剖析目標管理的作用與做法

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        企業營運計畫是指企業內生產經營活動的綜合性計畫,這是企業經營目標、經營決策以及經營方針的具體化實現要素,也是企業全體員工的行動綱領。然而,企業要想在組織內進行共同的生產經營活動,並使每一位員工都動起來,就必須建立一個共同的目標,讓目標的驅動,確定每個人的具體目標,使個人的目標遵從整個組織共同的總體目標而努力。這個總體目標既是企業各項生產經營活動的出發點,亦是各項管理活動期望得到的成果。因此,目標管理就是企業在一定的時期內,確定的總體目標、制定方針、目標措施、進度安排、具體實施、效益考核….等等的組織內部自我控制,並達成目的的一種管理方法。

        目標管理是美國管理學家彼得.杜拉克於1954年首先提出來的。他認為一個組織的目的任務必須轉化為實質目標進行管控,他亦說明如果一個組織內沒有特定的目標指引,長久下來這個組織勢必會被大環境所忽視,甚至是放棄。所以,各階層管理人員唯有帶領這些目標對部屬進行輔助,並以目標衡量每個人的貢獻,才能確保企業或組織總體目標的實現。如果沒有一定的目標來指導每個人的工作,那則是組織的規模越大、人員越多,發生衝突和浪費的可能性就越大。

  因此他提出,讓每一位員工根據總體目標的要求來為自己制定個人目標,並努力達到個人目標,進而實現總體目標。為達到這個目的,他還主張在目標管理的實施階段和成果評核階段中,應做到充分信任員工,並授權、溝通與協商,使員工實行自我控制,獨立自主地完成自己任務。此外,成果的考核、評價和獎勵也必須嚴格按照每個員工目標任務的完成情況和實際的成果來進行,以進一步激勵每個員工的工作熱情,發揮每個員工的主動性和創造性。

一、目標管理的理論依據

        目標管理的理論基礎依據是心理學中的目標論而來。主要論點是,任何一個組織,有系統的層層制定目標進行管理,並強調目標成果的評核準則,是可以用來改進組織內的工作效率和員工的滿意度。其具體內容有以下幾點:

  1. 一個具有明確目標的組織才能成為一個高效能的組織:

  在管理心理學中我們清楚了解,所謂「組織」就是由各部門分工合作並賦予各職級權責,為達到組織的共同目標而合理化協調一群人的活動。因此,這個定義告訴我們,組織必須有一個明確的共同目標,而組織中的每一個成員都必須是為了達到這個特定的目標而努力,並且達到組織目標的過程中要講求效益和效率,更要正確處理人與物之間的關係,以最經濟有效的方式去達到目標。

  1. 不斷滿足廣大員工的需要,是組織內工作積極性的關鍵:

  心理學家認為人的需要可歸納為五類:生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、自我成就需要。它們就像階梯一樣由低到高,一種需要滿足了,就會再向高一層次的需要發展,所以,企業這就必須引導員工多為組織做貢獻,使個人目標與組織目標緊密結合,發動廣大員工從企業總體目標中制定個人的工作目標。

  1. 追求較高的成就感是每個員工的工作動力:

  追求較高目標是每個人的理想和抱負,並且是每個人的工作動力,只要透過正確的引導,將每個人的工作熱情與成就感充分調和,每個員工即會向高標準看齊,為高目標而努力。

二、目標管理對組織的具體作用   

  1. 目標管理能夠發揮每個人的聰明才智,增強組織的凝聚力:

  目標管理必須是要圍繞在企業總體目標下而層層展開並逐級落實,形成整個企業的目標連鎖體系,把每個人的力量都集中到完成總體目標上,形成一個從上到下且朝氣蓬勃的管理局面。

  1. 目標管理能夠增強企業和組織各級管理者的應變能力:

  企業和組織各級管理者必須要根據內外部條件的變化,適時又正確的制定組織目標,動員全體員工實現目標。在目標管理實施中,上級主管必須適當授權,讓每一個員工面對已變化的工作環境,適當的、合理的作出判斷和決定,並採取積極必要的措施,以適應複雜多變的企業環境。

