文件管理對專案之重要性

文件是什麼？

　　「文件」在專案管理過程中，看似微小的一項日常作業，但卻扮演著舉足輕重的地位。因為在專案的每一個階段都會產出各式各樣的「文件」內容。這些文件，有些可能是過程、有些可能是階段、有些則可能是成果。

　　而「文件」的內容，則是作為專案溝通的主要來源、依據或準則，也為了確保專案溝通期間的正確與順暢，所取得的專案文件就必需是最新及即時的，以作為該階段的參考或引入的基準。所謂的「文件管理」即是：透過資訊系統進行管理，讓專案過程中所產出之每一份文件都可被有效識別的機制，所進行的必要管理作業。

　　文件，依所在之位階差異，其所擔任的角色與描述的內容就會有所差異。依據ISO 9001-2008對「文件」所做的諸多描述，則可歸納為：手冊、程序、指導、紀錄等角色，描述之內容多以：規模與活動的型態、流程與產出的關聯性、標準化定義與引用依循的標準等項，此類之「文件」可歸屬於「組織」之位階。

　　而在PMI協會所出版之PMBOK 5th對「文件」所做的文件關聯描述，則可理解需擔任：基準、執行、蒐集、回饋等角色，描述之內容多以：週期與活動的安排、流程與產生的一致性、基準線績效與偏差作為的紀錄等項。

文件的生命週期

　　如同專案管理之作業流程週期般，「文件」亦有自屬的生命週期管理歷程，即：生出、滋養、裁製、蛻變以及消長等五個階段流程組，其中「蛻變」乃貫穿整個文件生命週期之管理歷程。以下簡略說明各階段的表徵意涵：

• 出生階段：即，創造。係由內部資料、外部資訊或組織內之知識管理系統延伸出新的主體或標的。

• 滋養階段：蒐集行為。此舉乃為滿足新的主體文件所需構成要素，促使文件提供足夠內容進行閱覽。

• 裁製階段：文件調適。將文件內容經由審查機制或流程確認其適切性，並給予相對性的等級區間，確保文件之權限及位階。

• 蛻變階段：文件更替。為因應環境之轉變所進行之變更異動，使之產出符合新環境所需之文件內容。

• 消長階段：傳承再生。將不合時宜的文件內容辦理註銷，並將有價值的內容再次透過創造（新）而予以延續。

實體文件的表徵

　　對於一份實體文件而言，所需關注的外觀表徵，包括：識別碼、版本次、簽署人、發行日期、語系、機密等級、有效期間以及機關關防等項。

1. 識別碼：每一份文件只能有一個編號。

就像每一個人，也只有一個身分證編號。此舉乃確保文件的「唯一性」，並可藉由系統性的編碼邏輯，快速瞭解該摁文件之表徵意義。

依文件位階之差異，其文件之編碼方式亦會有所不同。倘文件屬「組織位階」者，則需配合組織ISO政策予以編訂相關編碼原則；倘文件屬「專案位階」者，則需依專案在組織運作模式之態樣，作為相關編碼原則的基準。

例如：專案為功能型態者，在編碼的型態上就會以前述所提及之「組織位階」作為文件編碼的基準；倘為獨立之專案型態運作者，則可依該專案之特性自行編訂其編碼邏輯，建構整體專案文件的分階架構，以掌握各文件的流出入的動態路徑。

由於文件具備有永久性及暫時性二種特性。如果一份文件經被確認或核准時，則該份就必須進行賦予編碼，並有效保存。

文件在不同的流程循環中，文件編碼亦會有所不同。必須透過狀態來顯示該份文件的流程循環。為什麼會有不同？因為文件在不同階段，扮演的角色不同，文件內容亦可能會有些微的差異。所以，文件編碼在組織具有舉足輕重的地位，管理完善，將可事半功倍。

2. 版本次：用以說明該份文件的版本及版次。

一般而言，「版本」乃文件公開發行的紀錄，屬對外呈現的現況資訊；「版次」則為文件修訂歷程的紀錄，屬於對內顯示的異動紀錄。

對於「版次」而言，每一次修訂，都要保持原來的版本文件，以供日後比對之用並說明修訂前後的差異，以供審閱比對之用。每次的修訂內容，建議透過「色碼」進行區別，至少以三次為一個循環用，例如：第一次用綠色、第二次用藍色、第三次用紅色、第四次用綠色....等。

對於「版本」而言，每一次發布，都要保持原來的版本文件，以供日後比對之用，亦需說明發布前後的比較內容，以供瀏覽檢視之用。

上述的修訂過程可以利用文書處理軟體（例如：Microsoft Word等）內建之相關追蹤修訂功能來協助本項作業的進行。

3. 簽署人：用以說明該份文件的相關起草人、簽署人（管理者）、核准人等資訊，以分隔相對應的責任、權利與義務。

4. 發行日期：說明該份文件的發行日期。

5. 語系：說明該份文件所呈現的語系別。倘該份文件之利害關係者為多語系者，則必需產出一式多樣的語系別，包括：母語、主要外來語、次要外來語等。

6. 機密等級：說明該份文件發布之機密等級，包括：極機密、機密、密、公開...等。

7. 有效期間：說明該份文件之有效區間。一般不予強調者，皆屬自然消滅或特定消滅，乃為長久性。

8. 機關關防：需加蓋該機關關防，用以確立該份文件發行的合法性。

9. QR-Code：可配合QR-Code，連結組織之內部文件管理系統，呈現該份文件更多樣化之資訊。

文件與知識管理系統的關聯

　　為了要有效管理專案各階段產出的文件，建議須配合知識管理系統，協助進行文件管理。知識管理涵蓋五個流程循環：盤點、分類、儲存、分享、再利用。

　　五個流程循環，對應文件的過程：

1. 盤點：文件的種類區別。例：技術類、管理類、規章類、表單類...。

2. 分類：文件的歸屬邏輯。例：行政、技術、一般、特殊...

3. 儲存：文件的儲存區域。例：X:\oooo\ooo、\\oooo\ooo、http://oooo.ooo/ooo

4. 分享：文件的分享機制。例：論壇討論、心得交流、新手必備...

5. 再利用：文件的利用價值。例：與時俱進的修訂、配合政策的調整、因應產應趨勢動態予以作廢...

　　在導入知識管理系統過程中，倘仍需存放實體文件時，則需考量：文件儲存地點、儲存空間、除存規模以及安全性等項重要議題，以下進行簡略之說明：

• 儲存地點：就是文件存放的地方，潮濕與否、通風良窳均會影響文件的留存的品質。

• 儲存空間：要計算出文件可被使用的空間容量，空間容量的規劃視組織或專案所產製的文件多寡而定。

• 儲存規模：文件管理的制度、流程、備存、銷毀等項考量。

• 儲存安全：文件機密的管控，文件流用、流出的管制，是否有防火區劃，是否有異地備援機制。