專案管理系統 用智慧管理專案

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  在公司中常會聽到,我目前在執行A專案,但此專案需要跨部門合作且各任務之間有時間上互相影響的問題,常導致牽一髮動全身,尤其在研發部門,總是會拖到專案的時間,導致整個專案造成延遲,導致專案管理經理面對客戶常要賠不是,而面對老闆也要解釋甚至受罰,常面對裡外不是人的窘境。公司內部不同類型以及不同大小的專案,隨時都在發生,但根據研究調查指出,公司內平均只有34%的專案可以算是成功的,此調查數據讓人詫異。

  常有人在問,到底要怎樣的管理一個專案才算是有效的專案管理呢?首先,我們需要先來探討何謂「專案管理」?根據美國「國際專案管理學會」(Project Management Institute, PMI) 所編訂「專案管理知識體指南」(PMBOK® Guide)的定義:專案管理乃是將管理知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案行為上,使其能符合專案起始、計劃、執行、控制、結案五大程序的運作,以利完成專案需求。因此,「專案管理」是運用知識、技能和工具技術讓在專案執行過程中,有效率且有效益的達到需求目標的一種程序與方法;而其所關切的是如何將一項任務能如期、如質及如預算的達成並充分滿足需求目標。因此,專案管理的過程中,專案團隊和專案經理需要詳細的了解專案的範疇、時間和成本以及風險和專案品質之間的需求也需要去整合此些需求,另外對於所有利害關係人之間的需求和期望也需要一併考量,而當需求與期待之間有所落差時,之間的平衡點以及如何達到最適效益也是專案團隊和專案經理需要去協調的。

  綜上所述,有效的專案管理,可以降低專案的失敗率並達到利害關係人的需求目標,但除了這些以外,有效的專案管理,更可以提高產出的專案品質,符合需求的產出,也可以在預定的時間內完成專案的進度,降低專案完成的成本,另外也可以增加專案團隊合作的效率以及專案資源的有效運用。因此每個專案都應該有效的被管理,但隨著科技的日新月異,有效的專案管理除了透過紙筆的紀錄和定期會議等方式進行管理外,人們也開始透過科技工具來進行有效的專案管理,因此專案管理系統便成為專案管理過程中的一大利器。

  而導入專案管理系統的優點又有哪些呢?我們可以從專案起始、專案規劃、專案執行、專案監控以及專案結束等五個階段談起,說明如下:

  一、專案起始區

  一個專案的開始,需要很明確的瞭解專案的需求單位、專案的執行期間和專案的合約內容以及專案負責人和負責單位等等,有詳細的專案介紹,對於專案後續的規劃和執行才會有事半功倍的效果。另外,專案起始之時,所有的會議記錄對於我們來說也是重要的執行依據,所以在系統部分,我們也特別增加了客戶訪談紀錄區,此讓整個專案起始區可以更為完善。其相關圖示說明如下:


圖一  客戶資料管理


圖二  客戶訪談紀錄


圖三  專案合約管理

  二、專案規劃區

  專案起始區主要在於專案基本資料的建置,而專案建置完成後,則要進入專案的規劃,專案規劃區的重點在於專案範疇的確認以及專案時間的管理。所謂專案範疇的確認包含專案名稱、專案期間、專案負責人、專案資源以及專案成員的確認,透過此些資訊的確認讓整個專案可以更明確;而專案時間的管理,主要是運用專案任務的規劃,將專案的工作進行分解,並確認每個任務的負責人,而此處我們也透過甘特圖的管理,讓專案可以更快速的擁有檢視權限的成員進行管理,讓專案可以透過系統管理讓專案經理可以更輕鬆更有效率的管理專案。專案規劃區的相關圖示說明如下:

圖四  專案規劃區之專案規劃管理

圖五  專案規劃區之專案任務規劃(甘特圖)

  三、專案執行區

  專案規劃完成後,所有的工作任務即會進入專案執行區,相關的任務負責人可以透過專案執行區中的任務進度管理,可以了解自己的任務進度,此處也可以讓任務負責人進行進度的填寫並管控自己的任務進度。另外,在專案執行區中也規劃專案文件區,讓專案執行過程中的正式文件可以儲存於專案文件中,以利專案中的成員可以方便的了解相關的專案文件資訊,本專案執行區的相關圖示說明如下:


圖六  專案任務進度管控


圖七 專案文件區進行正式文件的管控

  四、專案監控區

  為了要讓專案進行有效率且有效益的執行,所以我們可以透過專案監控區進行專案的監控,讓專案負責人以及跨部門的專案成員主管都可以透過系統快速的了解目前整個專案的進度以及所有的專案任務的進度,此任務進度的監控以及了解也可以做為年度績效考核的依據。此專案監控區的圖示說明如下:


圖八  專案負責人進行專案任務進度的監控

圖九  專案成員之主管進行專案任務進度的監控

  五、專案結束區

  過往,當專案執行完成進行結案後,相關的專案資料就會入庫管理,但執行過程中,所有的專案的基本介紹、重要文件、執行進度以及甘特圖等相關資訊也會隨著專案結束被塵封,此對於未來若有要執行相關專案或是新進人員對於想要對於相關專案有所了解時,無法進行專案知識的傳承。因此透過E化管理,讓專案從專案建置開始到專案結束之後,都可以系統化的管理,而在專案結束區中,我們除了讓專案進行結束外,也將專案的甘特圖和專案文件區可以在系統中方便的被查詢,此也更符合知識傳承的意義。本專案結束區的相關圖示說明如下:

圖十  專案結束區之歷史專案查詢

  透過專案管理系統的導入,讓專案從專案起始區開始進行專案基本資料的建置,之後透過專案規劃區的任務規劃、專案執行區的進度更新、專案監控區的進度監控讓專案可以有效的被管理,而已執行完成的專案也可以透過專案結束區的文件檢索以及甘特圖進度查詢,快速地了解專案執行的狀況,讓專案經理、專案成員、客戶等相關的利害關係人可以對專案執行更為安心,也讓專案相關內容可以資訊化管理,讓重要知識可以得以保存與傳承。
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