「簡報」在職場工作中扮演著至關重要的角色，它不僅是分享資訊的手段，更是一個展示個人或組織能力的機會。一場出色的簡報可以幫助建立信任、促進溝通，甚至改變聽眾的看法和行為。因此無論是在會議上報告專案進度，還是在銷售提案中展示產品優勢，都需要令人印象深刻的簡報能量。
然而，大多數人在面對「簡報」時常常遇到困難，千頭萬緒的不知道可以從何開始改善與調整。這篇文章將分享筆者過往的學習與經驗，幫助你從平凡到精彩，精進簡報製作技巧與能力。
「如何提升簡報能量」是一個好問題，但也是一個大問題，不容易說清楚講明白。因此建議將它拆解成三個層次來解決；分別是：「內容規劃」、「簡報製作」及「口語表達」。
「內容規劃」指的是你預計有哪些資訊要置入，把你的想法呈現給參與會議的聽眾。在這個階段的重點，除了你自己想要報告或分享的資訊外，更需要盤點與分析聽眾們的狀態。
例如：他們為何要參加這場會議？他們有多少時間聽你報告？他們對於這個主題是否跟你一樣專業？正所謂：「知彼知己者，百戰不殆」，內容規劃的重點不只是你的想法，我們往往都忽略了參與會議的聽眾，他們才是關鍵。
完成內容規劃後，進入簡報製作階段。「簡報製作」指的是如何把你的想法，透過「PowerPoint」等軟體製作成一份檔案，作為書面文件或投影於會議現場。簡報製作的過程，筆者也曾經有過迷思，認為簡報製作很困難，因為我們不是專業的美學設計者，很難製作出一張張精美的簡報。
然而只要掌握以下三個重點，我們也可以製作出一份容易閱讀與溝通的簡報。
- 重點1-版面配置
一致性是版面配置的關鍵，努力達成百分之80的頁面都可以呈現相同的風格，就是一個好的開始。
試著想想你拿著一張空白的A4紙張，把它橫放後左右對折再打開，這個時候可以感受到這張白紙中間有一道明顯痕跡，呈現出「左邊1個欄位」與「右邊1個欄位」。
接下來，按照由左至右的原則，把你的資訊依序放入這兩個欄位，屆時搭配你的口語表達，先說明左邊欄位的資訊，再說明右邊欄位的資訊。依此類推，你也可以上下對折，呈現出「上半部1個欄位」與「下半部1個欄位」，採取由上而下的版本配置。
- 重點2-文字圖表
「微軟正黑體」是筆者慣用的中文字型，它內建於微軟系統的字型檔，可以降低不同電腦間的相容性，它也屬於「非襯線體」，相對更適合於簡報上使用。
製作簡報的過程，也可能會需要置入圖表，只要把握下列四種態樣選擇適切的圖表即可：直方圖適用於連續性數量資料，橫條圖適用於分類項目的比較，線形圖適用於事務的變化傾向，圓餅圖適用於每一個部分在整體中所佔的比例。
- 重點3-色彩運用
市面上很多關於簡報類的書籍，都會分享類似的概念：千萬不要單憑感覺，請照理論走最安全。面對簡報配色的需求時，務必參考「色相環」來選擇「基本色」與「重點色」，才不會產生配色的地雷組合（例如綠色底搭配黃色字或白色字）。實務上運用黑灰白之間的變化，也可以達成洗鍊的質感。
好不容易都完成前置準備後，我們終於來到最後的關卡：上台報告，「口語表達」就是指這個階段的挑戰。「我會緊張到說不出話」、「我一上台就頭腦一片空白」、「我我我.....」，上述情境是筆者於培訓課程中常常聽到學員們的困擾。
面對上台報告這項難題，我們可以分成三個階段來克服：
- 第一個階段「開場」
黃金60秒的開場務必好好把握，如果可以的話，背下自己開場要說的內容，好的開始是重要的。
- 第二個階段「內容」
如果你原本規劃ABCD的順序，就請按照原本的規劃進行，切勿當場因為緊張而亂了原本規劃的順序。
- 第三個階段「結尾」
結束才是開始，簡報結束後你希望參與者採取哪些行動，必須要說清楚講明白。
回到文章一開頭提到的：「如何提升簡報能量」真的是一個好大的問題，但是我們可以從時間軸的角度來思考這個問題的解法，從規劃階段到打開電腦製作檔案再到站上講台進行報告，都有不同的準備的重點，相信透過經驗的累積我們都可以從平凡到精彩，精進我們的職場簡報力。
【參考資料】
- 松上純一郎（2023）。《PowerPoint必勝簡報 原則154》。許郁文。臺北：悅知文化。
- 清水久三子（2021）。《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》。黃友玫。臺北：商業周刊。
- 前田鎌利（2017）。《孫正義一次OK的社內簡報術》。黃薇嬪。臺北：遠流。