培訓成效的四項核心關鍵

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       人力資源管理的是企業最重要部分,企業要持續不斷培訓員工,讓員工的發展與企業的發展相結合,企業才能更上一層樓,有些企業主對人才培訓上,不管在人力或物力上都大力支持,但也常感慨付出很多,但看到的成效,好像沒有預期的好,問題到底出在哪裡?   

       有些人或企業在參與學習上,常常帶有“機會主義”的心態,總在緊急又有需時的“機遇”出現時,才意識到需要培訓。而當培訓和日常工作相衝突時,往往又放棄了進行必要的培訓和學習,到底訓練該如何規劃與進行,才能呈現最好的效果。

關鍵核心一:釐清組織的發展策略

       訓練要看到學習成效,首先組織負責經營的相關人員,要將經營理念釐清,明確的指出組織的使命、核心價值及共同願景,讓組織成員清楚了解,再根據經營理念以SWOT方式做交叉矩陣分析,了解市場的需求在哪裡?組織自己的優勢在哪裡?如何將組織的優勢結合市場需求,並採取什麼攻擊策略,將所產生策略主題轉化為策略地圖。   

       探討策略主題間的因果關係,檢視策略的合理性及重要性分級,是否有遺落,合併策略主題,將策略主題轉化為目標項目,決定每一個目標項目的衡量項目、目標值及目標值定義,在做策略規劃及管理上,務必要真實的面對目前組織的狀況,並依現況訂定出短中長期的目標,而不是將目標訂的遙不可及,而是比目前的能力努力些就可達成。

關鍵核心二:從需求分析中找落差

       培訓需求分析是指在規劃與設計每項培訓活動之前,由課程活動的關係人,如培訓需求部門、主管負責人、培訓工作人員、講師、受培訓者..等關係人,採用各種方法與技術,對參與培訓的所有組織及其員工的培訓目標、知識結構、技能狀況等方面,進行系統的鑒別與分析,以確定這些組織和員工,是否需要培訓,及如何需要培訓的一種活動或過程。

       培訓需求分析是確定培訓目標,設計培訓規劃的前提,也是進行培訓評估的基礎,如果沒有做過培訓需求分析就辦培訓,往往會造成主辦單位、受訓單位主管及參與者間,對課程的目標認知有落差,而無法達到培訓效果。

       筆者就曾於98年金融海嘯期間,接到一家科技公司要求,前往授課,在授課之前曾多次的尋問該單位為何要做PMP國際專案管理師的培訓,但始終沒有一個中心主軸,只是該公司的管理者希望在此段期間,主管們能考取PMP國際專案管理師的證照,這是老闆的要求,人資當然就照做,並要求筆者一定要多出考題,讓他們在此段期間好好讀書,但來參與的主管,則擔心組織會不會再做其他的合併,或者現在採無薪假方式,後面到底老闆的想法是什麼?接到訂單,就回生產線工作,沒訂單就回來上課,加上又要求去考國際證照及人資每次都關心學員哪些單元考了幾分,學員又處在自己為什麼要花將近兩萬元去考證照…等等錯綜複雜的心情中,可想而知,學習效果當然不佳,更不用說將所學內化及應用到工作中了,這都是因為事前沒做需求分析所造成的結果。如何做需求分析:

1. 依策略發展分析:可從策略層次來分析,對未來組織要做什麼來分析人力專業需求,考慮改變組織發展方向,員工需優先具備哪些職能來分析。

2. 依目前組織分析:從目前的組織找出企業存在的問題,檢視企業目標與對目標發生影響的因素有哪些,並確定這些因素可藉由培訓,來解決落差(GAP)。

3. 依個人發展分析:個人實際績效與績效標準,對員工技能要求的差距分析。依據員工業績、技能測試和個人需求進行調查問卷,分析後再進行訓練規劃。

關鍵核心三:做對培訓規劃

       培訓前要針對特定時期內,將要進行的培訓工作,做預先擬訂的規劃。培訓規劃是培訓組織實施的依據,培訓規劃最好由承辦訓練組織與講師共同溝通規劃,可從源頭的需求分析,到培訓評估及後續的應用行動計畫,做一較完整及明確的課程規劃。

       由於辦訓組織的資源有限,一般辦訓者都會想到以最低的價格,獲得最大的效益,筆者在此建議企業辦訓主管及負責人,必須要了解課程內容或尊重講師的建議,以最能發揮學習效果的人數為考量,而不是越多越好,讓投入的資源能得到最有效的利用。
培訓規劃的主要內容有:

1. 培訓目的:說明為什麼要辦這次的培訓原因及期望。

2. 培訓目標:員工培訓應達到什麼樣的標準,一般都是根據培訓目的,結合培訓資源配置的情況,將培訓目的具體化、數量化、指標化和標準化,當成課程結束後的評估判斷。

3. 培訓內容: 明確指出培訓對象是誰最適合、培訓些什麼類型,最好請講師規劃設計出課程大綱,並說明使用什麼教學方法及時間,培訓後能有什麼效益產出。

4. 培訓範圍:可包括個人、基層、部門、企業四個培訓層次。

5. 培訓規模:受人數、場地、培訓性質、工具以及費用等的相關影響。

6. 培訓時間:最好明確列出日期、星期及期間。

7. 培訓地點:學員接受培訓的所在地區和培訓場所,如果是在辦公室之外,要將交通工具到達方式或住宿地點做明確說明。

8. 培訓成本:指企業在員工培訓過程中,所發生的一切費用包括:

(1.)直接培訓成本:在組織實施過程之中,培訓者與受訓者的一切費用總和,如講師費、場地費、伙食費…等,支付出去給外部的費用。

(2.)間接培訓成本:在培訓組織實施過程之外,企業所支付的一切費用總和,如因受訓而沒有生產,但組織還需支付給員工薪資、交通費…等費用。

9. 培訓教師:根據培訓目的和要求,充分全面考慮培訓講師的合適選出條件和任用問題。

10. 培訓計畫:提出培訓規劃的具體實施程式、步驟和組織措施,培訓計畫必須滿足組織及員工兩方面的需求,並兼顧組織資源條件及員工素質基礎,充分考慮人才培養結果的不確定性。有了培訓計畫在後續的執行及監控與結束上,都有依循的標準,還有不會遺忘主要任務、清楚地知道彼此的職責、了解任務間的依賴關係、有衡量的基準及跟蹤及控制的重要工具。
 

關鍵核心四:將培訓成效納入績效考核

       計畫制訂有方法、有能力,此時態度就決定一切了。實踐中,最好將培訓成果納入考核指標裏,就能取得較好的效果。培訓計畫制訂的品質,直接影響到培訓工作績效,所以培訓計畫自身的品質尤其重要。但培訓計畫的制訂是否成功,關鍵有管理體系的完善、制訂人的個人能力,還要重視計畫品質考核。

       行政院勞委會職訓局自2005年就開始推動「國家訓練品質系統」(TTQS),TTQS是參考英國IIP和ISO 10015等訓練品質方案或規範,研議修訂符合台灣訓練而成的體系,整體架構是以PDDRO五迴圈來控管訓練品質,至今已推動6年,國內辦理訓練單位藉由TTQS改善其訓練機能與效益,就是掌握這四項關鍵核心,讓訓練與企業的發展需求結合,而看到成效。

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