「員工提案」的小技巧

　　企業追求卓越過程中，善用系統化卓越經營自評工具，了解企業本身優勢或弱點，針對需改善之處，運用標竿學習或輔導顧問的協助，研擬出有效的解決方案，全面品質管理TQM（Total Quality Management）以品質為中心，提供統合管理的基礎，一個企業依據其本身的體質與需求，選擇適當的工具運用，而能快速、最不費成本、唾手可得的方法就是「員工提案」。對企業透過全員參與以持續改善的方式，使品質意識提升，員工向心力更得以凝聚，激勵並提高員工士氣。

　　「員工提案」的方法，企業可以透過制度化獎勵措施，引導和鼓勵全體員工創造性思維，徵求全體員工的好主意積極主動地提出，針對創新流程/產品/組織等，以強化任何有利於改善企業經營品質，提高管理能力的革新建議，並朝向卓越邁進以保持企業永續的經營。

　　如何產生「員工提案」？源自於企業中全體員工對於自己的工作場所最為熟悉及了解，且對於工作流程各項小細節都非常清楚，經由這些員工所提出改善意見往往都能命中問題的核心。簡而言之，就是由員工認定工作上的問題，同時提出解決方案，是一個讓全體員工投入於蒐集及提出創意解決方案的機制，既然是企業可運用的管理工具之一，身為企業的一份子如何積極參與，以下為「員工提案」的小技巧。

一、了解員工提案辦法

　（一）目的：

　　為鼓勵員工對工作多加思考，提供業務改進與管理制度等創新建議，並建立員工參與制度，以簡化工作流程，節省人力、提高行政效率與服務品質，以利企業組織追求卓越永續營運。

　（二）提案人：

　　通常以企業組織內的所有員工均可參加提案，提案以個人提出或者有些會以組織單位名義共同提出。

　（三）提案範圍：

　　主要以生產力提昇、品質改善、成本降低、交期縮短、安全衛生、員工士氣、環境保護之相關改進事項。另分別在經營管理方面上，包括事務資料、操作流程、管理制度等不合理、不規律及浪費的改善問題；在工廠現場方面上，包括製造技術、操作方法及設備保養等危險、骯髒、疲勞的改善問題，其他有利企業組織之革新（增強跨部門合作）改進事項。

　（四）非屬提案範圍：

　　非建議性之批評或對人身有所攻擊者、無具體解決問題的方法或單純期望者之改善內容、已經公開事實或正在改善事項、已經被採用過或已經有的提案、上級指示之工作事項、有關政策性（調薪、縮短工作時數等）等之建議案、內容明顯非業務範圍者。

　（五）審查程序：

　　首先清楚企業組織提案方式、作業流程及審查內容，送審時間、受理單位、審查注意事項、審查重點及評分標準為何？例如學生參加考試先了解課本的內容、考試範圍、何時報名、報名方式、各項評分重點、評分權重及標準等規範。相對的企業員工如何著手？必先了解企業的審查程序、範後便可展開，企業可參考以下程序及圖示。

　　1.提案：如提案人填寫提案表等。

　　2.判定：承辦單位判定是否屬於提案範圍。

　　3.初審：審查委員填寫初審回覆單，是否成案進入複審。

　　4.複審：召開審查複審會議。提案人依初審意見簡報說明，並提供備相關佐證資料。

　　5.核定：審查委員針對提案人簡報說明，評分等第。

　　6.表揚：公開表揚及獎金發放。

　　7.追蹤：承辦單位或總經理室執行追蹤。

　（六）完善獎勵制度：

　　提案制度推動的初衷，在於鼓勵員工發揮改善精神，幫助公司提升效率，透過完善獎勵制度為誘因，才能促使全員參與。藉由改善提案的號召、推動、審查、評價、獎金、表揚等作業，只要流程運作順利，員工提案便會不斷地循環。

