中小型企業生產管理資訊化導入的要點

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  生產管理系統是製造業資訊化的核心,沒有生產管理系統的資訊化就只能做做應收應付及財務帳,很難從資訊化中獲取管理效益。相對較具備規模的企業,因為資源豐富,在公司內部就有資訊開發人員,可以設計自己的生產管理系統,資訊化容易;但中小型製造業的資源有限,要導入生產管理資訊系統,確實會遇到不少的問題;現今中小型企業都面臨企業轉型,資訊化又是不可或缺的要件,要如何擁有符合企業需求的生產管理系統呢?是我本文要討論的重點。

在導入生產管理資訊化之前,需要先自我評估,評估重點如下:

1. 考量行業別、生產製造屬性:是終端產品的組裝業或零件加工業、機械業、食品業或化工業其所需的系統就有很大的差異,管理也截然不同;就組裝業及零件加工業來說,組裝業的重點在於原物料及零組件的集結,是否可準時備齊加工與準時出貨;而零件加工業的管理重點在於多製程作業的管控,而原料(素材)管理較為簡單,因原料進貨通常就直接投入生產線,庫存管理應盡量簡化,領料及入庫作業也應減少,所以其資訊系統的需求就有明顯的差異。

2. 需要訂定資訊化的目的:在導入資訊化之前,要先訂定目標;交期控管、製程管控、庫存管理、品質控管、績效管理…等,設定短中期目標,再逐步完成,讓導入資訊化過程有所依循。

3. 公司是否有合理化的生產管理制度:資訊系統只是企業營運的輔助工具,是簡化員工日常作業、協助管理的工具;所以企業需要先制定符合自己的管理制度,進而了解自己的需求,什麼樣的資訊系統功能,才能訂定明確的資訊化的目標。

4. 企業的資訊程度:包含公司的軟硬體設備,更重要的是員工的資訊程度或對資訊的接受度,這也是影響資訊化的重要因素。

  評估企業本身的條件與限制,才能訂定符合自己資訊化的策略;在此要特別強調生產管理流程合理化:中小型製造業很多都是技術起家,在管理合理化方面有所不足;在管理制度未完善之前,就開始導入管理資訊系統的話,公司若客製開發專屬系統,功能需求常由終端使用者提供,滿足了使用者操作,但整合性的流程管理不足,產生的公司營運效益就難以達到預期目標;若是使用市面上的套裝軟體,因為本身需求不明確,若照著軟體系統提供的功能勉強套用,常會發現與公司現行的作業有所差異,或與目前的作業習慣有所衝突而導入困難,最常導致的結果是即使系統已經上線,但生產管理資訊系統卻沒有真正上線使用,產生半套的資訊化;在此建議先有完善的生產管理制度再輔以資訊化系統,以達到相乘的效益。

要成功導入生產管理系統,建議幾項導入要點:

1. 決定套裝或客製化系統:中小型企業因為經費有限,價格常是優先考量,然後再找便宜合用的系統;在此建議先講求系統適不適合再考量價格,以產生公司最大效益為考量目的;選擇市面套裝軟體時,要評估是否符合公司管理制度、公司特別的需求;若大致符合需求時可以考慮使用,因為生產管理制度每一家公司不盡相同,一定會有客製化的需求;所以決定購買前一定要詢問客製化功能修改及新增的費用,並一併納入計算進行評估。選擇量身訂製客製化系統時,一般公司已有明確的系統功能需求,建議不要一次就想設計出公司完整的系統,應該分階段完成:首先以作業層面的功能為主,如進銷存管理及製程流程管制,先讓物料庫存及製造加工在作業時,都有相對應的表單,使得作業明確、管控有依據;完成後再做排程管理、品質管理、績效管理…等,循序漸進,讓每階段的目標清楚也容易達成。

2. 彈性作業模式需求:中小型企業能蓬勃發展的要件之一:彈性的作業模式;如緊急接單或插單、或是生產中的訂單變更,系統是否可以彈性做生產的調整或修改,而系統是否也可依據公司管理流程的做彈性調整。

3. 是否簡化日常作業:中小型企業員工不多,每個員工的意見都是重要的;在資訊化過程要考慮員工配合度,最重要是有沒有簡化日常作業;在適當的時間詢問其需求,如系統是否簡化目前的工作、人工報表是否從系統直接匯出;若必要增加部分工作,需要詢問其意見,如何簡化操作或改善工作的方式,畢竟它們才是真正使用系統的人,資訊化成功與否,佔有絕對的關鍵。

4. 資訊化過程不只是一套軟體,而是必須與生產管理制度整合的導入工作或服務:特別是選擇使用套裝軟體,資訊化不是上幾天操作課程、或給予系統操作說明書就可以上線成功;生產管理如上述說明有著業別的差異及公司個別的管理制度,是需要有實務經驗的人或顧問結合管理及資訊專長來負責導入工作,以管理為主資訊為輔,依據管理作業流程教導使用者,說明作業與作業如何連結,介紹資訊系統提供什麼功能、如何操作及遇到例外狀況要如何處理;在管理上有那些報表及如何運用,最後達到什麼效益目標;是整合公司管理制度的資訊化工作及服務。

5. 高階管理人員作為專案負責:公司資訊人員(MIS)應該為輔助的角色,非主要負責人;資訊化的目的要強化公司的管理制度,使作業更加迅速,及資料整合管理,所以專案負責人要熟悉公司營運;也必須具備一定資訊能力,了解系統什麼可以做,而什麼是需要人為的處理,能夠依據公司需求清楚規劃資訊化的功能。

  生產管理資訊化除了資訊的整合、資源有效運用,也可使管理有效提升;是企業由製造財轉為管理財的途徑,也是中小型製造業產業升級的必要工作;雖然常聽到企業資訊化失敗案例,稍作分析都不難找到其原因:事前自我評估不過:套用不合適的系統、系統範圍規劃太大而不容易結案、員工的反彈…等;做好事前評估,了解自己公司的需求、可運用有限的資源,是可以規劃出完善的公司資訊化專案;資訊化過程依照公司管理制度的需求,配合導入要點,相信可大大提高成功率;有了一套符合公司營運的生產管理系統,對公司營運絕對有相對的提昇。

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