海外見學一直是標竿學習的最佳途徑,本中心持續以不同主題造訪日本這個國家。這個多禮的國度,當參訪者進到公司時,接待人員親切有禮,問候每一位來訪者。來訪者有10人,就問候10個人,來訪者有20人,就敬20次禮,絕無能省則省的心態。走在公司走道時,路過的員工會微笑向訪客示意,或是禮讓訪客先行。走在生產線參觀步道上,作業員如發覺自已被注視時,也會以眼神示意。更窩心的是,當團體巴士準備離開時,接待人員更會列隊揮手送別,揮手揮到看不到巴士為止。對於這樣的情景,相信實際體驗過的人都會覺得很感心。這是為什麼呢?其實這就是5S中第5個S「躾」的表現。
從教育角度看「躾」
「身美」兩個漢字合成為一個日本自創的和字「躾」,中文可以翻譯為「素養」,是工廠管理5S(整理、整頓、清掃、清潔、素養)(註)中的第五個S。中文解譯為:確實遵守既定事項並養成習慣。日文的解譯則更為仔細,「養成4S習慣且維持之,並探究更好的方法」「遵守職場的規定與規律」「決定的事項就必定徹底遵守」。如果進一步了解該字的原始意思,其實有「教育」的意涵。在教育過程中,著重於將所教導的事項,確實落實於日常生活當中之行為,此行為又可分為兩大類:可以做的事(=讚美),不應該做的事情(懲罰)。
從實踐角度看「躾」
在參訪日本製造業現場時,常會看到對5S密密麻麻的檢核項目。依據日本的品質管理研究所就針對「躾」就提出了10項確認項目:
1、是否以愉悅的心情向他人打招呼?
2、大家是否都遵守訂出來的規定?
3、現場的Leader是否懂得率先做5S的表率?
4、為了落實5S,公司內是否實施了資訊告示欄的可視化?
5、在管理檢核表單中是否明示了管理基準和實測值?
6、檢核表單的填表人和確認人是否有定期進行確認?
7、洗手間是否設有檢核表,並加以管理?
8、工廠的守衛或服務台人員,對於訪客的應對,是否有主動積極?
9、朝會或交班時,5S資訊或現場課題是否共有?
10、不只是工廠內部,包括公司四周圍,垃圾是否清理地很乾淨?
從溝通角度看「躾」
懂得打招呼也是「躾」的重點。如果在平時,員工之間就不懂得互相打招呼,要做到全體員工都能很自然地向訪客打招呼,是不容易的。職場中,溝通始於打招呼。任務的完成來自於團隊的分工結果,如果溝通不夠,資訊遺漏,應對遲延,都會造成問題的擴大。因此打招呼是職場人應具備基本功。所以可以說「躾」是5S的核心,員工的服從絕對不是來自於命令,而是由衷了解5S的重要性,而自然實踐的結果。因此持續的「躾」教育,從日常工作當中,將該注意的事項具體地傳達是必要的。
從動態角度看「躾」
日本越前改善實踐會顧問越前行夫,在工場管理雜誌中以輕鬆的方式,從「動態」與「靜態」兩個層面來看「躾」。他認為「靜態」是指「遵守已決定之工作習慣」,而這些習慣不需要人為判斷,例如:上下班時間、休假等公司就業規定。相對地「動態」所指的「遵守已決定之工作習慣」,則必須依據狀況及場合,進行人為判斷,例如「企業理念」、「經營方針」即屬之。
同時,他認為東京迪士尼樂園的「SCSE」應該是動態素養的一個好例子。東京迪士尼樂園無論何種情況之下,對顧客的應對順序皆為:S(safty:安全)、C(courteously:禮貌週到)、S(show:展出)、E(efficiency:顧客的效益)。「SCSE」就是行動準則。在311大地震時,員工就是本著此一準則,冷靜行動,才得以能確保顧客的安全。當然平常的安全教育及訓練也發揮了不小功效才是。(參考資料:工場管理Vol.59 No.11/P88-89)
結語
筆者也曾經參訪過一家位於京都的日本中小企業只推3S,問其原因,回答是,3S做得確實,後2個S自然也就完成了。也有企業並沒有特別強調5S,因為已內化了,所以就不需要張貼出來。日本是一個務實的國家,潔淨的每一角落,就在於認為對的事,確實持續做下去。台灣企業往往對於新管理工具的導入表現出高度興趣,但對企業而言,真正能夠長期持續保持公司差異優勢的,應該就在於做事的基本功,讓這些基本功成為企業的DNA或文化吧!
註:5S管理來源於日本,是日式企業常見的管理手法,包括:整理(日文讀音seiri)、整頓(日文讀音seiton)、清掃(日文讀音seisou)、清潔(日文讀音seiketsu)、躾(日文讀音shitsuke),由這五個日文讀音開頭為S的詞所組成,故稱為5S。