如何邀請總統府方貴賓參與企業活動

壹、開始邀請之前該有的準備

企業的各種活動若能邀請到重量級貴賓參與，除了彰顯企業實力外，更會自帶媒體廣宣效果，而在台灣，總統等級之貴賓可說是最高規格之邀請對象。

本文旨在協助企業透過妥善活動規劃，以達成邀請貴賓之目標。邀請總統出席與一般貴賓不同，尤其在總統同意出席之後，更有諸多特殊事前準備要注意，這些準備都跟場地與活動流程有相關，企業在規劃活動與接待上，都宜事先做好相對應工作以利活動順利舉辦，考量所有準備工作，最好活動半年前就開始著手各種準備，並在活動三個月前就提出邀請。

本文將根據中國生產力中心曾邀請5屆總統出席活動之經驗，將邀請工作分為「總統同意出席之前的活動規劃構思」、「同意出席之後的準備工作」、「出席當日重點工作」等三階段，逐步論述該注意之事項。

（本文後續文章中所標示之「總統」，泛指總統、副總統或其指派之府院高層代表下之府方貴賓，若總統府方回應總統之外之貴賓出席，請用該貴賓之身分思考本文建議）

貳、活動規劃構思

一、具備吸引力的出席理由

總統出席與否會有幕僚團隊進行事前評估，此時，宜用一個公關活動的角度，來為幕僚團隊想「總統出席這個活動有何效益」，當所規劃內容讓幕僚團隊可以對總統提出明確出席效益時，就更容易邀請成功，以下列出幾個企畫方向供參：

（一）展現活動與當下總統理念或政策契合

宜先看一年內總統公開講話或重大政策內容，將活動主題設計得與之有關連性，最好活動本身某些特質，能視為其施政之績效呈現，例如：最近政府推ESG，那主辦單位活動就宜呈現呼應政府政策執行成果的感覺，要營造出「這是一個總統可以扮演重要角色」的主場活動概念，這些要素可以從活動主題、場內當日有要呈現的展示品與總統的發言內容建議等面向來設置。

（二）活動的代表性與歷史意義

總統作為一國之首，出席的活動自然要讓其看起來有「相對應的規格」，所以活動的代表性意義最好是能在「地域性、國際觀、產業領域、知識或技術領域、趨勢性」能展現出足夠高度與代表性，這個代表性可由兩個方向來呈現，一個是「參與者的質量」；例如：與會者多是某領域舉足輕重人物，可以帶動多人關注。另一個方向是「參與者的數量」：活動如果能讓越多參與者同時參與，就會具備話題性，但大多數時候會考慮兩者的均衡，亦即「有夠多的人，也有夠份量的與會者」。

此外，活動具備歷史傳承特質也是一個加分要素，若要透過此要素來促成出席，規劃時宜彰顯歷史與在地人文之連結；例如：很多具歷史性的地方宮廟慶典；這種特質通常會與總統的親民特質一起被強調。另一種歷史傳承表達型式，則是彰顯活動的「出席意義連續性」，例如：這是一個每年舉辦慣例性的國際活動，過去多有總統等級或是國際級貴賓參與；營造一種「總統不應該錯過這個重要慣例性活動」的感覺。

（三）活動具備創新或親民特性

本段所述之兩個特性難以單獨成為讓總統出席的要項，但卻是可以與前兩項結合來提昇成功機會，其一為讓活動具備某個領域的「突破性成果、首次創辦、領先國際…」等創新特性，可以讓總統有見證此件事情發生之意義，當然，前提是對社會、國家有意義的突破，不能太小眾性質。例如：台灣首次舉辦國際級某某活動之類的說法，就具備加分特性。

另外一個加分點是凸顯活動「與民眾站在一起」的特性，可以多考量與社會責任、扶弱助貧等議題，這個類型有另外一個衍生類型，就是讓總統扮演「聽見某某族群聲音，與某某族群溝通政策」的角色，這個族群具備應該要受到社會關懷的特性，又能有妥善的互動溝通設計，凸顯總統親民特色。

以上要素都要在邀請文件中明確表達，在此，有個執行上的小提示，通常邀請總統會有公文與邀請函，邀請涵不可能附上這麼多資訊，所以在邀請函後，會多附上一份活動說明，可以把跟活動有關的訊息，或是本次活動的「亮點」都寫在上面，以利幕僚團隊呈報。

