你是訓練達人嗎?

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  在企業人力資源的規劃上「人」是重要的元素,一個組織若沒有「人」就無法成為一個完整的企業,因此人力的分配與分工合作就格外的重要,所以人才培育常成為企業內部,人資部門一個重要的課題與業務。一般員工教育訓練的目的可分為職能別、階能別、及一般通識課程來規劃。以階能別如「初階主管之管理才能」的訓練有工作教導(TWI)、「中高階主管之管理才能」(MTP),職能別如其他產、銷、人、發、才等依不同職能規劃於技能面、知識面、態度面等課程之設計。其他像政府法令所規定依不同的規模、形式所規範的證照類課程(如甲、乙級安全衛生管理技術士、品質管理工程師、工地主任、防火管理人等)則不在本文中探討如何企劃與執行,因為不同主管機關所管轄的課程,有其不同之規定。本人從事教育訓練業務近二十年的經驗,將針對辦理種類及對象、方式、課程設計、講師邀約、地點的選擇略加說明,提供給有興趣從事相關工作性質的人員一點拙見,希望您透過本主題的分析能達到事半功倍之效。

壹、訓練種類及對象:

  ㄧ般訓練課程可依其性質簡單分為第一、職前訓練:針對新進人員訓練,使其瞭解組織環境,及其職責與權利義務。第二、在職訓練:針對在職場上之工作訓練,使員工更加認識組織環境,及學習新工作知識與技能,增進工作績效。第三、師徒訓練:針對個人經驗的傳承以師徒制方式,教導給同仁對工作技能在理論與實務間的廣泛傳承。第四、專長訓練:針對職務以外或個人之興趣進行第二專長培訓。第五、委託訓練:委託其他訓練機構代為培訓。第六、同儕訓練:利用同事間的情誼在工作氛圍內互相感染,提昇工作效率,或建立工作的標準程序(SOP),方便教導給同仁。

貳、訓練的方式:

   訓練的方式可分為一、簡易式如演講法、研討會法、演練示範法、個案討論法,二、輔助器材式如視聽器材補助法、電腦輔助教學法,三、情緒抒發式如敏感度訓練法、角色扮演法、激勵訓練法,四、團體合作式如分組討論法、團體教學法、研究報告法等…………,ㄧ般採用的方式會依訓練的性質及對象而有所不同。辦理的型式亦會依照人數的多寡採派訓或自行辦理方式進行。

參、課程設計:

  如果你是「專業訓練經理人」,一般公開課程規劃首先需考量的是市場需求及世代趨勢,亦可創造新話題來規劃帶動流行新知。若是「人資專員」則需考慮企業員工的職能缺口或員工的喜好來規劃,例如目前的流行趨勢是智慧型手機、網路行銷、投資理財、網路購物、運動健身、美容養顏等話題,可依這些流行元素加以設計、規劃相關主題成為可販售的課題,達到創造績效的熱門課題。除上述說明課程規劃的方向外,還有包含很多專業課程的規劃,如補習教育也是充滿規劃的挑戰性。本文將著重「專業訓練經理人」於規劃課程時的重點加以介紹。

肆、講師遴選與邀約:

  講師遴選是課程成功與否最重要的因素之一,如果遴選錯誤再好的行銷也於事無補,因為參加的學員最主要的目的是希望在課程中,得到想要的知識或技能,如果無法得到這方面的滿足,課程效果將大打折扣。也許第一次辦理的時候,參加人員很踴躍,但第二次可能因課程口碑不佳而招到市場淘汰,所以講師要如何遴選就非常的重要了。

  講師從何而來,如果你是具一定知名度的訓練機構,講師來源可能較容易,因為良好的企業形象會吸引優秀的人才聚集,講師會自我推薦或經別人引薦,遴選講師自然而然可以從中挑選出,適合主題與專長的專家來擔任。若本身企業不是具知名度的顧問公司,就須自我培養專業講師,待建立一定碑口後,課程之推展將較易被市場所接受,不過整個過程可能需要花較長的時間來醞釀。或者是直接蒐集市場的名師,做為建立企業形象的一種行銷方式,不過一般名師的成本也比較高,而且已具知名度的名人,亦會考量邀請企業的規模與形象是否與當事人相符,因此兩者之間的選擇就看企業著眼點如何衡量囉!

