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職場溝通心理學,主管員工零距離

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  公司裡工作效率最高的不是薪水豐厚的員工,而是心情舒暢的員工!一家公司是否擁有強大的競爭力,最關鍵的指標取決於員工的心理素質。真實世界的交易是與人的過招,不管對方是老闆、主管、下屬、同事或顧客都存在著難以猜測的心理,因此在職場上,真正成功和失敗的分水嶺,不是只把事情做好,你更要了解對方的想法。如果搞不定「人」的因素,那麼再多的專業技術或理論也派不上用場!「職場心理學」是一門理解「人在職場」之行為的學問,也是「管理」人的起點。

  溝通是雙向的交流。想要對方用心聽我們說話,我們必須率先用心傾聽對方的心聲。當我們理解對方的想法之後,自然知道要怎麼表達,對方才能聽得進去。如果人在辦公室裡,卻沒把「心」帶來,顯然是因為沒人用心對待他們、用心傾聽他們的心聲,自然也就不會用心在工作上。

  每個人都有不同的價值觀,一個好聽眾,要避免強迫別人遵從自己的價值觀。領導者常以為自己的觀念是天經地義,每個員工都要依循,因此雙方各持己見,立場格格不入,自然不會有任何心意上的交流發生。在傾聽時,腦中必須不斷地思索推理,就像看偵探小說或推理劇一樣,抽絲剝繭、努力探索,找出所有事情最根本的原因,也就是對方的基本價值觀。從基本價值觀去理解對方的想法與態度,把對方當成完整的人,來達到全面性的了解,這就是傾聽。然而,在用心傾聽的基礎上,領導者才能協助員工,將組織的價值觀跟員工個人的價值觀整合在一起。而當員工找出既可以自我滿足的價值,又可以達成組織目標的方法,主雇之間才算是有雙向的溝通。

  提到職場的人際溝通,還有一件事情也很重要「態度」。這不但可以協助我們提升溝通效果、還可以增加主管對自己的信任、讓同事喜歡,進而能讓自己更有成長的空間!

  而所謂態度,大致可以分成下面幾件事:

  1.接受任何工作前,盡量搞清楚老闆指令的原因

  簡單的講,就是接受老闆指令時多保持好奇心。這跟溝通有甚麼關係?其實「感興趣」是一切溝通的起點。跟新朋友認識我們露出對他的興趣,兩人會可以聊得很開心。工作上也是一樣!當老闆指派我們任何工作,背後一定有一個他期待的成果。所以在工作環境我們都該多問一句、多想一下,了解老闆指令背後的目的與期待,才能讓事情更順暢。

  2.禮貌永遠不嫌多

  職場溝通順暢的另一個重點,是要讓別人覺得受到尊重,這樣他們才會敞開心房的跟我們互動。所以盡量多用敬稱、多說「請」、「謝謝」、「對不起」,以頭銜職稱稱呼客戶或長官等。雖然有些年輕的朋友會覺得,文字或是用語太過正式、太有禮貌、用太多敬稱,這實在太做作了,也擔心別人會不會覺得自己很八股並取笑自己。所以有些人或許會想說,自己可以輕鬆一些,叫別人名字,或是發發Line來請假之類。但職場與商場上,禮貌絕對是不嫌多的。你尊稱別人,別人怎麼樣也不會笑你。如果這細節不注意,別人就會覺得我們沒大沒小,覺得我們沒有尊敬的態度。輕者對方不跟我們來往,更嚴重的我們可能錯過了能教我們、能幫我們的貴人。所以是不能輕忽的!

  3.犯了錯第一步是道歉而非解釋

  當在工作上出了意外的狀況,第一個重點其實是解決問題。 趕快道歉,解決問題,然後再來慢慢解釋,其實是很重要的概念。尤其當面對的是不滿的客戶時,這步驟更重要。 對於沒能得到他要的結果的人而言,過程是誰害的其實他根本不在意。拼命撇清關係,不表示對方就會原諒你、更別說因此開心。當拼命解釋的狀況下,無論客戶或是老闆其實都只會覺得厭煩。就算問題真不是自己造成的,這樣的態度也只會在別人心裡留下不好的印象。還不如在態度上表現勇於負責與承擔,並努力把問題處理好。等客戶或老闆心情終於輕鬆了,再來解釋來龍去脈。

  4.別人講的事情,如果很重要盡量寫下來

  最好能把別人講過的事情牢牢記住。 而要記住最穩當的方法,就是隨時把這些重要的訊息記錄下來,確保溝通結論可以被落實。重點在於不要太過於依賴自己的記憶,不然等到真的需要交出工作時,才發現自己搞錯的數量或內容,這可是會讓客戶或老闆不高興的。

  5. 沒人是可以輕視的

  對身邊所有人都有相同的態度。 對上、對外顯得恭敬有餘,但對其他人有時就失去禮數了。像對大樓警衛、對打掃的工友、對櫃檯、對快遞,可千萬不能露出一副「我可是高級白領」的味道。廣結善緣是要時時放在心中的。因為在職場上我們所有的表現,其他人都會看在眼裡。這些人在工作場合中到處穿梭,有時候可會跟你意想不到的人碰到並講到我們。所以請記得,我們的傳達出去的形象不僅跟我們說甚麼有關,也有可能透過別人的嘴裡間接的傳遞出去。 所以我們若不希望別人傳遞出錯誤的訊息,我們就得在面對每個人時,都給予相同的尊重與禮貌。

  心理學其實是一門「讓人快樂」的科學,因為「了解自己、了解他人,可以創造雙贏」。工作者如果能掌握心理學知識,就能讓自己更加理解「人」的需求與行為,這樣的能力對於職場溝通相當有利。職場向上管理技巧都會提到,部屬應該學習站在主管的角度看事情,才能掌握主管的需求與期待,這就是心理輔導所使用的技巧,透過「角色扮演」換位思考,了解對方立場,才可以順利地溝通。

  所以,職場要順利,培養一個合宜的溝通態度是很重要的。讓別人感覺受到尊重、不要為敵、記住別人講的東西、多問問別人指令背後的原因、對每個人都和善有禮,這些若能好好的做到,必然能讓我們更容易與人相處,並提昇工作的順利度。

  另外,表現出合宜的溝通態度還有一個好處,會讓我們自己更容易在職場上學到東西。像有時候會聽到年輕一點的朋友抱怨:「我的主管或是同事都不願意教我工作。」,但跟年長一些的朋友聊天,他們則常常抱怨:「這些剛入社會的年輕人,態度都很差,也覺得他們不耐操。教他們很麻煩也不知道學不學得會?要是過兩天就離職,不就浪費自己時間了嗎?」但你問他們真的討厭教年輕的新人嗎?其實也不至於,只要他們覺得這年輕人有學習心、有上進心、有禮貌、誠懇踏實,其實大部分人也都願意分享所知的。

  但怎麼表現學習心、上進心、誠懇踏實呢?其實就是以上談的這幾項:態度、溝通、傾聽、換位思考。換句話說,溝通不單單只是口語交流,透過正確的舉止傳遞出能讓別人喜歡的工作態度,讓別人會樂於與你溝通及分享,這可是很重要的。所以想要達到職場人際關係零距離把這些顧好,絕對能帶來好的回報的!


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