在辦公室茶水間，兩位同事正在聊著…
「為什麼公司規定要寫工作日誌呢？」
「每天都要記錄工作做了什麼，實在蠻花時間的？」
「給主管看過之後，還要我修改，還什麼要補充說明，唉…實在真是的，工作不就做完就好？！」
「不知道，算了！反正公司怎麼規定，就怎麼做囉！」
許多企業要求員工每日撰寫工作日誌，並請主管就工作日誌內容與員工進行檢討。這項「撰寫工作日誌」對員工而言，似乎是「額外的」一份工作，在員工「不知道為何要寫」、「不知道為誰寫」、「不知道怎麼寫」的情形下，常淪為員工吐苦水、抱怨的話題。
一、工作日誌的意義與目的
每件工作的背後，一定有其意義與目的。我們從事工作之際，如能瞭解該工作的意義與目的，就能把握工作當下，更能在工作中有所學習，有所收穫。
- 「工作日誌」的意義
即是就自己每日所從事的工作，每日進行記錄，記錄工作內容、所使用的時間，並發掘及掌握工作過程中遇到的問題，就解決問題的思路和方法進行思索，經由每天「今日事、今日畢」，能在長期的累積過程中，達到通過工作日誌，提高自己在工作上的技能。
- 「工作日誌」的目的
- 提升自我管理能力
撰寫工作日誌之際，即是幫助自己回顧一天的工作內容，透過文字來檢視工作的方式，思考工作過程與方法，從工作問題中反思個人進行工作的優缺點，能在「自知之明」中，自我管理，找到能力提升之處，故有機會經由工作日誌的日積月累中，持續地提升自己工作上的能力。
- 促進團隊協調運作
工作日誌記錄團隊中每一個人的一天工作內容，可作為團隊溝通的有效工具。經過工作日誌文字內容的傳達，可以讓主管明確瞭解自己正在進行中的工作進度情況，掌握目前自己工作遇到的問題與困難點，提供主管協調團隊中其他成員的支援協助，能有效、有目的進行團隊合作。
- 幫助管理者達成管理
團隊成員以工作日誌向主管提出每日工作的彙報，其陳報每日工作進行的狀態和進度，管理者可以在需要時進行查詢與追溯工作，方便發現問題、分析問題進而解決問題。而更重要的，管理者可利用工作日誌做為與團隊成員溝通的工具，適時提供成員「機會教育」，藉由指導工作中問題之意識與發掘，再進一步提升部屬解決問題的職能。
二、工作日誌的格式與內容
公司要求員工撰寫工作日誌，須提供格式表格（下方圖表為參考表格）
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此外，更須提供內容編寫上的標準化規範（參考下方例舉說明－工作日誌撰寫說明／格式規範），讓所有團隊成員能有所依循，能將重點放在實際工作內容的撰寫。標準化的格式規範，亦有助於管理者對團隊提出工作日誌的審閱，亦有助於團隊成員間對工作內容的溝通交流。
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工作日誌撰寫說明／格式規範（例）
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三、工作日誌的撰寫
針對工作日誌的撰寫思維及內容，筆者提出「WIN」的概念。「WIN」是「贏」，提醒我們要挑戰工作中的困難點，要設法解決，要達成績效，並「贏」得成果。現就「WIN」的組成，分別說明如下：
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「WIN」的組成 |
字母意涵 |
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第一個字母「W」是 「Write」 |
「Write」是「寫下、記錄、描述」今日所做的事務或從事的工作； |
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第二個字母「I」是 「i-Think」 |
「I」是「我」，「Think」中也有「i」，表示自己是這工作的主體，要能為自己的工作負責，也在過程中
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第三個字母「N」是 「Next」 |
「Next」是「下一步」，是強調解決問題的行動力；在經由思考後的做法或準備採行的方案，必須轉為行動步驟，並將之實施，方才是達成工作目的的完整程序。 |
茲提出以下兩則工作日誌配合「WIN」的思維撰寫之說明例：
- 工作日誌說明例 1
根據上週專案會議決議，完成專案說明會活動的企劃方案（Write），然活動規劃之場地租用報價超出預算（Think），擬明日與主管討論預算修訂之可能，也再找其他會議地點，尋問場地租用報價（Think-Next）。
- 工作日誌說明例 2
準備後天向客戶進行公司業務簡報檔案及資料（Write），其中公司產品的資料，是否已經是最新內容（Think）；明日將與業務行銷部人員進行確認，並註明在簡報內容中（Think-Next）。
四、工作日誌撰寫注意事項與常見問題說明例
就工作日誌內容，除了建議依循前述「WIN」的思維進行撰寫外，筆者就過往經驗，整理工作日誌內容應注意之事項，並例舉常見問題說明之例子，如下表，提供參考。
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注意事項 |
常見問題說明例 |
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避免錯別字 |
追踪執行事項，已確認單當人員→「擔」當人員；報資作業→報「支」作業 |
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避免贅字 |
與○○○討論與○○討論系統建置…→與○○○及○○討論系統建置… |
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具體討論主題、對象 |
（Write）討論專案。 （較好Write）討論A公司○○產品行銷活動專案。 |
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具體時間、地點與主題 |
（Write） 準備會議案例資料。 （較好Write） 準備11月3日於A公司召開之行銷會議案例資料。 |
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能量化內容，儘可能量化 |
（Write）寄資料給客戶。 （較好Write）寄GHP資料給輔導中之10家企業。 |
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減少口語詞及不要有語助詞 |
（Write）今天我已經有再修了簡報，而且已經做好囉。 （較好Write）今日已完成簡報再修訂。 |
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能有具體數據資料更佳 |
（Write） 已改善107年稽核所開立全部缺失。 （較好Write）已改善107年稽核所開立全部缺失，共計4項。 |
此外，工作日誌猶如一份精簡之報告，把握適當分段、分點，以便內容易閱讀；個人完成工作日誌內容後，建議自己能再至少檢視一次，能順暢閱讀及自我發現錯誤內容。