  另外亦可從企業界專業經理人中遴選,部分專業的課題除了講究理論概念外,也著重實務的經驗傳承,因此可就職場知名企業及專業經理人中挑選。設計適合各企業共同的課題,辦理相關的主題提供給業界參考,達到經驗傳承及教學相長之效。其他可從學術界中遴選,國內外各大專科院校,學有專精的教授不勝枚舉,如此一來師資的來源將不於匱乏,有適合的課題即可從中遴選,在課程規劃上有加乘效果,對學員選擇進修課程也多了一種學習的方向。

伍、上課地點及日期如何選擇:

  主題及講師確定後接著就是上課地點及日期的考量,此方面的選擇可依第二項訓練方式的不同,來決定地點及日期,如果地點及日期決定的不理想,將會影響參加人員的意願。

  就像結婚的新人一樣,目前大部分都選擇在假日或夜間,目的是希望親朋好友都可以有充裕的時間出席宴會,所以地點及時間兩者要互相搭配,不要把主管級的研討會課程,選擇在一般排列式的教室,而把一般通識課程安排在度假村進行。因為地點會影響課程的品質與收費價格。

  日期的選定也需考量參加對象的問題,如果是針對一般上班族,盡可能安排於夜間或假日,如果是針對公務人員,則可選擇於一般日間時段,特殊課程亦可選擇於一般平常日(如證照類或法定課程),因為一般私人企業或個人較不希望利用上班時間進修,第一是成本考量,第二是造成人力不足,所以如果日期沒選好可能就只好搖頭興嘆囉。

陸、課程如何行銷:

  如果是第一次規劃辦理的課程,在以上的問題一一敲定後,重頭戲當然就是規畫好的課程是否能被市場接受並如期舉行,首推課程如何行銷與推廣。可以透過現有行銷的管道,如企業行銷網站、EDM寄發、關鍵字行銷、111或104求職網、中小企業學習等網頁,達到課程大量曝光的機會,另外營造講師的個人魅力,成立講師部落格,連結時下流行的臉書頁面,創造多樣的活動串連與話題性,達到課程的行銷效果。另外需有便利的報名與網路服務系統,讓學員可以隨時得到他想要的課程諮詢,如此一來對課程主題有興趣的學員,就會踴躍報名參加訓練,除此之外就是課程的執行服務了。

柒、課程如何執行:

  課程執行的程序可分為以下幾個步驟,第一課是課程執行前置期,第二課是課程執行推展期,第三是課程執行預備期,第四是課程執行展開期等四個階段,簡單分析以上四個期程就是課程規劃、媒體廣宣、文書資料準備、課程進行等,課程執行過程文書作業繁瑣,有些企業是由企劃人員一手包辦,亦可由其他行政人員支援部分業務,此處不做過多贅述。當然這些執行過程不管是「訓練經理人」一手包辦或其他人員協助,「訓練經理人」皆應全程掌握他的進度。最後就是訓練成果的評估了。

捌、課程後續追蹤:

  後續追蹤依其訓練課程的期程,分為短期(約6小時以下)或長期訓練(約30小時以上)之不同有所區分,追蹤的方式亦不盡相同。依照TTQS的認證方式,評比可分為四個等級第一反應、第二學習、第三行為、第四成果評估。最簡單也最快的方式就是透過課後問卷表,可得知學員對整個課程的反應(如講師授課內容、上課環境、服務人員態度、整體休憩空間的滿意度等回饋評估)。另外就是於課程結束前針對參與者進行學習測驗,比對其訓練前與訓練後的學習成效(如測驗成績是否達到預設標準)。接著就是學員訓練後回到工作崗位,是否在行為面的改變(如與人溝通型式或績效的提升等面向)。最後的做法是對學員於訓練學習後,一至六個月期間進行成效追蹤(若是短期可透過問卷方式進行回饋,長期可利用電話訪問、親自拜訪、後續關懷等方式進行評估),經明查暗訪後,得以知道學員在學習前後於行為、專業、能力等,進行成效分析與結果評估,此為課後追蹤的基本運作方式。

  另外在課程執行時學員關係的維護是一門很重要的課題,這可能會影響到一個訓練課程成功與否的關鍵,除講師的專業外、服務品質亦不能少,人與人之間的相處在於自我的認知,在服務的層面上「訓練達人」此時即應發揮它的效應,學員只要認可企業文化或承辦人員的專業素養,後續若有訓練需求就會直接聯想到該企業或該承辦人員,所以與學員互動關係維護良好,是造就學員回課率的不二法門。

玖、結語:

  透過以上的分析,我們可以自我檢視一下,你是否已具備「訓練達人」的特質,第一可從知識面考量,評量本身是不是已具備了規劃課程的專業知識、主動積極的態度,第二在行為面,是不是具有耐心、不斷重複一樣的工作,細心注意到執行業務的每一個細節、真正瞭解學員的需求,如果以上的問題你的答案都是,是!相信你已經離「訓練達人」的境界不遠囉。

  以上的心得是個人多年辦理教育訓練及網路資訊蒐集的感想,提供你日後辦理專業課程時的一種參考,也許你也有一套不錯的想法,希望大家一起加油,共同創造一個優質的學習環境。對以上心得分享有興趣的朋友,可再參考"國家訓練品質系統" TTQS(Taiwan Train Quality System)之詳細解說,相信讀後你一定有更深一層的認識。

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