高效主管只做最渴望的事》每天最重要的5分鐘

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  我們每天的工作量已超出足以負荷的程度。早晨上班前,腦子裡已被今天要開的會與各種待辦事項所佔據。打開電子信箱,逐一查看每封電子郵件,壓力更隨之不斷上升。當我們手上忙著檢查信件,腦中想著有哪些電話要回、哪些文件要處理時,眼前可能又出現老闆臨時交辦的工作,或屬下前來報告一些狀況,希望我們作出決定。事實上,在我們處理真正重要的事務之前,就有太多瑣事占據我們的注意力,使我們難以完成今天所有的工作。
#4步驟 提高工作效能
  上述是絕大部分主管每天所面臨的處境,我們要做的事太多了,時間根本就不夠用。過去20幾年,我在擔任顧問、協助企業提升效率的這段期間,參考了許多國內外談自我管理及時間管理的經典書籍,並在實務驗證中慢慢整理出以下幾個步驟,可以有效提高主管們的工作效能:
1.規劃長程目標:使命宣言→角色→目標
  多數主管面臨「提高效率」或「時間管理」的問題時,所想到的第一件事是列出一張工作清單,依各項事務的「重要程度」開始進行,希望藉此達到最高效率。但是艾莉森‧路易斯 (Allyson Lewis)在她的著作《走吧!去做你真正渴望的事:創造有意義人生的7分鐘微行動》(The 7 Minute Solution)中卻問我們:「你是否曾思考過自己的價值觀,想著重新排定優先順序?你是否優先處理最重要的事?你是否寫下自己的目標,據此做為日常生活釐清決策的方針?」這段話指出,協助我們立下目標、明辨優先順序的有效方法,就是先寫出我們的使命宣言。
  長銷書《與成功有約:高效能人士的七個習慣》(The 7 Habits of Highly Effective People)的作者史蒂芬.柯維 (Stephen R. Covey)也建議我們先確立人生使命,再據此判斷哪些事情是重要的?哪些事情的重要性則次之?他認為每個人的生活重心都不同,有些人以配偶為重心,有些人以家庭為重心,另有些人則以個人為重心,而除了這些,其他人還可能以金錢、工作、名利、享樂、敵人或朋友,甚至以宗教為重心。柯維建議我們從自身的信仰和行動切入,徹底檢討自己真正的理想,找到最珍貴的人生目標,並以此建立個人使命宣言。
  子女、學生、親友、職員、主管、丈夫、妻子、父母,人在不同生命階段,扮演各式各樣的角色,亦肩負不同的責任。一旦確立主要的人生角色,我們就可以掌握全局。因此,柯維也建議我們在撰寫使命宣言時,思索並定義現階段自己的生活領域重心,找出兩、三個我們覺得應該達成,且可以讓我們突破現狀的目標,這可以賦予我們方向感,並且讓我們得以更全面地關照生活現況。
2.規劃短程目標:想像90天後,一個更好的你
  在規劃中程目標時,比較適當的方式是以90天為一個期間單位。為什麼是90天呢?這有2個理由。第一,生命週期循環生生不息,會根據固定的節奏前進。自然界本身的運行,就是以90為一期,冬、春、夏、秋四季交替,周而復始。四季各自不同,都會帶來新契機。在這個基礎上,我們知道每90天就要重新開始,並能夠因應全新挑戰。第二個理由,則是基於非常務實的考量——我們需要一段便於管理的時間,才能看到生命中真正的改變結果。一週太短,一年又顯得有點漫長,沒人想等了整整一年,才能看到結果。
  成功學大師布萊恩‧崔西(Brian Tracy)在《目標》一書中,鼓勵我們採取三個步驟來設定短期目標:1.寫下目標;2.規劃達成目標的方式;3.每天都要落實計畫。當短期目標清楚設定後,我們離實現人生目的就更靠近一些。艾莉森‧路易斯根據布萊恩‧崔西的建議,提供一項有效的工具──「90天個人目標工作表」(90 Day Personal Goals Worksheet),供人們在實務上使用,若利用這項工具,以現在式訂定目標,並針對每個目標寫下5個落實步驟,就能在90內成功達成目標。
3.規劃每週目標:角色→目標→計畫
  一般而言,管理個人時間最有效的方法是以一星期為單位訂定計畫。一週7天,每天都有不同的重點標的,可能是每週的部門工作會議,或是某個重要的拜訪。若以7天為一週期作規劃,則能相互呼應,兼顧生活不同的重心。我在過往輔導企業的歷程中,曾經碰過一個業主,因公司主管執行計畫的成效不彰而傷透腦筋,希望找到可以提升執行力的管理工具。經過檢視並比對多種進度管理方式之後,我們一致認為,以一週7天作為執行和檢討的週期最為恰當。