  1. 目標管理能夠提高各級管理人員的領導能力:

  組織各職級管理人員除應具備決策能力、組織能力和控制能力之外,在實現目標管理的組織環境裡,亦能培養和鍛煉管理人員的領導能力。

  1. 目標管理能夠改善和提高員工的素質。
  2. 目標管理能充分引導廣大員工的主動性和創造性。

        綜上所述,目標管理透過整個企業目標體系的制定、實施和評核活動,創造企業各方面工作的合理化,把每個人的潛力全部挖掘出來,形成一個實現目標而相互合作的生命共同體,並透過這個整體機制的運轉,來提高企業的總體經濟效益。

三、目標管理的執行內容與程序   

        目標管理的基本內容,是由企業主要決策者根據企業外部環境和內部條件、市場調查預測資料、企業策略目標和營運計畫指標等方面的情況加以分析,並且充分聽取廣大員工的意見,制定出整個企業的總體目標、部門目標以及個人目標,形成一個全組織且多層次的目標管理體系。所以,目標管理的主要工作內容與程序如下:

(一) 目標體系的制定:

  這是目標管理的第一階段,先由企業經理人在每個計畫初期,確定企業的總體目標和基本方針,下屬各部門負責人根據單位內的情況,為完成企業總體目標而提出部門目標,部門或單位基層小組負責人為完成部門或單位目標制定小組目標,基層每一個員工為完成小組目標而制定個人目標。這樣自上而下的將企業總體目標層層展開,落實到每一位員工,形成一個完整的目標連鎖體系。分析企業目標體系的制定又可分為兩個工作步驟:

  1. 總體目標的制定:

  總體目標的制定是目標管理的中心工作。總體目標明確說明企業在一定時期內各項工作的努力方向和管理目的,所以,總體目標應由企業方針策略、定量目標和執行方式所組成。(1)企業方針策略:企業方針策略是企業在一定時期內的行動綱領,這是根據企業經營策略、營運計畫和企業面臨的實際問題,經過充分討論找出的企業首先應解決和改善的重大問題。(2)定量目標:即在總體目標指引下制定具體的定量目標值。制訂出定量目標值,日後的管理就有衡量標準,便於日後評核和進度掌握。(3)執行方式:是指為達到定量目標而採取的對策方法與措施。

  此對策方法與措施必須是從各單位的實際情況執行起,並考慮可能影響定量目標實現的種種不利因素,然後制定出相應的策略方法。執行方式的考慮項目應包括:組織現狀、對策方法、訂定標準、完成程度、預期效果、責任承擔者、進度控管、檢查者、檢查要求、日期等等。

  1. 總體目標的展開:

  企業的總體目標制定之後,企業經理人必須向全體員工宣佈,並引導各職級員工分析並落實。首先,企業高層主管宣佈目標後,即要求各級負責人(廠長、課長、站長、主任…等)將定量目標、執行方式向部屬明確告知,做為部屬制定單位目標或個人目標的依據,且企業高層主管制定目標的執行方式也要與部屬充分磋商後才能正式決定。其次,部屬在制定目標時,必須在充分了解和掌握部門目標與執行方式後,才能著手制定自己的目標和執行方式。部屬在制定自己目標過程中,必須使自己的目標得到上級主管的認可,而上級主管也有責任,檢視部屬的各項目標值對實現總體目標的成效,並分析其執行方式的可行性與可靠性。

(二) 目標的實施:

  這是目標管理的第二階段,即是完成目標值的階段。這階段的工作內容有三部分:一是充分對部屬授權,使每個人都能明確在實現總體目標過程中,了解自己應該負起的責任,讓他們在工作中實行自我管理,獨立自主的實現個人目標。二是加強領導和管理,主要是加強主管與部屬間的意見交流,並進行必要的指導。

