做好時間管理 工作很EASY

技巧一：分辨輕重緩急

時間管理的第一步，是把每天要做的事情妥善分類，按照輕重緩急做出更細部的行動計畫。

第一類：「重要又緊急」的事。第一時間要完成的，二話不說馬上去做。

第二類：「重要卻不緊急」的事。平時要多把注意力集中在這類事情，如果一再拖延，就會變成重要又緊急的事，應該擬定具體目標和化整為零的計畫，按時完成，長久下將會發現緊急而重要的事情變得愈來愈少，達到「凡事豫則立」的境界。

第三類：「緊急但不重要」的事。通常是些臨時性、看起來似乎需要立刻採取行動的事情，可以先想想完成這些事項是否只是在滿足別人的要求，能否加以婉拒，或利用工作空檔來完成即可。

第四類：「不緊急不重要」的事。不必多花精神體力，甚至可以託付給別人完成。

技巧二：養成良好習慣

時間管理也是一種個人習慣的養成，先把一天要做的事，列一個清單出來並排序，把類似的事情或順道可以完成的事情集中處理，在每項工作完成後要定時進行記錄和查閱，並花時間做明天和後天的工作計畫，以及訂定下個月的任務目標，如此可以兼顧事情的急迫性和長期性。有些事無法每天做但可以每日、週、月做一次或兩次，雖然無法立即看到成效，但是長期下來卻能累積出相當可觀的成果。

技巧三：有效的授權

時間管理效益不彰的原因之一，在於不懂得授權。許多主管抱怨時間不夠用，經常加班，還到把工作帶回家，對於交代給他人做的事情總是不放心，要求部屬每件事情都向自己彙報，如此耗費心力又無法提升工作效率的情況屢見不鮮。田珈瑋強調，授權不是把自己不想做、不要做的工作丟出去，而是要用一種?發性的觀點去引導員工，教授他們做事的技能，引導做得更快、更好，才能達到有效授權效能。

田珈瑋歸納出以下時間管理的幾點要訣，提供參考：

1. 設定優先順序，將工作按照急緩程度排列，緊急事件者優先處理，可緩辦者在時間充裕時再處理。

2. 將事情運用表格格式化，依先後順序分門別類處理。

3. 面臨問題不拖延，避免堆積如山，徒增壓力。

4. 不要只想著問題不行動，儘快設法著手解決問題。

5. 不是每件事都必須做，面對同時出現的問題，要有所取捨。

6. 學會說「不」的藝術，不要過度承諾，適度拒絕他人的要求或請託。

7. 多利用身邊的資源，共同協力完成會比單打獨鬥處理來得快又好。

8. 無法解決的問題，不要鑽牛角尖過度煩惱。