運用組織規劃與設計,創造競爭優勢

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壹、組織規劃設計能力

  近年來,在協助企業擬訂經營策略,塑造創新的商業模式的過程當中,筆者發現:古典的策略與組織理論所主張的,企業在策略規劃的過程當中,應先制定企業策略,再依據其策略方向,設計可確實執行策略的組織架構。此種作法,已逐漸趕不上企業策略求新求變的步伐。目前產業環境與經濟整體大環境的邊遷速度相當迅速且變化萬端,且登門來筆者任職的顧問機構求教的企業大都是處於快速成長階段或正在經歷轉換期的企業,其組織本身內部的變遷也相當迅速,因此傳統的先訂策略、再變更組織的作法,通常是一至二年歷經一次組織變革的慣例,經常會跟不上環境的要求與組織自身的需求。根據筆者的經驗,快速成長的企業,有時在半年內就須變更組織設計,以再求精進。因此迅速變更組織設計,以因應內外部需求,創新商業模式,進一步創造新的競爭優勢,成為廿一世紀企業存活的利器。

  對於現今企業的經營條件而言,大部份既有的競爭優勢來源,如:獨有的資金來源、專有技術、地區廠商獨佔的市場、擁有高度技術的員工等都已逐漸耗竭殆盡。現存僅有的可持續發展的競爭優勢,亦即快速重新設計組織的能力─以特有的組織架構與分工方式建立其工作模式,並激勵其員工藉此其工作模式達成策略性目標的能力。此種能力結合了組織的各種流程與能耐,如:技術創新、低成本製造、高品質產品和顧客服務等,再加上組織面臨競爭態勢迅速變遷的快速調整能力,成為新世代的競爭武器。

貳、企業的十大經營功能

在筆者協助企業發展策略規劃組織時,通常會先規劃以下十種企業經營管理須具備的功能,並視當時該企業在實施策略以遂行其商業模式時較為關鍵的功能,而設計該階段企業應有的組織型態:

一、企劃與定位:有關企業的核心價值、經營定位、經營策略、企業識別系統、產品與服務定位、客戶定位(目標市場與客群)、未來展望等。

二、產品與服務開發:包括企業體系內產品與服務的開發、商品/服務項目與組合、商品品項數、商品的定價、商品的淘汰等。

三、事業部/據點開發:市場/商圈調查、立地評估、商圈範圍界定、未據點規劃與據點數、據點配置規劃、開辦施工等。

四、營運管理:各據點於開市前、營業中、打烊前後的注意事項、商品的陳列動線、客戶的應對技巧、服務流程、服務禮儀、客戶的抱怨處理技巧、消防安全、設備維修及保養、人員交接班等。

五、行銷管理:行銷企劃如新產品上市,促銷活動如開幕促銷、時點促銷、特別促銷、常態促銷、客戶組織、會員辦法、特價辦法等各種促銷活動。

六、業務與公關:人員銷售、廣告文宣、內部刊物、對外刊物,以及各接觸點的公關工作等。

七、人力資源管理:包含人員的招募、遴選、任用、敘新、考核、升遷、獎懲、輔導與訓練、考勤管理、人員輪調運作等。

八、財務管理:財務會計作業、財務管理、稅務處理、資金調度與管理等。

九、資訊運作管理:有資訊系統分析、設計、維護、修改與系統資料的維護登錄管理等。

十、行政管理:有關總務管理、會議運作、財產設備管理、雜項費用請領、庶務、車輛管理、文書資料管理等。

  以上十種企業經營管理的功能,雖較一般所謂生產、行銷、人事、研發、財務等企業五大功能完備,但不見得在企業成長與發展的所有階段都需具備所有功能;企業可是其在組織發展的不同階段,採取不同的組織分工,以適應內外部環境需求,發揮最大優勢。

參、組織發展的階段

企業在設計其組織架構時,可以分幾個階段進行:

草創階段:屬於直線(line)組織,此階段尚不需過於分工,其最重要的任務在於讓組織正常運作並解決經營上的問題。在此階段,企業最迫切的工作在於制定合適而基本的各項運作制度,以便能快速地導入正軌。因而往往經營者之下可能僅簡單分為業務、開發、行政等功能。

第二階段:當企業逐漸成長、人與事的複雜度逐步增加,原有的簡單分工與組織架構將無法管理管理整個企業體,此時勢必得強化原有不足的各項功能,開始導入完整的生產、行銷、人事、研發、財務等五項功能,專業功能陸續逐漸的補強,所謂的組織架構在此階段才正式完備成形。

第三階段:當企業持續成長,其據點或分支機構數目亦達到某一程度後除了強化各項功能之外,更須將之導向標準化、制度化、效率化的營運要求,這時企劃功能亦將隨之凸顯,同時產品開發管理、據點開發、營運管理、資訊管理及輔導訓練等各項功能的重要性也逐漸顯現。

第四階段:當組織規模繼續擴展、據點數或分支機構持續擴增,許多的營運作業已很難完全由總部或總公司單獨控制,此時則可發展成事業部制,即每一份事業部皆擁有完整的運作組織功能,一方面可避免因整體組織過於龐大而產生僵化現象,使各事業部都能更靈活自主地經營所屬事業;另一方面總部/總公司仍能有效掌握各事業部應有之綜效,以持續發展成更具規模的事業體。

肆、結論:

綜上所述,筆者認為企業若能在組織發展的不同階段,因應其策略需求而發展不同的組織架構,以彰顯其競爭優勢,則此種能力將成為未來市場競爭的利器。在本文最後,筆者將過去二十年來協助企業發展策略與組織架構的心得,歸納為下列九項要點:

一、組織迅速規劃並調整的能力可以成為持續發展競爭優勢的來源。

二、組織架構的策略性設計,可以提供一個作為發展組織能力的概念性架構。

三、在組織的每一個階層,其規劃設計都是提升績效的有效工具。

四、組織中任何一個階層的設計,均有其邏輯順序;通常我們會先看企業的策略發展重點,考慮其關鍵功能與流程,再規劃適當的組織架構。

五、沒有所謂完美的組織設計,在設計的過程中,須不斷地權衡輕重,並做出取捨的決策。

六、最佳的組織設計應可將組織上下所有員工的知識、經驗和專業,發揮最高的效能。

七、即使是設計最佳的組織架構,也可能因為執行不力而失效。

八、持續的組織設計規畫已成為常態,卓越的組織必須學習創造有彈性的架構,以適應迅速變遷的外在環境。

九、可發揮競爭優勢的彈性組織架構,亦將成為一種競爭優勢。

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