中小製造業如何成功導入資訊化管理系統

　　現今資訊發達，日常生活每個人都已在不知不覺中享受到e化所帶來的便利及好處，資訊的發展也將由E化、M化到U化，在我們生活中將是無處不在；但反觀中小型企業的資訊化程度，很多公司僅運用文書處理，及基本的會計作業，公司資訊無法整合，管理作業仰賴傳統人工方式管理，耗時且又容易出錯，管理產生漏洞及缺失，造成對企業的發展不利的影響。在目前產業激烈的環境，為增加企業的競爭力，資訊化是不可或缺的。

　　企業都相信導入資訊化管理後，對於營運上會產生有一定的效益，企業要如何資訊化呢？買一套知名公司的套裝管理系統？或是請資訊公司為企業規劃設計客製化系統？在企業進行資訊化之前，必須要先有一定的認知：

• 資訊系統只是一套工具

是在協助經營者決策、管理者有條理的控管及作業者工作效率提升；講求的是資料的處理，而非制度的建立；在進行企業資訊化管理之前，應該先探討管理制度是否合理，避免以資訊系統做為公司管理系統的基礎；有完善的管理制度再輔以資訊系統，才能產生相乘的效益。

• 企業資訊化要設定目標

可以明白說明其目的為何？資訊化可以分階段進行，每階段設定衡量指標；如第一階段先建立流程表單管理，讓企業營運活動都有相對應的憑證表單，第二階段處理現場管理、工作排程，再者建立財務管理及營運分析……等等；每個階段都設定目標：要達成什麼的營運效益，不要因資訊化而資訊化。

• 企業資訊化是全員參與

不是MIS人員或某專案負責人的業務；企業資訊化管理的基本架構包含進銷存、生產製造管理及應收應付帳款、財務管理，是含括了整個企業內部營運活動，所以企業資訊化應該要成立專案小組，各部門派代表，共同來推動。

• 符合企業需求的系統

中小企業人力與物力相對有限，要像大公司擁有完整的系統是有所難度，以有限資源選擇自己合適的資訊系統，就如同買衣服般：大小合適、符合個人特質的就是好的衣服；在規劃資訊化系統時，應先考慮公司是否有好的管理制度，再去思考需要什麼樣的系統來做為輔助工具；以有限的資源，規劃適合的資訊系統。

• 評估資訊化的成本效益

包含建置成本（含軟硬體成本）、人力投入成本、管理面隱藏的成本；以成本預算去評估未來產生的效益，做為執行資訊化的績效指標。

　　在瞭解了企業資訊化前的認知後，中小企業要如何資訊化呢？建議步驟如下：

1. 成立推動小組

集合各部門人員成立專案小組，並指定專案負責人及對廠商的窗口，專案負責人要有絕對的授權，或由高階主管擔任；資訊化管理是全公司跨部門的事，如此可避免各部門的門戶之見，阻礙專案的進行。

2. 分析企業現狀

瞭解目前的現況，人員資訊能力、硬體設備及內部營運情形，評估資訊化的可能性與預計的成本。

3. 功能需求分析

分析各部門的需求，設計適合的系統功能；此時若有軟體廠商的配合為佳。

4. 尋找適合的軟體廠商

​​​​​​​除了找信譽好服務佳的廠商外，中小型製造業其管理制度大多不是很完善的情形下，建議聘請有實務經驗的顧問來幫忙為佳。

5. 系統建置

​​​​​​​此階段須注意廠商所呈現的作業功能是否與原先的規格是否一致、執行時是否有問題、作業流程是否OK，重點在對每一系統功能做詳細的測試。

6. 教育訓練

​​​​​​​教導所有使用者個別所負責的功能作業，除了督促使用是否完全熟悉系統操作外，並做系統功能驗收。

7. 建立基本資料

​​​​​​​在導入資訊化管理的過程，建立基本資料是最累的工作：資料多又雜，而且每一筆都要必須確認正確性，如料件資料、物料清單（BOM）及產品製程；要是資料建立有誤，便影響到生產作業，等到要回朔追蹤問題點時，又是一大工程。

8. 系統上線

​​​​​​​包含系統上線前的模擬；在基本資料建立完成，並做模擬上線後，即準備系統上線，在上線前必須做一次庫存盤點，以確保庫存資料是正確的。

9. 系統上線後維護

​​​​​​​重點保持軟體廠商良好關係。

　　資訊化系統要一次到位是困難的，系統修改彈性相對有必要；企業首次導入資訊化時大多以流程為主，在完全熟悉系統操作後，常會引發企業的客製需求，所以不管是套裝系統或客製開發系統，必須詢問廠商系統擴充的可能性，及計費如何，此項考量也是評估軟體廠商的條件之一。

　　企業導入資訊化是營運上的重大變革，是要集合所有部門一起完成，不只是資訊相關人員的責任，也不是找一家軟體廠商就可以順利完成的，企業內要不斷的進行溝通，讓各部門都意識到資訊化是大家的責任。

　　事前的分析評估，導入時各步驟確實的執行，及事後的檢討都是不可或缺的，雖然資訊化過程通常是費時費力，但在企業資訊化之後，相信會在營運績效上有相當程度的提升。