各的獨特性，上述分享的製作訣竅僅是我的經驗談，並不是標準答案。從學生時期、初入職場到現在，回顧曾製作的簡報，除了風格迥異這個形容外，也曾經歷花俏時期、犯過許多讓版面雜亂的錯誤，但重要的是，持續不斷調整改進、多看多學的態度，簡報製作的路上，沒有捷徑，但我相信掌握訣竅後，會愈做越好。