二、適合的向上溝通管道與邀約助力

除了一般邀請管道，如果主事者有機會接觸到總統或間接請能接觸總統的人士來傳遞邀請訊息，也會讓總統對活動有更直觀的了解，增加邀請成功機率。通常理想的對象是高階民意代表或府院高層，這個邀請人也應該是活動的出席貴賓，所以要重視協助者的共同利益，至少會使其和總統有同台的機會。

而轉請邀約時，也要清楚地將活動義涵和特徵整理成讓協助邀請人1分鐘內可以講完的重點（建議包含：活動歷史高度、政策契合度、預期效益等三要素），以利其對總統說明。

参、總統出席前準備

不管總統是否已經同意出席，以下幾個在活動上辦理要注意的點，都宜事先備妥，做好總統要出席的相對應規劃。活動安排的核心理念是「安全與平順」，活動設計可以模擬整個流程的人事時地物來確保這個目標的達成。

一、場地選擇

（一）以總統可安全便捷抵達為首選

活動場地周邊交通環境要寬闊，方便總統車隊進出，不要在小巷弄內，且有入口足夠空間讓總統車隊停車。抵達目的地後，盡量確保總統下車點和活動出席地點很近，最好是走路3分鐘內可以抵達，避免需要額外轉乘設施（如電梯），總統移動路線越單純越好，過程間的路線不要有遮蔽物。

（二）避免同時有多人活動舉辦的場合

有時一個場地內可能有多個活動同時舉辦，盡量避免總統要參與的時段，同時會有另外活動舉辦，尤其是相近的開場時間更應該避免，其目的在於避免大量與複雜的人員管控。除了活動場地之外，若鄰近地區有集會活動，亦將成為影響維安要素之變因，因該要素較難掌控，建議舉辦活動一至二周前，可以注意一下公眾媒體中是否有集會遊行相關訊息，若有，宜提前報備府方。

（三）有足夠的維安工作展開空間

因安全考量，所有出席人員必須在入場前接受檢查，因此場外設置類似海關安檢的臨時措施，有幾個入口就會有幾處，但通常不建議超過兩個出入口。每個出入口需要約兩坪的空間來做安檢區域設置，宜提前安排。另外，會場之外，也會有維安警力布置，故也需考慮是否有合宜的空間。

（四）避免老舊設備

為了避免活動過程中意外發生，從總統抵達到離開為止期間，所有運作有關的器械、設備都要確認能妥善運作，要盡量避免場地中有老舊設施，必要時維安團隊會要求主辦單位額外請人事先檢修，甚至會停止有風險的設施接觸，此舉可能影響原先活動設計，故盡量使用設備新穎之場地（老舊場地之設備可能被要求須臨時租用新設備），近一兩年內有接待過總統之場地尤佳。

二、流程安排

（一）充足的資訊提供

主辦方宜以「舞台劇劇本之細緻度」，紀錄總統從抵達到離開，每一個步驟詳細的時間、動線、預計採行動作、接觸人員、活動中其他人員之作為（如：司儀、主持人）、接觸物品…等訊息，用製作流程圖的方式，詳細提供每一個時段流程的資訊，其目的在於讓其他人可以完整模擬總統活動場景。

另外，若總統要上台演說，亦應提供致詞參考稿（正式稿件會由府方請幕僚擬定），講稿不要全部偏向主辦單位意圖，要從總統與本次活動關係的立場來撰寫。另外，宜附上參考資料，進行主辦單位簡介，包含本活動意涵與背景等資訊，以利幕僚單位撰稿。

（二）簡短與流暢

所有的流程，應該以「讓總統可以順利完成活動參與」為目標，從動線安排就應該獨立，且避免干擾，進場後總統上台導引、講台位置與設備等都應明確，且避免與其他出席者的行動有交錯，總統的行動流程都應盡量簡單且獨立，總統移動過程中，其他出席者應保持靜止狀態。而若有與其他人同台之活動設計，亦應避免長時間的唱名和上台引導，要透過舞台引導設計，使人員快速就定位。

