依「職業安全衛生教育訓練規則」第25條：訓練單位辦理第3條至第16條之教育訓練者，應於15日前檢附相關文件，報請地方主管機關備查，而其中一項是負責之專責輔導員名單。專責輔導員應具有「職業安全衛生管理員」資格，且需接受中央主管機關指定之講習，每2年至少6小時之專責輔導員訓練。
次按同法第33條規定專責輔導員任務為：查核受訓學員之參訓資格、簽到紀錄及點名等相關事項、上課情形、授課講師調課或代課之處理，並隨時注意訓練場所各項安全衛生設施、協助學員處理及解決訓練有關問題與其他經中央主管機關認有必要之事項等。並且對受訓學員請假超過3小時或曠課者，應通知其補足全部課程；對受訓學員缺課時數達課程總時數五分之一以上者，應通知其退訓；以上是現階段法令規範訓練單位在辦訓時之作業方式。
隨著數位化時代發展，職安署為減少訓練單位專責輔導員繁複之管理作業，使專責輔導員能充分服務在受訓學員上，預計未來對職業安全衛生教育訓練推展「班務智慧科技管理系統」，從學員報到＆教室人流辨識進行數位化方式管理，目前系統已完成雛型開發，並於111年完成20家訓練機構系統建置，且於3月舉辦1場說明會，9月辦理1場觀摩會，預計112年會再加入19家訓練機構安裝設置，也將辦理說明會利訓練單位了解未來系統操作使用；目前預計以「職業安全衛生管理員訓練班」職類進行試辦，將其學員之簽到/退、請假、補課或退訓等作業以系統化方式管理，後續俟運作成熟後推廣至各職安訓練。
該班務智慧科技管理系統是「專責輔導員系統」與「職業安全衛生教育訓練暨電腦測驗資訊網」連結運用，輔導員需於課前將課程資訊、上課及補課學員等資料上傳至系統並完成設定，惟若有異動時，除在系統上修正外，訓練單位仍需依規定將異動公文及附件等報備主管機關備查。
專責輔導員登入系統後，即可設定學員相關課程資訊，以利上課學員在簽到退頁面作業，學員掃描身分證經確認後為到課；若未帶身分證將以輸入身分證字號，同時簽寫切結規章及拍照確認後為到課；簽到開放時間為上課前20分鐘，上課後15分鐘，若遲到超過15分鐘會顯示〔您已超過上課時間15分鐘，依規定將視為曠課…〕；依職業安全衛教育訓練規則規定，學員可請假3小時，不用補課，但若曠課得需要在下期補足課程，才能完成結訓，故遲到學員應先洽輔導員辦理請假；簽退作業同簽到作業方式執行，簽退開放時間為上課後8小時（不能隔日），若有早退，亦洽輔導員協助。
說到「專責輔導員」是職安訓練班務管理的靈魂人物，由於職安訓練課程職類甚多，除了規劃開班外，重要是在駐班管理於課堂進行時對講師及學員協助，從環境、設備、教材講義、餐點安排及各項問題的回應與解決；尤其是為了考取證照以謀職或轉職的學員，首先要鼓勵接受職安法令與安全衛生專業知識的學習，先把課程完整好好上完取得考照資格，再整理歷屆考古題檔案及相關社群資訊，並辦理考前複習班以利學員考照的準備。若學員工作實務上有問題也會尋得管道來協助解決。
專責輔導員從實體訓練的駐班管理，至疫情時期視訊課程的線上即時管理，學習視訊軟體操作、建立會議、教導學員連線使用及主管機關線上查堂，並於課後將授課錄影檔存放3年備查；現又有班務科技管理系統，得不斷的學習新知與新方式才能做個稱職的專責輔導員。
未來使用「班務智慧科技管理系統」的優點是學員掃描身分證若與上傳資料不符時，會有異常訊息通知，可即時清楚知道並修正及確保學員結訓證明資料的正確性，另出勤管理的統計報表，可以檢視各班級學員出缺勤狀態（遲到／早退／請假／曠課／退訓／補課等），亦可產生點名單來進行法定點名作業。
當以掃描或輸入的簽到退模式，取代了紙本簽名，減少紙張使用與提升學員到課簽名之即時性，亦可減少專責輔導員對於已到未簽之學員在行政作業的困擾，也可降低學員冒名頂替上課之風險，畢竟身分證是個人重要個資，不宜隨便給他人使用，更可遏止不肖訓練單位假訓練發證之情事。在訓練的過程中予以規範進而使學員好好學習，是教育訓練工作者的職責。
【參考文獻】
- 職業安全衛生教育訓練規則。
- 職安署-班務智慧管理系統使用說明。