製造業基層主管戰鬥力提升實務

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一、管理者任務

  管理者主要的任務就是管事理人,為了達成企業任務必須透過部屬完成任務,須運用公司的制度、規章、作業標準,或約定俗成的慣例,在不違反公司規定、政策下,執行管理;為了順利達成任務,進行有效的管理,管理者必須認識部屬個性、專長、能力,才能適才適任;此外管理者更需敏銳的判斷經營的環境變化,迅速反應有效處理,才能滿足客戶需要。此外更需有執行力,才能達成企業目標,持續改善達成以最少量的投入,最大產出的目標。

  管理者所要管的對象例如:人、原物料、機器設備、模具、治具、工具、市場、客戶、成本、作業標準、技術、時間、情報管理…等等,這些都是非常繁鎖且複雜,要管理者親自一項一項處理是不可能的,必須靠部屬協力合作,才能有效達到希望目標。
部屬工作不能達到主管所需要的標準,往往是能力不足或是態度偏差,部屬能力不足,管理者一眛用強迫、處罰方式,要求完成任務是不會有效果的,更可能導致報喜不報憂的組織氣氛。

  企業績效不彰,常常聽到管理者怪部屬能力不足,確沒有反省管理者本身如何訓練與教育部屬,使部屬的能力快速達到需要的職能,這是管理者能力的展現,也是重要的任務,本文以製造業為例,個人親自體驗的作法分享:

二、管理者必須具備的管理能力

  首先管理者必須具備的能力,態度是最重要的,優良的管理者應該具備公正、公開、公平的看待所有人、事、物,必須很開朗的與基層管理人員面對面對話,既使與管理者意見不同,必須存有接納不同聲音的雅量,不能存在我是主管我說了算,抹殺屬下創意,這種文化一旦形成,更進一步就依賴管理者,最終的管理文化是,『不敢、不會也沒有能力』的畏縮拍馬屁文化。常言道將帥無能累死三軍,管理者必須很深刻的體認,部門績效不好必須從本身管理力開始反省,思考解決對策,切莫推卸責任給部下,以身作則,建立應有的領導風格,以及明確的傳達負責任的信息給部下,告訴部下績效不好是沒有藉口的,是管理者管理和領導出了問題。

  另外管理者必須具備管理能力有,正確管理意識例如:品質意識、問題意識、改善意識、成本意識、生產意識(效率意識)、交期意識、安全意識;專業功能別管理方面例如:生產管理、品質管理、再製品管理(物料管理)、庫存管理、營業管理、財務管理、研發管理、人事管理等等;其他管理力例如:目標推行力(執行力)、組織能力、問題分析與解決能力、溝通能力、激勵部屬能力、培育部屬能力、自我反省改革能力等。

三、主管職責的展開

  明確職責,使部屬瞭解他的工作內容和目標,親自引導無論如何必須達成目標的氛圍,讓基層主管感受優良的管理文化,將基層主管職責部分展開,如下列工作查核表方式;有耐心的給於指導、確認,互相對話取得共識,瞭解管理者的意志,取得互信,將職責展開至每日工作的查核表,從早到晚順序如下。

(一)、基層主管早上上班時(約40分鐘之內)工作重點:

  1. 主持朝會(檢討昨天??度、品質、機器、作業,觀察人員是否 有異常,鼓勵表現優良人員事蹟)。

  2. 分派個人工作,並且明確達成目標

  3. 巡視崗位,檢查(品質、作業是否正確、機器)狀況

  4. 針對上述異常的矯正處理

  5. 統計昨日生產狀況,日報表準時交生管。

(二)、基層主管其他上班時間的工作重點:

  1. 使相關人員了解品質標準,確保品質與改善品質,以及首件、末件品質確認,更高一層主管要查看首件實物、紀錄,養成不作表面的文化。

  2. 品質異常處理。

  3. 工作教導。

  4. 定時工作進度確認,與異常改善。

  5. 人員管理(含人力調整)。

  6. 作業標準再建立。

  7. 計畫未來可預見工作(生產、品質、模、治、工具等)。

  8.工作場所的5S結合改善。

  9. 溝通前後配合單位要求,或本單位作業要求。

  10. 跟催原物料、領取所需原物料。

  11. 教導類似零件不同型號使用的區分(早會時說明、巡查時確認)。

  12. 隨時記錄個人工作表現,應用於考核。

  13. 工作安全事宜。

(三)、基層主管下班離開公司之前工作重點:

