淡定標準化

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一 . 唐三奘如何快速有效達成西天取經目標

  西遊記故事:唐三奘與徒弟孫悟空、豬八戒、沙僧、白龍馬,經過八十一次磨難,到西天取經的過程。結局是悟空等降伏妖魔,安達西天取回真經。也有人說這是明朝政治社會的縮影,悟空:普通官人,無法融入社會被貪官排擠,雖被昏君誤會,但依然會來解救昏君。三藏:昏君,相信貪官而誤會官人。八戒:貪官,巴結討好昏君,惡意中傷官人,同時也欺壓百姓。悟靜:百姓,默默受欺負。

  要強調的是假如將唐僧西天取經當作一項事業經營,並制定相關標準規範,如取經路線圖,職責分工標準,紀律管理標準,緊急應變措施標準,持續改善標準,再發防止措施標準…,必能快速有效達成西天取回真經之目標。

二 . 標準與標準化

  管理科學化創始人泰勒先生強調科學化管理四大原則的首要原則是:「使所有的工具和工作條件實現標準化和完美化。」《改善:日本競爭成功之鑰》一書提及:「任何流程除非標準化,否則不能達到真正的改善」;《豐田模式:精實標竿企業的14大管理原則》一書亦點出:「標準化是持續改善與品質的基礎」、「標準化是持續改善、創新及員工成長的重要基礎」。以上可看出標準的重要性。

  什麼是標準?簡言之,在預定的生產或服務業務範圍內獲得最佳程序,經共識制定並依照預定核准流程確認,共同使用的和重複使用的規範性檔案。並以品質效率安全、技術和經驗的綜合成果為基礎,以促進最佳的共同效益為目的。它包含了6大要義,1.物件:重複性的事物;2.目的:獲得最佳程序(確保品質,提高效益……);3.制定規範:各方協商一致;4.核准發佈:公認的確認程序;5.內容:品質效率安全技術成果和生產服務經驗的總結;6.適用範圍:一定範圍內共同實施。

  標準的實施是指有組織、有計劃地貫徹執行標準的活動,是標準制定部門、使用部門或企業將標準規定的內容貫徹到生產、服務等領域的過程。它是標準化工作的任務之一,也是標準化工作的目的。

  標準的實施監督是企業對標準貫徹執行情況進行督促、檢查、處理的活動。其目的是促進標準的貫徹,監督標準貫徹執行的效果,考核標準的有效性和合理性,通過標準實施的監督,隨時發現標準中存在的問題,為進一步修訂標準提供依據。標準的實施監督可透過標準稽核小組或TQM全面品質經營組織之標準化小組執行標準稽核與持續改善。

標準化:指在一定的範疇內,針對生產或服務的內容,建立共同而經常使用規範的活動,以期達成整體經營的最佳化程度。標準化活動包括標準之制定、發行及實施等過程。產品、過程及服務為廣義的標準化主題,其標準內容涵蓋了材料、組件、設備、系統、界面、程序、功能、方法、表單圖表或活動等。

  標準化是制定標準、實施標準的一系列“活動”,如標準的制定,依據標準所進行的培訓、檢驗檢測、認證、稽核持續改善等。也就是說,標準化是有目的制定、發佈、實施標準的活動。

三 . 企業標準化問題

  當前很多中小企業面臨效率低落,成本無競爭力,員工執行力低,經營環境變化急遽,經營層卻著重苦思如何開拓市場與獲取利潤,大多忽略一個重要課題做好企業內部標準化。一般問題如下:

1.不重視標準,標準不足。

2.通過相關品保制度認證,但標準未能持續更新與改善。

3. 雖通過相關品保制度認證,標準卻仍是嚴重不足。誤以為取得品保認證標準化就做得很好。

4.標準架構完善,但執行力不佳,導致執行成果打折。

  當我們看到一家公司現場凌亂,設備髒污 ,員工士氣低落就可確定這家公司標準化沒有做好。也可以說:標準化沒有做好的公司,很容易淪為不賺錢的辛苦企業。

四 . 企業為何要導入標準化

企業導入標準化的理由:

1.改善產品與服務品質

2.吸引更多顧客

3.強化自我競爭優勢

4.增加外界對企業的信任感

5.降低錯誤發生

6.降低企業成本

7.增加產品相容性

8.遵循產品相關規範

9.使產品銷售更加容易

10.增進企業成功機會

11.保護消費者利益

12.易於管理

五 . 企業標準化效果

1. 節省成本

2. 技術累積及提升技術水準

3. 企業經營成果績效水準提升

4. 增加零組件的互換性減少零組件品項

5. 品質提升與穩定

6. 安全維護

7. 達成品質成本效率準時出貨目標

六 . 小結

  成功的企業就是標準化做好得企業,例如麥當勞強調:連鎖店只有統一標準,而且持之有恆地堅持標準才能保證成功。麥當勞從一家為過路司機提供餐飲的快餐店,迅速發展成為全球快餐業的龍頭老大,其成功的最大關鍵就是數十年如一日的標準化管理。

  麥當勞內部經營管理標準化的八大方向:願景理念標準化、品牌標準化、服務標準化、品質保證標準化、經營管理標準化、人才培訓標準化、連鎖店管理標準化以及異常與危機管理標準化。

  企業推動標準化較適合的方式是導入ISO-9001品保系統(製造或服務業均適用)或ISO/TS-16949品保系統(汽車零組件製造業適用)。原因是這兩套標準在經營管理各構面上都相當嚴謹,只要按照相關品保法規展開(如附件:ISO/TS-16949內部文件一覽案例),企業標準化基本上應有的內容範圍(人力資源、管理職責、文件管理、工作環境、生產或服務過程、持續改善、矯正預防措施、採購管理、品質管理、新產品開發管理、內部品質稽核…)都已列入ISO法規內。

  貴公司標準化做得如何?從標準的週延性、標準的適合性、標準的執行力、標準的新穎性、標準的執行成效等各方面定期淡定思考,展開標準化精進活動,一定能對企業經營績效有所助益。

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