漫談從系統化管理看團隊運作

　　完美的團隊運作就像一場精彩的交響樂表演，需要每一位演奏成員在協調與協作上發揮適度的作用以實現樂曲的和諧。同樣的，在團隊運作過程中，每位團隊成員都有自己的專業領域和責任，必須協同實現工作任務的共同目標。其中系統性管理對於團隊運作概念就像樂譜中的指示一般，可以給予清晰的方向和明確的工作編組，確保每位工作成員理解自己何時應該發揮環扣作用，以及如何達成任務設定所需的最佳效果。

　　團隊領導就像交響樂指揮家引導樂手一般，在團隊運作中發揮著起承轉合的關鍵作用，以確保每位成員都在同一個節奏下工作，透過團隊運作的精髓「溝通」，讓團隊成員開放並有效地溝通，分享想法、解決問題，傾聽彼此、信任彼此以確保工作和諧。

　　成功結合團隊運作和系統化管理的關鍵在於將這兩項元素進行協同運用，讓團隊成員實現產出更高的效能和成果。系統化管理是一種講求用系統型態方式達成任務分工施作的方法，強調的是建置組織內的作業標準化、流程優化模式及任務資訊平等共享，以確保團隊每一位成員能夠更好的緊密協作，以便能更有效的去實現任務目標。

　　因此在團隊運作進行規劃、執行分工、工作流程的操作過程中，是一些重要的因子元素必須掌握，才可能實現團隊運作的系統化管理。

　　如果從系統化管理團隊運作來看〝內功心法〞，首先就是要能「明確目標」以及「清楚指標」，這是系統化管理中的一個重要起手因子，唯有每位成員都瞭解自己任務的目標，清楚自身任務相關的指標，理解賦予他們的工作將會如何環扣和影響到任務的成功。

　　另外「工作流程設計」，所謂〝謀定而後動〞，在任務賦予同時即應建立明確的工作流程和程序，才可能協作無間，以確保任務和項目能夠高效的被執行，並確保團隊成員能夠明確且無礙的遵循。

　　再來就是「資訊透明及共享」，這部分往往影響到團隊協作的信任度及執行工作能夠減少耗能及做白工的現象，充足及透明的資訊是確保團隊成員之間能夠輕鬆且平等的共享資訊，包括會議記錄、進度報告、問題分析和解決方案…等等。這些資訊都是有助於提高團隊協作和溝通，這也是團隊任務協力作戰成功的心理基本要素。

　　再就系統化管理團隊運作的〝外家功夫〞來看，有那些輔助的工具或方法，可以協助團隊運作順暢，其中「系統化管理工具應用」就是一種，使用適當的表單或工具來支持系統化管理，例如專案管理表單/軟體、工作流程表單/自動化工具或是建置協作管理平台。這些表單、工具、平台可以幫助團隊更好去組織任務工作，跟蹤管理進度並促進協作。

　　另外，「訓練和學習」以及「督導和評估」也是必要的，為團隊成員提供必要的「訓練和學習」，使每位成員能夠理解系統化管理的概念和工具，有助於確保所有成員都具備相關技能，熟稔團隊協作語言、增進工作契合度始能運作無礙。至於「督導和評估」，團隊建立監控及督導機制，則有助於追蹤任務和執行項目的進展。能藉由評估結果來識別問題、尋求解方並改進工作流程。

　　打造優秀的團隊運作管理猶如打磨鍛鑄名器一般，正所謂〝十年磨一劍〞，團隊領袖必須造就環境，建立起一種持續改進的文化，鼓勵團隊藉由每次執行任務機會持續改進和學習，讓團隊成員不斷尋求提升工作流程的最佳方法去創造成效。

　　另外「強調協作」和「有效的溝通」也是非常必要的。確保團隊成員之間能夠合作解決問題，當遇見問題時不應躲閃、欺瞞或迴避，應該一起探尋解決方案，才能贏得團隊成員的參與和承諾，以確保團隊高度實踐發揮協作精神，成功實施達成項目推進。

　　最後就要談到團隊協作的後防工程「風險預測管理」了，這部分是團隊領導重要的觀測及預應工作，需要借重高度經驗基礎去識別判讀任務潛在風險並預先建立應對計劃，亦即在系統化管理中置入風險評估及減少風險的措施，以確保團隊整體的努力能夠直接支持組織賦予的任務終極目標。

　　 總之，上述系統化管理有助於確保團隊運作依循，成員協作時採行有序、高效、一致的方式工作，以確切精實的組織成本去實現任務目標。無論對小型團隊還是大型組織團隊的協力運作都顯至關重要的，是有益組織團隊運作提高競爭力並確保長期成功的管理參考模式。