善用層別分析 掌握經營契機

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  近年來輔導許多小型企業及農民團體,發覺有一個共同狀況便是既有的財務資料無法作為策略規劃的參考依據。主要是因為這些組織的財務資料普遍只有日記帳簿及總帳報表,而且還有為數不少是使用實體帳本,若要進一步分析運用時,需要花費不少人力整理才有可能製作完成。而財務資訊是組織經營的實際成果資料,倘若僅用來報稅及掌握整體盈虧狀況,為運用於整體經營策略方向擬訂、行銷策略規劃、新產品或服務開發、顧客關係經營或人力調配排班等,實在很可惜。


  要將原有日記帳簿及總帳報表轉換成電子試算表並不難,只要具備對電腦應用軟體使用技巧即可。但若要使這些資料發揮更大價值,事前最好要考量以下兩點:
  一、該試算表是否還可作為其它統計用途:以人工填寫帳簿,大多因為考量人力,所以記錄的資料大致夠用就好,許多重要的進銷存資訊未必被記錄。例如銷貨簿僅登錄交易日期、品項、單價與實際交易金額,若能增加記錄客戶別(或交易對象),便可統計每位客戶或每類對象的交易總金額(營收貢獻度),便可針對關鍵客戶關係經營及潛力對象開發。若增列交易時間,則可應用於人員排班、理貨準備或配送行程時間安排等。若增列交易管道,則可對各行銷通路貢獻度、投入廣告效益或新通路開發決策等提供參考資訊。雖然帳簿原有格式及功能保存之外,只要稍加規劃及人員輸入時多花一點時間,便可發揮許多參考價值。


  二、若試算表的資料內容再細分後,可否提供更精確的決策資訊:試算表除了可依據前述概念增列記錄欄位外,亦可再針對每個欄位填註內容再進行層別及群組化。因為若資料分類過於籠統時,只能掌握大概情況而無法更精確找到關鍵要素;若是分類過細,則難以觀察出有效群體或群體趨勢。例如交易項目資料若僅以產品(或服務)大分類登錄時,只能知道哪一類商品或服務銷售較佳,但每一類商品中都有明星商品值得持續推廣及落水狗商品應檢討改善或淘汰。反之,若交易項目資料是以個別產品項目登錄,當產品項目較多時,則可能每項產品累計銷售額都差不多,難以聚焦並將有限資源投入於利基商品。


  小型企業及農民團體由於資源有限,可能無法購置一套功能強大且完整的進銷存資訊系統,但至少可利用電腦應用軟體將重要經營資料以數位化方式建檔留存,否則更不利於市場競爭。為了使資料便於分析及提高利用價值,建檔前應針對分析用途將資料加以分類及群組,才不會隔段時間發現資料歸類不當而無法進一步統計分析。而分類法有許多原理原則,但考量方便好學,建議大家可使用「層別法」。


  何謂「層別法」?層別法是QC七大手法之一,簡單來說就是分門別類法。是針對部門、人員、工作方法、設備、地點等所蒐集的數據,按照它們共同的特徵加以分類、統計的一種分析方法。也是為了區別各種不同原因對結果的影響,而以個別原因為主,分別統計分析的方法。
當大家要使用層別法時,可參考下列步驟思考運用:
  1.先針對要分析項目的資料盤點有哪些特性可作為分類的依據。例如月份、商品別、客戶別、通路別等。
  2.資料分析是有哪些目的或用途?例如為瞭解商品銷售狀況、通路營收貢獻或者是新產品開發方向等。
  3.根據前述目的,有哪些特性是可以達成其需求。例如某項產品的各通路營收貢獻,則至少要有產品類別、通路類別及營業額才能統計。
  4.所需特性應該如何分類?例如以農產品通路而言,可區分為拍賣市場、傳統市場、連鎖超市、量販店、超商、加工廠等。農產品項可分稻米、雜糧、蔬菜、水果、加工品等。
  5.分類要分到多細才恰當?簡單說就是夠用就好,因為分得越細則越花費人力(包括輸入及統計)。但如何評估「夠用就好」?只要分類後的資料能夠分析出所需要的資訊,那就符合此原則。當然,若原始資料分類越細緻,日後若要再進行更細部分析便仍可滿足而無須修改,特別是組織資料累積量相當大,未來可能運用大數據分析時,則最好要詳盡。不過,分類越詳盡也意謂資料累積成本越高,所以層別拿捏可要考量平衡。
  6.依據分類別將資料歸類或群集。當完成此步驟後便可開始將資料試填再實際使用後加以修正調整。


  經過層別的經營資訊便可作為行銷、研發或改善的參考。而層別法的原則及步驟很簡單,只要熟悉及加上經驗,應該便可運用自如。不過,從長遠經營觀點而言,以應用軟體設計的經營資訊仍有許多限制及不便,所以適當時機仍應考量購置套裝軟體或開發系統,以節省人力及提供更多有用資訊。

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