溝通技巧經驗談

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  在業務上,溝通的技巧使用得當,能夠幫助增加工作效率,面對不同的對象,該如何以合適的方式進行溝通,以下整理一些在與廠商來往時,時常使用的小技巧。

一、溝通前先換位思考

  先設想對方的目的,減少溝通中被廠商的情緒影響,提高溝通效率,如果不幸是必須要和對方談判,也可以站在廠商角度去設想他們想爭取的目標或是可能會有的說詞,也能先模擬出自己應對的方式,減少溝通中自亂陣腳的機率。

  以專案角度來說,目標是讓廠商提交一份精準的報告,但站在廠商立場,只要能夠準時繳交即可,所以像這種情形,與其強硬的逼迫廠商修改,不如在溝通中製造誘因,找到廠商在意的利益,譬如報告的完整度越高,可能會讓自己成為推薦案例,提升公司的形象等,讓他們願意主動配合。

二、設定階段式底線

  在溝通過程中,雙方都是站在自己的角度去爭取最大利益,如果發現對方還有可以退讓的空間,往往都會爭取到最後,所以除了最終的底線外,不妨可以再多設定幾個標準,道理和殺價一樣,要讓自己進可攻退可守,但如果已經到最後的底線,千萬不要打破原則。

三、製造機會掌握主導權

  聽起來是客戶的工作,為什麼還需要我幫他多做事呢?在溝通過程中掌握主導權是很重要的,讓廠商依賴自己通常最快的辦法,主動提出解決辦法或因應對策,除了是幫對方快速解決問題外,也能讓客戶順著我們想要的方式執行,提升我們對於專案的掌握度。

  久而久之,當客戶與你建立起良好的信任關係,客戶遇到困難也會因為主動求助,雖然看起來是增加工作量的方式,但卻能讓專案更順利執行,但前提是在自己能力可及的範圍內。

四、以退為進的溝通技巧

  在面對廠商開始有情緒時,可以先聆聽對方的訴求或是抱怨都沒關係,通常講完後對方情緒都會相對穩定一些,可以先詢問對方想要的目的,並在聆聽完後,適時提出自己的難處,並非是直接兩手一攤告訴對方沒有辦法,而是想辦法塑造溝通的氛圍,讓彼此能找到平衡點。

  多數廠商雖然看起來無理取鬧,但其實最終目的也是想要來爭取他們的利益,所以這時更應該沉著應對,壓低身段並非認錯,而是替自己找到更多可以解決問題的機會。

  其實溝通方式有很多種,除上述提到的幾點,溝通更重要的是,考驗當下面對問題的理解能力與應變能力,但經驗需要長時間的累積,過程中可以透過模仿或觀察來提升,畢竟沒有最好的,只有更好的方式。

 

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