零門檻進入數位轉型時代

　　數位轉型已是當前趨勢，然而對於傳統產業或是中小企業來說，數位轉型投入成本高昂，或是缺少數位化人才帶領團隊，長時間累積下，團隊習慣長年以來的工作模式，員工想法守舊，導致企業難以因應趨勢做出創新變化，進而與環境脫節，工作效率難以提升，故在進入數位轉型之前，可先從低成本低門檻的數位工具，帶動公司進行數位化。

　　而紙本雲端化，是多數傳統產業或中小企業進入數位化的第一步，將文件有效利用數位工具放置雲端，除達到減碳目的外，雲端相較於紙本保存期限長，妥善利用還能減少地區限制，以及縮短文件配送時間，以下推薦免費與付費工具。

免費工具：Microsoft 365網頁版

　　免費提供如 Word、Excel等工具，可以多人同時編輯檔案，並存有紀錄可查看編輯紀錄：

• 實時協作：多人可以同時編輯同一文件，並即時看到彼此的變更。

• 跨裝置使用：無論在哪個裝置（手機、電腦等），都能隨時進行協作。

• 文件共享與權限設定：可輕鬆分享文件並設定不同的存取權限（如檢視或編輯）。

• 版本控制：自動儲存文件的歷史版本，讓你可以回溯或恢復早期內容。

• 整合即時通訊：與 Microsoft Teams 整合，可直接在文件中討論，促進協作。

• 雲端儲存：文件保存在雲端，確保資料安全並隨時隨地可存取。

• 簡化任務管理：能夠分配和跟蹤團隊任務，提高工作效率。

　　這些功能讓團隊可以更高效、安全地進行協作和文件管理。

付費工具：Adobe Acrobat 

　　Adobe Acrobat是Adobe產品中專門用來查看、建立、編輯和管理 PDF 文件的主要工具，提供了許多進階功能，特別適合需要進行大量PDF操作的企業。　　　　

　　Adobe Acrobat 有兩個主要版本：Adobe Acrobat Reader（免費版）僅供查看和註解，和 Adobe Acrobat Pro（付費版），提供全面的編輯和建立功能，功能介紹如下。

• 編輯 PDF 文件：可修改文字、圖片等內容。

• 建立 PDF：支援將 Word、Excel 等文件轉換為 PDF。

• 合併與分割文件：將多個 PDF 合併或拆分，並調整頁次順序。

• 註解與批註：可以添加醒目、註解等標註。

• 填寫與簽署表單：支援直接填寫表單並數位簽名。

• 文件保護：可設定密碼保護和加密文件。

• PDF 轉換：將 PDF 轉換為 Word、Excel 等格式。

• OCR（文字識別）：將掃描的圖像轉換為可編輯的內文。

　　讓團隊在面對大量文件，或不同檔案類型時，能更有效縮短處理時間。

　　除上述工具外，企業還可以運用ERP（企業資源規劃）系統在各行業中廣泛應用，能有效整合和管理企業資源。在財務管理中自動化會計和報表產生，提升決策效率；在庫存與供應鏈管理中實時追蹤庫存，改善供應鏈；在銷售與客戶關係管理中整合訂單和客戶資料，提高客戶滿意度。

　　在人力資源管理中簡化薪資、考勤和績效評估，提升效率；在生產與製造管理中規劃排程、物料需求和品質控制，提高生產效能；在採購與供應商管理中改善採購流程和供應商關係；在項目管理中協調資源和進度，確保按時交付；並且提供報告與決策支援，幫助企業做出即時、準確的決策。