台塑企業創辦人王永慶先生最為人所津津樂道的經營管理是『巡視米缸』,在他年輕創業時,於嘉義經營一家米店,開業初期,面對米店環伺兢爭激烈市場,如何打開市場、更能固守客戶,成為重要課題。
於是他不只從米中挑出雜質(注重米的品質)著手,送米到客戶家中,把米缸的米倒出來,然後清潔米缸,再把新米倒入,最後放上原來米缸的米(先進先出),更重要的是估計食用天數,從顧客家中人口數、大人、小孩、男人、女人,因此在預估顧客家中米快用完時,不用等顧客找米店訂購米,他就主動載米到顧客家中(主動補貨),取得顧客同意後,倒入米缸;就這樣,打開知名店、生意大好,從小米店經營、到建立台塑王國,成為台灣首富、經營之神。
時至今日(21世紀10年代),看王永慶先生在20世紀30年代,創業時的創新營運模式,巡視米缸,主動補貨機制,相隔約七、八十年,雖廣為大家所孰悉,然而,就連鎖加盟總部產業而言(與加盟者有供貨關係),不要說是否能超越,就是做到主動補貨,也不多見,在IT技術運用這麼便利e世代,實在值得玩味、探討。
一般連鎖加盟總部與加盟者,本來就存在供貨關係,也形之於契約,加盟者就必須向總部訂貨,是否就因此,不用提供更好的服務,應絕對不是,事實上,加盟者與總部訂貨是很重要營運核心,而這當中,本來就有諸多問題,如漏訂、或忘了訂,都會造成緊急配送,增加物流困擾,更不用說,因加盟者為獲取更高利潤、不顧品質,向外面廠商訂貨(也說不定廠商有提供主動補貨機制)而跑貨情況。
所以,能夠提升加盟者存貨管理、幫助訂貨,應是連鎖總部樂意為之,事實上,對加盟招商也會有很大幫助,畢竟,可以降低加盟者負擔、心力,專注於營業、銷售。
因此,是否加盟者需導入POS,才能作到主動補貨機制,就零售連鎖加盟體系,進貨跟銷售商品是一樣的,當然,可以很自動補貨,事實上,此時POS機制,不只是收銀銷售系統,更是加盟者的進銷存管理系統。
簡單說明,進貨A商品為新品10個(商店標準存貨為10),總部把進貨A商品的數量10,匯入POS資料庫,隨著顧客購買A商品,POS結帳,扣除A商品庫儲,當降到安全補貨量為2時,則系統會自動產生商品A的訂購,總部就能主動補貨,所以,就零售體系的連鎖加盟,若無法提供主動補貨管理,意味著總部營運管理是需要再加強的,因為,本來運用POS就可以輕易達成的主動補貨,竟然不去做;加盟者是投入POS的費用,不能有最大成效,如協助訂貨管理,這樣連鎖總部發展是可以預期的。
但餐飲加盟連鎖總部,如早餐店、飲料等等,只是供應材料,需經加盟者加工成商品銷售的,則使用POS,要能達到主動補貨機制是有較大困難度、或者值得疑慮,最主要是建構商品材料成分表,如同製造業常聽到的BOM表,對製造業BOM表建立與後續維護都有一定難度與需花費時間、心力,何況,是餐飲服務業,因為有些產品數量的單位是不同的。
例如,連鎖總部供應1KG的奶茶粉,加盟者可以煮成多少杯奶茶銷售呢?進而,經由POS紀錄已有多少杯奶茶銷售,所以,需要再補多少KG奶茶粉,其實只要商品材料成分表紀錄清楚,經由電腦計算,還是可以知道,但如同所說的,花費心力、時間投入建置、維護商品材料成分表的人力成本考量,與產出主動訂貨表精準度如何?並且是否可以適用於全面材料主動補貨?
所以,像這類業種加盟連鎖總部對加盟者導入POS,盡責在商品情報銷售分析即可,若要達到主動補貨管理機制,建立商品材料成分表作業程序,也是可以做到。
當那時的王永慶先生,用小本子記錄顧客人口數,就能約略估算出補貨時程,也沒有在顧客家安裝用飯紀錄表之類的,那麼加盟者是否有導入POS,與主動補貨機制,是沒有必然關係,無可否認,導入POS與相關配套措施,是可以更精準與自動的。
因此,從小本子紀錄提升到IT技術電腦運算處理,不管需訂貨品項有多少種,加盟者家數有多少家,從商圈、營業面積、泠凍櫃大小與訂貨量和相關營業要素等等,都可以做得到與推算出來,需補貨行程,協助與提供加盟者主動補貨提醒機制,然後經由加盟者確認訂貨數據,快速完成訂購,大大減輕降低加盟者訂貨處理程序、並能避免漏訂與緊急訂貨程序,而且隨著相關因素與經驗累積與增加,管理機更能凸顯。
所以,對於加盟者與總部而言,加盟連鎖總部主事者從巡視米缸管理的主動補貨概念,運用資訊技術落實與徹底執行,把耳孰能詳經營管理,付諸施行不過是個信念,但企業成長動力,從此見分曉。