從平凡到精彩,精進你的職場簡報力

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  「簡報」在職場工作中扮演著至關重要的角色,它不僅是分享資訊的手段,更是一個展示個人或組織能力的機會。一場出色的簡報可以幫助建立信任、促進溝通,甚至改變聽眾的看法和行為。因此無論是在會議上報告專案進度,還是在銷售提案中展示產品優勢,都需要令人印象深刻的簡報能量。

  然而,大多數人在面對「簡報」時常常遇到困難,千頭萬緒的不知道可以從何開始改善與調整。這篇文章將分享筆者過往的學習與經驗,幫助你從平凡到精彩,精進簡報製作技巧與能力。

  「如何提升簡報能量」是一個好問題,但也是一個大問題,不容易說清楚講明白。因此建議將它拆解成三個層次來解決;分別是:「內容規劃」、「簡報製作」及「口語表達」。

  「內容規劃」指的是你預計有哪些資訊要置入,把你的想法呈現給參與會議的聽眾。在這個階段的重點,除了你自己想要報告或分享的資訊外,更需要盤點與分析聽眾們的狀態。

  例如:他們為何要參加這場會議?他們有多少時間聽你報告?他們對於這個主題是否跟你一樣專業?正所謂:「知彼知己者,百戰不殆」,內容規劃的重點不只是你的想法,我們往往都忽略了參與會議的聽眾,他們才是關鍵。

  完成內容規劃後,進入簡報製作階段。「簡報製作」指的是如何把你的想法,透過「PowerPoint」等軟體製作成一份檔案,作為書面文件或投影於會議現場。簡報製作的過程,筆者也曾經有過迷思,認為簡報製作很困難,因為我們不是專業的美學設計者,很難製作出一張張精美的簡報。

  然而只要掌握以下三個重點,我們也可以製作出一份容易閱讀與溝通的簡報。

  • 重點1-版面配置

一致性是版面配置的關鍵,努力達成百分之80的頁面都可以呈現相同的風格,就是一個好的開始。

試著想想你拿著一張空白的A4紙張,把它橫放後左右對折再打開,這個時候可以感受到這張白紙中間有一道明顯痕跡,呈現出「左邊1個欄位」與「右邊1個欄位」。

接下來,按照由左至右的原則,把你的資訊依序放入這兩個欄位,屆時搭配你的口語表達,先說明左邊欄位的資訊,再說明右邊欄位的資訊。依此類推,你也可以上下對折,呈現出「上半部1個欄位」與「下半部1個欄位」,採取由上而下的版本配置。

  • 重點2-文字圖表

「微軟正黑體」是筆者慣用的中文字型,它內建於微軟系統的字型檔,可以降低不同電腦間的相容性,它也屬於「非襯線體」,相對更適合於簡報上使用。

製作簡報的過程,也可能會需要置入圖表,只要把握下列四種態樣選擇適切的圖表即可:直方圖適用於連續性數量資料,橫條圖適用於分類項目的比較,線形圖適用於事務的變化傾向,圓餅圖適用於每一個部分在整體中所佔的比例。

  • 重點3-色彩運用

市面上很多關於簡報類的書籍,都會分享類似的概念:千萬不要單憑感覺,請照理論走最安全。面對簡報配色的需求時,務必參考「色相環」來選擇「基本色」與「重點色」,才不會產生配色的地雷組合(例如綠色底搭配黃色字或白色字)。實務上運用黑灰白之間的變化,也可以達成洗鍊的質感。

  好不容易都完成前置準備後,我們終於來到最後的關卡:上台報告,「口語表達」就是指這個階段的挑戰。「我會緊張到說不出話」、「我一上台就頭腦一片空白」、「我我我.....」,上述情境是筆者於培訓課程中常常聽到學員們的困擾。

  面對上台報告這項難題,我們可以分成三個階段來克服:

  • 第一個階段「開場」

黃金60秒的開場務必好好把握,如果可以的話,背下自己開場要說的內容,好的開始是重要的。

  • 第二個階段「內容」

如果你原本規劃ABCD的順序,就請按照原本的規劃進行,切勿當場因為緊張而亂了原本規劃的順序。

  • 第三個階段「結尾」

結束才是開始,簡報結束後你希望參與者採取哪些行動,必須要說清楚講明白。

  回到文章一開頭提到的:「如何提升簡報能量」真的是一個好大的問題,但是我們可以從時間軸的角度來思考這個問題的解法,從規劃階段到打開電腦製作檔案再到站上講台進行報告,都有不同的準備的重點,相信透過經驗的累積我們都可以從平凡到精彩,精進我們的職場簡報力。

 

【參考資料】

  • 松上純一郎(2023)。《PowerPoint必勝簡報 原則154》。許郁文。臺北:悅知文化。
  • 清水久三子(2021)。《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》。黃友玫。臺北:商業周刊。
  • 前田鎌利(2017)。《孫正義一次OK的社內簡報術》。黃薇嬪。臺北:遠流。
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