（三）避免風險性活動設計

會議中若有總統要參與的環節，有兩種風險意識要考量，其一為「安全性」，要避免總統與大眾有太過近距離且難以管控的接觸情境，避免有心人士趁機採取種種不當作為；同時，要避免過程中有場地燈光全暗的活動設計，有時為了視覺效果，會短暫將燈熄滅，但這會造成維安缺口，可能會被要求改變流程。

另一個風險為「公關失敗風險」，舉凡與總統有相關之儀節，其流程、人員與道具都要事先確認與熟練預演，避免太過複雜之動作或機關配合，導致活動出錯之尷尬場面。

三、其他出席人員配置

以總統之安全為核心思維，在總統座位周圍的人，應該都是要身分明確且無不良意圖之人士，同排與後一排座位的與會者是關鍵（要先備好詳細名單，府方會要求提前查驗），同時，總統座位附近，也應預留1-2位維安人員座位。會場最好能將總統附近貴賓區與其他與會者作一空間區隔，主辦單位最好還能派人控管，避免閒雜人等進入管制區域。

四、活動前一日總驗收

府方通常活動當日才會進行場地之總檢查，但活動之前就應該會召開相關維安會議，建議就這些項目，在活動前一日就逐一檢查各項要求是否妥善完備。另外，在總統出席時段，司儀、襄儀、舞台上工作人員、燈光與音響、導引帶位等工作人員，都應從總統抵達到離場之所有程序進行模擬彩排。這些事項之確認項目，宜作成工作表單形式，逐一查驗是否完成。其中建議重點如下：

1. 一分鐘內的司儀進場介紹講稿
2. 現場的府方不同單位人員對接與權責
3. 突發風險控管執行動作對應
4. 舞台劇本與道具

肆、出席當日重點工作

一、當日預彩排流程準備

要避免各種風險，一定要有充足的彩排，府方人員在活動前，也會要求實際進行彩排，並調整不合適之處，彩排的重點會在於總統的動線、各種動作相關設備、司儀與襄儀引導等環節，且要注意會場的燈光、聲音等是否合適，不會令總統有不適感，此處宜請身高比例差不多的人模擬所有流程，並注意協作人員的行動順序，若流程設計不妥，很可能會被要求當天修改流程。

由於總統不會事先參與彩排，所有行動設計都要很符合直覺且簡單，建議前一天就先準備預演一次，若是活動當日才進行，至少預留1小時的彩排調整時間。

二、預留安檢流程

安檢流程是其他活動所不具備的考量要素，所以主辦單位很可能忽略，在設施環境上，除了主會場，還要預留2-20個人左右的空間，給待命的相關人員作為駐所，雖然在活動前會先告知此需求，但建議主辦單位還是先有認知，避免臨時無空間。

由於有總統出席的場合，所有與會者每一次進出會場都要進行安全檢查，而且在總統到場後，行經途徑都不要再有人員逗留，所以活動建議預留2個小時的安檢設備進場與場所查驗時間，同時，告知所有與會者在總統抵達時段前進場，若要預防萬一，可以留有一小空間，處理鄰近時間要進會場之人員。

三、進場與離場前後的維安控管

主辦單位應自行籌組維安小隊，人數規模大小為6-8人，負責控制總統進場之後的會場秩序，總統行動期間，除了事先報備同意陪同人員外（通常是主辦單位與貴賓代表各1名），其他人都應留在座位。若無事先經總統府答應，新聞媒體亦不得在活動期間進行採訪，若有採訪活動，則需另外獨立空間辦理。

活動司儀應在總統進退場階段，都對會場人員作妥善的動作引導，包含歡迎與注意事項。另外，整體管制活動執行過程中，應客氣與友善的對待被控管人員，不要留下「因總統出席就要強制配合」之擾民印象。

伍、結語

邀請總統出席有很多細節工作要注意，本文僅先就幾個影響比較大的環節進行重點提示，若總統答應出席，府方在過程中也會有專人來洽談詳細事宜，本文可以幫助讀者在此過程中，比較順利的完善各種準備。最後，如果想更詳細的了解該如何做，本中心有相關諮詢服務，可以協助您從規劃到執行都完善落實，避免各種可能的疑義與節省錯誤成本投入，有需要可至官網洽詢策略規劃服務。

【參考資料】

•  總統府便民服務網站

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