  1. 檢查單位內個人工作區域水、電、氣是否關閉、工具、產品是否異常現象。

  2. 確認每一個人產量完成度(查看個人生產日報)。

  3. 確認今日品質狀況,思考異常的解決與預防,並付之行動。

  4. 計劃並分派明日工作(檢查機器、工具、模具,原物料、包材)。

  5. 確認明日產品品質需求狀況。

  6. 人員工作表現的紀錄,以利期末考核評估依據。

  7. 檢查個人責任區域,是否有異常情事。

  8. 書寫今日工作日誌。

四、如何才能做好自我管理

  主管的提示,部屬的自我管理是成功關鍵,要如何才能做好自我管理?基層主管必須有正確的工作意識,除了獲取報酬之外,更重要的是:能力的提升與工作成就感,贏得主管的信任價值;因此有效又經濟合乎實際的方法是『從做中體驗』,從每日工作當中吸取經驗;當然有主管引導和部屬主動的意願配合,將能事半功倍。

  『從做中體驗』必須從每日下班離開辦公室之前填寫當日工作日誌開始,這是幫助自己工作順利,能力成長必須作的功課,方法是將每日工作的事,逐項記錄內容如下,思考這些工作發生的過程及結果,滿意就保留經驗,累積日後再使用,不滿意就思考改善對策,持續有恆的進行,千萬不要誤解這是ㄧ帖特效藥。

五、工作日誌的寫法

  1.由這些過程及結果,可以檢討做這些事的滿意、不滿意之處,將特別事項(有差異的事)記錄下來,例如。

    (1).機器設備、模具、治具、工具、夾具、檢具、刀具等有那些滿意、那些不滿意?

    (2).現場工作的技術、工作的方法有那些滿意、那些不滿意為何,下一次如何參考運用?

    (3).物料方面有那些因素影響生產,順利或是有阻礙?

    (4).與上司、同事、部屬接觸的過程中,對方反應如何? 自己態度有哪些方面應改善,有什麼事情應改善做得更好。

    (5).工作場所合理嗎、作業、搬運、安全、儲存方面、有什麼必須再改善?

    (6).時效、時間控制方面是否符合目標、那些影響因素掌握可以更好?

    (7).作業流程順暢,與不順暢的待改善部份。

    (8).成本方面:有那些活動、作業、物料等是浪費的。

  2.以上這些滿意部分保持,並且思考若有其中有些因素變異,是否有一樣的結果,不滿意部分思考發生的原因及改善對策。

  3.關鍵點是管理者每日必須多次巡視現場,發現異常一方面當場指正,一方面檢視部屬日誌有否記錄避免流於形式,更是避免揚善隱惡的  文化;此外將所有部屬的問題整合,協助基礎主管解決問題,並且對有貢獻的行為給予鼓勵,對影響績效的行為給予指正,塑造優質企業文化。

  4.當今日工作一一自我檢討之後,為使明日績效更好,於今日下班前從以下四項目,思考安排明日工作順序,作成明日計劃。

  (1).檢討當日工作不滿意,待改善應該做的事項。

  (2).依計劃明日之後應做的事項。 

  (3).臨時性的工作。

  (4).上司交待的事。

六、結論

  管理者運用管理循環(P、D、C、A) 推動管理,計劃不周全徒勞無功,計劃之後不追蹤目標就不會順利完成,等於只說不做,績效必然不彰,這種組織文化必然互推責任比『爛』,提升績效這是各階層主管的責任,推動落實『盡責』開始之初必然有阻力,最有力的做法是管理者順利的轉動管理循環,從明確職責確實做好每天每一件工作,並且確實檢討每天每件工作;但假若管理者能力差不長進,基層主管能力更不會進步。因此兩者能力唯有不斷精進如下圖,一階段一階段的前進,穩固之後再精進必然會倒吃甘蔗,愈持久愈香甜,成功是必然的。

【參考文獻】
[1] 生產力中心MTP 講義
[2] 楊鐵城輔導資料
[3] 楊鐵城日常管理講義

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