  同時,我們也決定以史蒂芬.柯維在《與成功有約》一書中介紹的工具:「一週行事曆」作為管理工具。經過一季的輔導,該企業主管的執行效率獲得很好的提升,顯示出這個工具的效能。其實,目前在各式各樣的電腦和手持裝置上都配備有線上行事曆或計劃表,我們為什麼要特別選定這份表單作為管理工具呢?這張「一週行事曆」是史蒂芬.柯維在《與成功有約》一書唯一介紹的一份表單,它與一般線上電子行事曆不同之處,在於它連結了前述第一個步驟的長程目標和第二個步驟的短程目標。
  柯維建議我們在進行週計畫時,採行四個步驟:
  (1.)確定角色——首先,考慮前述第一大項所辨識的角色:子女、學生、親友、職員、主管、丈夫、妻子、父母,並寫下個人認為重要的角色。此時不必想得太嚴肅,只要把未來一週中應該扮演的角色列出即可。
  (2.)選擇目標——其次,為每個角色訂定未來一週要達成的二至三個重要成果,列入目標欄中。這些週目標應該與第一大項所提到的長程目標和第二大項的短程目標有所關連。
  (3.)安排進度——接著,根據上面所列的目標,安排未來七天的行程。每個目標都可當作是某一天的第一要務,全力以赴。要注意的是,記得在行事曆當中,留下一些空白,以應付突發事件。
  (4.)逐日調整——早晨依據行事曆,安排一天的大小事務,逐次進行。如此一來即可使事情井然有序,不致因小失大。同時亦可完成不同角色裡的重要目標,在家庭與工作之間取得平衡。
4.執行與調整
  每天上班時間一到,執行計畫前,我們首先面對的問題是「一週行事曆上」的工作到底要從何處著手?該先做哪些事情?彼得.杜拉克在《杜拉克談高效能的5個習慣》 (The effective executive) 中建議我們:「先做最重要的事」。第一個做法是問:「需要做什麼?」請注意,不是問:「我想做什麼?」而是:「需要做什麼?」認真詢問並且思考這個問題,是成功管理的重要步驟。
#最重要且最困難的先做
  一般人習慣挑容易或自己喜歡的事情先做。尤其是上午,工作情緒尚未調整好,匆忙趕著上班的心情還沒沉澱下來時,通常會優先處理一些不用動太多腦筋的事。等到心情緩和下來,心智進入全速運作的狀態,再著手處理較棘手的工作。然而這樣一來很可能錯過一天精神最好的時光,終於要面對重要的事情時,我們的身心已經不是處於最顛峰的狀態。
  布萊恩‧崔西在《Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time》(目前暫無中文譯本)一書中,將我們手上最重要,最能夠展現關鍵成果的工作比喻成「青蛙」。因為青蛙的外皮又濕又噁心,令人難以下嚥。將重要度高又難處理的工作比喻成「青蛙」,可謂一語道盡上班族的心態。他建議我們先應用80/20法則找出少數最關鍵的工作,並嘗試每天優先挑戰這些最重要且最困難的事務。喬許.戴維斯(Josh Davis) 也在《每天最重要的2小時》一書中,提倡讀者找到每天心智運作最有效率地一段時間,不限於特定時間的兩個鐘頭,先集中精神做最重要的事。在我們心智能夠最有效率地運作時,完成當日最重要的事,不僅可以增強我們的信心,還能激發我們進一步完成更多事情的渴望。其餘的時間,我們可以用來處理那些非策略性或創造性思考的事務,例如處理電子郵件、填寫表單、申請費用的單據、安排行程、回覆電話等。
#定時重整代辦事項的優先順序
  最後,還有一件生活中常出現的盲點,就是當我們手上的工作繁多,又急於提高工作效率,會在完成一項工作後,馬上按照行事曆或待辦事項清單上的工作順序,一件一件地接手來做。殊不知隨著時間的流轉,事情的急迫性和重要性也會隨之改變,因此我們常將時間誤用在較不重要的事情上,平白消耗我們的心力。喬許.戴維斯建議我們要善於辨識每個決定點:妥善利用做完一件事或被打斷後的5分鐘,想一下後續該處理哪件事;別擔心「浪費時間」的問題,想趕快做事的急迫感,有時反而會讓我們盲目投入例行的工作。如果我們能專注於重要的工作,並且定時重新整理思緒,安排代辦事項的優先順序,一定可以大幅地提升工作效率。

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