  至於部屬應以什麼方法和手段來完成目標,則聽其自行選擇的方式,此目的在於發揮部屬的積極性、主動性、創造性和工作才能,進而提高工作效率,確保目標的實現。三是目標實施者必須嚴格按照「目標實施計畫」上的要求執行工作,確保目標實施階段每個工作單位有條不紊,忙而不亂的開展工作,完成預期的各項目標值。

(三) 目標的成效確認:

  這是目標管理的最後一個階段。其工作內容是,當目標實施活動已按預定要求結束時,就必須按定量目標值對實際取得的工作成果作出評核,並使這種評核與獎勵可以相關連,同時還要把評核結果及時反饋給目標執行者,以便日後總結目標執行的經驗。另外,目標達成成果評核的目的,是為了促進日後執行類似工作的改善,並透過獎勵或表彰來鼓舞全體員工的鬥志,確保企業總體目標的實現。而具體執行的步驟如下:

  1. 目標實行者自己評核個人工作成果

  企業每一個目標實行者,根據制定的定量目標值和自己完成的實際工作情況,進行自我評核。實行者要檢查自己在達到目標過程中所採取的措施、手段是否合適;在工作條件變化的情況下,自己的適應能力以及努力程度…等,並詳實記錄目標執行時的過程經驗,以便找到今後自己執行類似工作的改善關鍵。

  1. 主管對目標施行成果的評核

  組織內各級主管應透過個別協商或召開座談會的方式,對部屬評核目標施行的成果,使其恰如其分的評核個人成果。主管評核時,應採取啟發引導方式,以婉轉的口吻提出自己的看法,以便部屬充分陳述自己的意見,並經過積極溝通引導,鼓勵部屬為達成今後更高的目標繼續努力。

  1. 評核小組綜合評議

  組織內應由各部門推選代表,成立具公平性的評核小組,在目標的成效確認階段,經過會議方式對各項目標成果逐一進行評核。

  1. 獎勵與總結

  目標管理評核的結果除了作為一份重要資料反映在人事考核上以外,還要對成果優秀者給予獎勵和表彰。對那些未完成目標值或在工作中有明顯不足的員工,在追究責任的同時,還得要幫助他們總結執行經驗中所犯的錯誤,並分析其問題的原因,找出解決辦法,指明努力方向,激發員工其日後工作的衝勁。

  1. 目標管理評核工作

  這是下一個目標循環制定目標體系的重要依據,這一階段是上級主管進行指導、幫助和激勵部屬工作熱情的最好時機,更是企業投入全面化管理的好方法。評核工作完畢後,目標管理的一個循環周期即告結束,但目標管理實質上是一個不間斷且反覆執行的循環過程,每一個循環都是在前一循環充分實行後,經過企業或組織總結需要再提升的新水準方向所制定,考量縝密週延。因此,此管理手法是在現代化的企業內不能不執行的好法寶。

四、結論

  企業營運計畫著重於財、物兩方面事前準備管理,而目標管理則是著重於人的任務性指標。

  企業營運計畫是企業經營者根據客觀經濟條件和企業具體情況所確定的,儘管在編制過程中還可以討價還價,執行中還可以適當調整,但是一旦確定下來,就必須努力完成。而目標管理的目標是在各部門和每一位員工自動自發的基準條件上,相互協商所確定。兩者雖都得努力完成,但意義大不同。

  企業營運計畫是由企業的中、高職級經營管理人員所編制,儘管也徵求基層的意見,但實質被考慮的聲音並不多見。而目標管理是在確定目標時,各個基層單位以及每一位員工都要參加,而且基層管理人員和員工都是制定目標與管理目標的成員。

  目標管理和企業營運計畫都是企業管理的重要工具,二者既有關聯又有區別,相輔相成。總之,目標管理是企業營運計畫的補強,也是實現企業營運計畫的重要手法,而企業營運計畫則是確定目標管理的主要依據,由此看來,目標管理與企業營運計畫確實是息息相關而且密不可分啊!

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