二、如何發掘問題並構思孕育

　　員工提案的實行為借重對工作流程熟悉的員工，藉由他們在自己工作上的專業知識及過往的工作經驗，希望由員工自主性的定出工作中潛在的問題，同時提出解決方案，進而提升企業的營運效率。所以在忙碌工作中如何發掘問題？

　（一）要有問題意識：

　　全體員工隨時要有問題意識，以持續改善為理念，也就是說員工善用於身處於工作現場的優勢，在工作執行的過程中，從自身工作環境尋找改善的靈感。而員工提案也強調員工從工作流程或過去的經驗中發現問題點，進而提出解決方案，並為企業組織帶來有形或無形的效益。

　（二）列出你的願望：

　　當你對所屬的工作流程一清二楚時，已有標準的作業流程時，請不要被標準的作業流程所限制，這時你是最適合做提案改善的，列出你的願望，提出你所期望的工作流程，或是在那些工作環節上，可以簡化工作項目。

　（三）善用團隊，不要小看自己：

　　提案改善的形成為全員參與，每位員工都相當重要，如何讓每位員工樂於工作與貢獻，員工提案即使天分與教育不是很高的員工，若以分工合作、人人貢獻一己之力的心態，也能夠比別人更強。

　（四）養成隨時筆記的習慣：

　　員工可從所屬的工作流程中獲取提案的靈感，靈感可能來自於外部環境的刺激，共同相處的主管、同儕，或是由過去的經驗所激發的創新點子、想法。靈感都來自繁忙的工作，某項工作使你不便、增加工時、造成你工作流程的困擾，當靈感來時養成隨時筆記的習慣，請準備一本筆記本，立刻記下當下的任何不成熟的想法，等有空閒時再好好的構思你的提案，這樣你就會有用不完的點子。

三、如何尋找提案並發揮：

　（一）時時注意觀察及思考：

　　1.對於自己的工作項目，不要安於現狀，請多聽!多看!多疑!多做!隨時注意是否有什麼地方可以改進並提出應如何建議改善?

　　2.想想看! 使工作可能簡化的工具或方法，是否將不必要的動作或單據省略或簡化。

　（二）對每一項工作或每一個動作都表示懷疑：

　　不要被標準作業流程所受限，拋開傳統習慣、想法和做法並從多方面深入觀察。

　（三）收集相關專業資料：

　　熟悉自己的工作領域，對公司制度、工作模式或產品特性等爬梳大量相關資料後，參考過往成功提案，從中獲取提案經驗。也可參考未通過的提案，將視為寶貴的提案參考依據，員工提案，針對何事（What）、何人（Who）、何時（When）、何地（Where）、何解（Why）及如何（How）方向去思考，或許因為5W1H任何一項改變後，您可以得到新的靈感或新的提案。

　（四）教育訓練解決問題的方法：

　　透過教育訓練提高員工提案，例如創造力思考法、腦力激盪法、K J法、新QC七大手法、專業技能提升的訓練、其它許多系統性解決問題的方法，此篇「員工提案」小技巧，以上方法可以自行多加學習應用，教育訓練內容不在此討論。

四、結 論︰

　　期能引發更多企業員工興趣參與「員工提案」，大家一起動動腦，藉由高階帶領與支持，使員工自主性的提出改善建議，針對員工提案來說，員工將經驗轉化為文字敘述的過程小技巧，隨時要有問題意識、列出你所期望的工作流程、任何的點子及靈感養成隨時筆記的習慣、時時注意觀察及思考並針對5W1H方向去思考，以持續改善為理念，人人貢獻一己之力只要小小的改善都有可能創造不同的改變，發揮創新的核心價值！

參考資料及網站：

財團法人中國生產力中心員工提案獎勵辦法

5 步驟 員工提案從創意到獲益

提升員工參與度的五種方式

如何活化改善提案制度

如何有效建立改善提案制度

員工提案與知識管理-以F個案公司為例