中小製造業如何成功導入資訊化管理系統

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  現今資訊發達,日常生活每個人都已在不知不覺中享受到e化所帶來的便利及好處,資訊的發展也將由e化、m化到u化,在我們生活中將是無處不在;但反觀中小型企業的資訊化程度,很多公司僅運用文書處理,及基本的會計作業,公司資訊無法整合,管理作業仰賴傳統人工方式管理,耗時且又容易出錯,管理產生漏洞及缺失,造成對企業的發展不利的影響。在目前產業激烈的環境,為增加企業的競爭力,資訊化是不可或缺的。

企業都相信導入資訊化管理後,對於營運上會產生有一定的效益,企業要如何資訊化呢?買一套知名公司的套裝管理系統?或是請資訊公司為企業規劃設計客製化系統?在企業進行資訊化之前,必須要先有一定的認知:

1、資訊系統只是一套工具:是在協助經營者決策、管理者有條理的控管及作業者工作效率提升;講求的是資料的處理,而非制度的建立;在進行企業資訊化管理之前,應該先探討管理制度是否合理,避免以資訊系統做為公司管理系統的基礎;有完善的管理制度再輔以資訊系統,才能產生相乘的效益。

2、企業資訊化要設定目標:可以明白說明其目的為何?資訊化可以分階段進行,每階段設定衡量指標;如第一階段先建立流程表單管理,讓企業營運活動都有相對應的憑證表單,第二階段處理現場管理、工作排程,再者建立財務管理及營運分析……等等;每個階段都設定目標:要達成什麼的營運效益,不要因資訊化而資訊化。

3、企業資訊化是全員參與:不是MIS人員或某專案負責人的業務;企業資訊化管理的基本架構包含進銷存、生產製造管理及應收應付帳款、財務管理,是含括了整個企業內部營運活動,所以企業資訊化應該要成立專案小組,各部門派代表,共同來推動。

4、符合企業需求的系統:中小企業人力與物力相對有限,要像大公司擁有完整的系統是有所難度,以有限資源選擇自己合適的資訊系統,就如同買衣服般:大小合適、符合個人特質的就是好的衣服;在規劃資訊化系統時,應先考慮公司是否有好的管理制度,再去思考需要什麼樣的系統來做為輔助工具;以有限的資源,規劃適合的資訊系統。

5、評估資訊化的成本效益:包含建置成本(含軟硬體成本)、人力投入成本、管理面隱藏的成本;以成本預算去評估未來產生的效益,做為執行資訊化的績效指標。

  在瞭解了企業資訊化前的認知後,中小企業要如何資訊化呢?

建議步驟如下:

1、成立推動小組:集合各部門人員成立專案小組,並指定專案負責人及對廠商的窗口,專案負責人要有絕對的授權,或由高階主管擔任;資訊化管理是全公司跨部門的事,如此可避免各部門的門戶之見,阻礙專案的進行。

2、分析企業現狀:瞭解目前的現況,人員資訊能力、硬體設備及內部營運情形,評估資訊化的可能性與預計的成本。

3、功能需求分析:分析各部門的需求,設計適合的系統功能;此時若有軟體廠商的配合為佳。

4、尋找適合的軟體廠商:除了找信譽好服務佳的廠商外,中小型製造業其管理制度大多不是很完善的情形下,建議聘請有實務經驗的顧問來幫忙為佳。

5、系統建置:此階段須注意廠商所呈現的作業功能是否與原先的規格是否一致、執行時是否有問題、作業流程是否OK,重點在對每一系統功能做詳細的測試。

6、教育訓練:教導所有使用者個別所負責的功能作業,除了督促使用是否完全熟悉系統操作外,並做系統功能驗收。

7、建立基本資料:在導入資訊化管理的過程,建立基本資料是最累的工作:資料多又雜,而且每一筆都要必須確認正確性,如料件資料、物料清單(BOM)及產品製程;要是資料建立有誤,便影響到生產作業,等到要回朔追蹤問題點時,又是一大工程。

8、系統上線:包含系統上線前的模擬;在基本資料建立完成,並做模擬上線後,即準備系統上線,在上線前必須做一次庫存盤點,以確保庫存資料是正確的。

9、系統上線後維護:重點保持軟體廠商良好關係。

  資訊化系統要一次到位是困難的,系統修改彈性相對有必要;企業首次導入資訊化時大多以流程為主,在完全熟悉系統操作後,常會引發企業的客製需求,所以不管是套裝系統或客製開發系統,必須詢問廠商系統擴充的可能性,及計費如何,此項考量也是評估軟體廠商的條件之一。

  企業導入資訊化是營運上的重大變革,是要集合所有部門一起完成,不只是資訊相關人員的責任,也不是找一家軟體廠商就可以順利完成的;企業內要不斷的進行溝通,讓各部門都意識到資訊化是大家的責任;事前的分析評估,導入時各步驟確實的執行,及事後的檢討都是不可或缺的;雖然資訊化過程通常是費時費力,但在企業資訊化之後,相信會在營運績效上有相當程度的提升。

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