比圖漂亮更重要的簡報製作訣竅

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  從學生時期的專題報告、畢業口試,到進入職場的進度報告、提案企劃及老闆重要交辦,簡報製作都是必備的技能。很多人常會問,怎麼樣才能做出「好」的簡報? 起初我以為,這和設計能力有很大關聯,然而在參與簡報製作課程交流、觀摩不同領域簡報態樣,及累積不同功能簡報製作經驗後,歸納以下幾個比圖漂亮與否更重要的製作訣竅,將有助於提升簡報品質及吸引力,希望給予簡報苦手或想精進簡報能力的朋友一些幫助。

  一、確立預期使用者及目的,投其所好最有感:簡報係向第三人傳遞訊息、尋求認同及支持的重要工具,依據使用情境與聽眾組成差異,著重的重點應有所區隔,舉例來說:

  (一)課程/說明會簡報重視資訊的傳遞:此類簡報聽眾常為學員及執行人員,期望藉由簡報獲取新知或執行步驟,以累積知識,達成目標,通常會安排較長的時間,建議製作重點應在仔細且清楚呈現內容及注意事項,配色宜挑選引人注目的明亮色系,營造輕鬆活潑氛圍,並可多以流程圖方式呈現,有助於理解及記憶。

  (二)提案/投標簡報注重亮點的呈現:此類簡報聽眾常為高階主管及審查委員,需在短時間判斷優劣,給予評選意見,建議製作重點應在具體作法、凸顯優勢及預期效益,配色宜挑選有質感的沉靜色系,營造值得信賴的專業形象,並可利用文字大小或對比色凸顯重點,提點報告者,並加強聽眾記憶點。

  (三)工作/進度報告留意時序的規劃:此類簡報聽眾常為上級主管及業主,目的了解專案執行重點及狀況,評估後續發展策略,建議製作重點應明確列出預定工作規劃、具體作法及完成時間,配色挑選主要聽眾喜好或習慣的色系較為安全,亦可藉由前次追蹤事項與辦理情形說明,助其回顧交辦事項,更快掌握執行實況。

  二、風格、架構及配色一致,整體性顯專業:穿著形象顯示一個人的專業感,簡報的「專業感」則可以用一致性來展現,藉由一致性的規律與秩序,將使簡報整體版面更協調,故在簡報製作前,建議先確定整體簡報風格、主/次標及內文字級大小、編號/項目符號規則、主色系及重點色等製作規則,考慮因素可包含前述說明之使用情境與目的、聽眾的組成及簡報者的社會地位、形象與習慣。又,在現今議題多元、工作越來越複雜的社會背景下,不止有獨立製作簡報的時候,多的是跨領域進行團隊合作,依經驗、專長分工製作後,再彙整成一份完整簡報的機會,此時能否維持簡報整體性,就需仰賴團隊成員彼此的共識及可製作的時間,若能在製作前先進行溝通,確定整體製作規則後再分工,應能事半功倍,提高彙整效率。

  三、「LESS IS MORE」,適度留白顯高級:通常房間雜亂的原因有8成是東西太多,適度斷捨離,丟棄不必要的雜物,空間將更加遼闊,這個概念同樣可用於簡報製作,若將過多的資訊同時呈現在同一張簡報,不但需縮小字級及圖表,還容易給人雜亂的感覺,不利於閱讀,此時若能重新調整版面,分配每頁1-2個重點,以精簡文字取代敘述性文字,留白上下左右,不但能避免投影不當,邊角被裁切風險,亦將有助於提高整體可讀性,引導聽眾的視線聚焦重點,創造舒服又有質感的閱讀體驗。

  四、圖像化呈現,有意義好理解:圖比起文字,能更直覺的讓人理解與記憶,因此除了列點說明的文字呈現方式外,不妨在簡報中加入與主題或是內文有關聯的小圖示、功能圖表或示意圖,既能增加版面豐富度,亦可提高簡報吸引力,但切記,圖表的本質在於輔助表達,別讓過於花俏的配色、不相干的圖片或不協調的方塊喧賓奪主,甚至造成誤導,反而忽略真正要傳達的重點。

  最後,每個人有自己的處事態度、工作習慣及說話方式,當然製作出來的簡報也會各有各的獨特性,上述分享的製作訣竅僅是我的經驗談,並不是標準答案。從學生時期、初入職場到現在,回顧曾製作的簡報,除了風格迥異這個形容外,也曾經歷花俏時期、犯過許多讓版面雜亂的錯誤,但重要的是,持續不斷調整改進、多看多學的態度,簡報製作的路上,沒有捷徑,但我相信掌握訣竅後,會愈做越好。

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