從簡報力看職場能見度

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  小陳任職於行銷企劃領域,平日在公司表現認真,凡事總能不負長官交代,融入團隊運作全力以赴,與同事相處融洽,對於完成任務必要的加班皆能自願配合。在對客戶提案或內部工作會議時,小陳擔當後勤支援部隊,克盡其職。部門經理有感於小陳對公司的貢獻與認同度,在新年度的升遷計畫中提報小陳為專案經理,由於總經理並非直接管理該部門,所以對小陳了解有限,但對於小陳早到晚走的差勤紀錄多少仍有些印象。某日早晨,小陳與總經理在電梯中巧遇,總經理問了一句:「最近在忙什麼?」,臨時且匆匆1、2分鐘左右的時間,小陳僅來得及簡述手上執行中的專案進度,內容也較為鎖碎。回到辦公室的總經理,擱置了桌上待批示的升遷計畫…小陳在新年度是否能獲得升遷,我們不得而知,但顯而易見的,恐怕總經理會需要更多資訊才能放心批示桌上的升遷計畫。

  對大部分的人而言,「職場能見度」尤如冰山。水面下的結冰占大部分的比例,如同平日的努力,並不容易被高層決策者看到;難得被看到的機會,如同露出水面的結冰,體積不多且需要靠水面下結冰的支撐。因此,「被看到的時候」是什麼樣的表現,自然成為主管累積對員工評價的基礎,而「被看到的」狀態,則自然容易被認定為大部分時間的工作表現。如:偶爾的簡報數據錯誤、上班瀏覽社群網站的行為,容易使主管認為該同仁恐怕就是精準度不足或是上班時常打混。「簡報」,在職場上就是露出水面結冰的部分,不論是對外向客戶或是對內向主管的簡報、不論是在會議室正式的簡報或是主管隨機的工作詢答皆屬之。因此,對絕大部分的人的職涯而言,簡報力在職場競爭中扮演十分重要的份量。

  一場成功的簡報,有時涉及的層面及因素複雜,包括:團隊運作的總體表現、產業企業的競爭態樣等等,或許不是單一個人可以扭轉乾坤。但如單純從個人職場表現機會來看一個簡報者的簡報力,筆者以個人職場經驗歸納五大原則,或許可以提供有機會擔當簡報者的讀者一些思考的方向。

一、掌握資訊:包括此次簡報的目的(如:專案報告、業務提案等)、對象(如:屬性【主管或客戶】、層級、聽眾組成等)、競爭態樣、時機等。事實上,一個好的簡報者對於自己專業的領域、客戶或主管關心的事,要能夠時時與時俱進,才能隨時展現最佳職場表現。

二、找尋問題:光從團隊提供的資料照本宣科,勢必是無法有令人驚豔的簡報演出,從資料找尋潛在的疏漏或未被呈現的問題等,以去除影響簡報表現的障礙。另外,洞察出聽簡報者真正想解決的問題,而不是拘泥在表面的簡報目的,也是簡報者可以著力精進簡報力的方向。

三、選擇戰場:並不是每場簡報機會都能讓簡報者盡情的發揮表現,而受限於時間空間等等的限制;每一場簡報中的眾多資訊,也勢必難以全部而完整的被傳遞。因此,簡報者需要有能力選擇戰場,是不是爭取簡報機會?簡報中傳達的關鍵訊息為何?這都是一個成功簡報者不得不思考的問題。

四、善用工具:簡報者是說故事的人,為了使故事生動,應善用任何對於演出可以加分的軟硬體工具,像是簡報筆的運用、合宜的穿著、製作精美的簡報文件等。

五、攻守演練:對於大部分剛開始簡報的人,緊張是需要挑戰的議題,練習可以降低緊張。事實上,對於任何人而言,多練習是降低失敗、提高流暢的不二法門,台風、口條、誠懇態度、周全的眼神照顧(eye contact)等,都需要靠一次一次的經驗累積來粹鍊成就。更進一步,簡報者不是光要演練自己資訊的完整表達,是要去想「對方想聽的話、對方可能問的問題」,不停的模擬簡報的場景、不停的對於自我邏輯的挑戰與攻擊,千錘百鍊才能造就金剛不壞之身。

  在職場上,融入團隊運作的能力十分重要,但不可誨言的,同儕間的確同時存在著合作與競爭的關係,如何在競爭存活不易的職場上,在適當的時機增加自己的能見度,增強自己的簡報力或許是不可忽視的一環。

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