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企業防疫再升級 打造行動生產力

 新冠肺炎持續肆虐全球,面對全球經商環境、防疫與病毒傳播競賽的非常時期,切勿存有懈怠與僥倖之心,期待不受疫情影響,反倒應思考能否在第一時間,全面性且及時性的進行危機管理,回頭自我檢視一旦疫情或危機發生,我們的組織、人員、系統、流程,是否有能力立即啟動相對應的措施與機制,以迅速恢復正常作業?

 沒有企業希望受到疫情影響而停止營運和生產,面對危機預應,絕對需強調落實演練的重要性。危機管理的重點,包含(1)危機規劃:持續偵測潛在危機警訊,對外與利害關係人保持通透的訊息管道,對內擬定任務編組及處理程序。(2)危機演練:透過宣導與訓練使組織成員具備問題發生時的處置專業知識,並在危機情境下做出最適化決策,採取相對應行動方案。(3)危機資源管理:確保負責危機管理的指揮中心能迅速且彈性調度資源,快速防堵衝擊,並維持組織營運最大效益。

 隨著疫情升溫,企業因應員工在家遠距工作需求,可透過行動辦公室來運作企業行動化管理(簡稱M化管理),讓員工得以利用各種終端裝置,跳脫實體辦公室,仍能保有資訊通透、溝通快速、協作順暢的行動辦公環境。

 以生產力中心為例,1997年建置行動辦公室以來,行之有年M化管理致力落實企業e化營運的各項延伸,除仰賴高度資訊化環境,更需良好知識管理作為營運基石。平日致力讓e化營運融入同仁工作與生活,包含差勤管考系統、顧客管理系統、專案管理系統、財會系統、電子表單流程系統、職能導向人力資本發展系統、數位圖書館、輔導知識管理系統等等,透過M化管理,讓組織成員Anytime, Anywhere, On Any Device都能快速融入各項營運執行工作。

 對於中小企業而言,規畫行動辦公室的主要核心精神,在於無論辦公環境如何變動,員工都可以因其客製化移動性需求,在M化管理下實現企業賦予的各項任務。簡而言之,員工只要在任何可以上網的地點,就可以與企業內部資源進行互動,保持個人生產力。

 在推動行動辦公室的步驟上,建議如下(1)釐清企業對行動辦公室的功能需求;(2)盤點企業目前資訊化程度,包括內外部基礎網路建設完備度;(3)選擇合適廠商提供企業行動管理解決方案;(4)企業文化塑造與持續員工教育,提升員工對M化管理的適應性;(5)實施後的績效評量,包括M化導入成本、員工滿意、顧客滿意、企業未來發展等有形與無形效益。

 最後建議,M化管理基於資安考量,在設計上包含身分識別認證機制、雲端應用整合、網路效能最大化等,在整體資訊安全防護下,都需多加考量。無可置疑的是,為了提高使用者體驗化行動管理平台,後台管理的整合速度都應加快腳步進行。在這個非常防疫時期,生產力中心與大家齊心防疫,打造行動生產力。


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