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多項ISO系統整合方案

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  從2015年起主要的ISO管理系統陸續改版,首先改版的是ISO9001:2015品質管理系統(以下簡稱ISO9001),接著是ISO14001:2015環境管理系統(以下簡稱ISO14001),最後在2018年底公告ISO45001:2018職安衛管理系統(以下簡稱ISO45001),這三種管理系統是組織中最常見的管理方法,各組織配合管理需要、經營發展或客戶要求,同時間會存在一個以上的管理系統,這時候管理系統的整合會是必須要面對的課題,本文將結合作者輔導的經驗,嘗試提出系統整合的建議方式,盼本文內容能為讀者提供具體參考。

  在談系統整合之前,先為讀者介紹ISO近年制定的高階結構(High Level Structure),高階結構出自於ANNEX SL內,將ISO系統的章節統一為10個章,分別是:第1章適用範圍、第2章引用標準、第3章用語和定義、第4章組織內外環境、第5章領導、第6章規劃、第7章支援、第8章營運、第9章績效評估、第10章持續改進。本文中所介紹的三個管理系統均已採用高階結構進行改版,其目的是為了組織整合多項ISO標準。表1是三個管理系統的內文對照,讀者可從表中瞭解三個系統的對應關係。

表1 三個管理系統條文對照

ISO9001:2015

品質管理系統

ISO14001:2015

環境管理系統

ISO45001:2018

職安衛管理系統

1. 適用範圍

1. 適用範圍

1. 適用範圍

2. 引用標準

2. 引用標準

2. 引用標準

3. 用語及定義

3. 用語及定義

3. 用語及定義

4. 組織的內外環境

4.1 瞭解組織及其內外環境

4.2 瞭解利害相關者的需要及期望

4.3決定品質管理系統的範疇

4.4品質管理系統

4. 組織內外環境

4.1 瞭解組織及其內外環境

4.2 瞭解利害相關者的需求與及期望

4.3決定環境管理系統的範疇

4.4 環境管理系統

4. 組織內外部環境

4.1 瞭解組織及其內外環境

4.2 瞭解工作者及其他各利害相關者的需求及期望

4.3 決定職業安全衛生管理系統的範疇

4.4 職業安全衛生管理系統

5. 領導

5.1 領導及承諾

5.2 品質政策

5.3 組織的角色、責任及職權

5.1 領導

5.1 領導及承諾

5.2 環境政策

5.3 組織的角色、責任及職權

5. 領導及工作者參與

5.1 領導與承諾

5.2 職業安全衛生政策

5.3 組織的角色、責任及職權

5.4 工作者的諮詢及參與

6. 規劃

6.1 處理風險及機會的措施

6.2 規劃品質目標及其達成

6.3 變更之規劃

6. 規劃

6.1 處理風險及機會的措施

6.2 規劃環境目標及其達成

6. 規劃

6.1 處理風險及機會的措施

6.2 規劃職業安全衛生目標及其達成

7. 支援

7.1 資源

7.2 適任性

7.3 認知

7.4 溝通

7.5 文件化資訊

7. 支援

7.1 資源

7.2 適任性

7.3 認知

7.4 溝通

7.5 文件化資訊

7. 支援

7.1 資源

7.2 適任性

7.3 認知

7.4 溝通

7.5 文件化資訊

8. 營運

8.1 營運的規劃及管制

8.2 產品與服務要求事項

8.3 產品與服務的設計及開發

8.4 外部提供過程、產品與服務的管制

8.5 生產與服務供應

8.6 產品與服務的放行

8.7 不符合產出的管制

8.營運

8.1 營運的規劃及管制

8.2 緊急準備與應變

8. 營運

8.1 營運的規劃與管制

8.2 緊急準備與應變

 

9. 績效評估

9.1 監督、量測、分析及評估

9.2 內部稽核

9.3 管理階層審查

9.績效評估

9.1 監督、量測、分析及評估

9.2 內部稽核

9.3 管理階層審查

9.績效評估

9.1 監督、量測、分析及評估

9.2 內部稽核

9.3 管理階層審查

10. 改進

10.1 一般

10.2 不符合事項及矯正措施

10.3 持續改進

10. 改進

10.1 一般

10.2 不符合事項及矯正措施

10.3 持續改進

10. 改進

10.1 一般

10.2 事件、不符合事項及矯正措施

10.3 持續改進

  由上段瞭解三個管理系統的條文架構後,本段為讀者解說章節的重點,與文件化資訊的建議,作者以條文順序作引導,在各條文中說明三個系統的重點,因條文前三章屬於概述性質,故說明從第四章開始,請參閱表2。

表2:第4-6章重點內容與資訊化建議

三個系統條文概述

重要內容

文件化資訊的建議

4組織的內外環境

4.1 瞭解組織及其內外環境

組織要建立一個機制,來瞭解內外部環境。

  1. 此項通常採用SWOT分析,分析組織的優勢、劣勢、機會與威脅。
  2. 組織在討論SWOT的同時,要將環境、職安衛的考量納入。
  1. 策略管理程序書
  2. SWOT分析表單

 

4.2 瞭解利害相關者的需要及期望

組織要建立一個機制,來瞭解誰是利害關係者及需求為何。

  1. 在多系統的整合中,考量利害關係者的範圍要盡可能擴大,考慮組織品質、環境、安全衛生等構面,對相關人員的影響,從中鑑別誰是利害關係者
  2. 從鑑別的利害關係者中,探詢其需求與期望。
  1. 與利害關係者溝通程序書
  2. 利害關係人的溝通表單
  1. 公司網站為利害關係者提供適當的資訊

4.3決定管理系統的範疇

將管理系統的範圍定義清楚,範圍包含地理位置、作業內容、產品/服務。

建議手冊中說明

4.4管理系統

依照條文內容建立品質、環境、職安衛管理系統。

ISO條文與程序書對照表

5. 領導

5.1 領導及承諾

最高主管要承諾相關事項,對管理系統負起最終責任。

建議手冊中說明

5.2政策

最高主管要訂定合理的管理政策,三個系統要整合政策並不容易,建議分開擬定。

  1. 品質政策
  2. 環境政策
  3. 職安衛政策

5.3 組織的角色、責任及職權

  1. 最高主管透過組織圖來安排角色、責任,透過職位說明書來安排職權,相輔相成。
  2. 組織需經由法規鑑別,瞭解是否需要設立環境或職安衛專責組織、人員。
  1. 組織圖
  2. 職位說明書

6. 規劃

6.1 處理風險及機會的措施

 

  1. 組織可以參考ISO31001風險管理建立一個風險管理方法,常見的風險管理方法為機率矩陣評估法。
  2. 機率矩陣評估法為組合事件發生機率與發生嚴重度之後分級,以產生風險等級。依照風險等級採取改善措施,以消除或降低重大風險。
  3. 品質管理系統其風險偏重於經營面上可能的困難、環境管理系統其風險偏重於產品生命週期中對環境的影響、職安衛管理系統其風險偏重於作業及環境對工作者可能的危害。
  4. 組織三個系統風險管理方法可以整合成一套,但三個系統偏重的方向不同,建議分開執行。
  1. 組織風險評估與考量面程序書
  2. 品質系統風險考量面
  3. 環境系統風險考量面
  4. 職安衛系統風險考量面

6.2 規劃管理系統目標及其達成

  1. 組織要建立品質目標、環境目標及職安衛目標,在設訂此三種目標時,應考量組織內外部環境、利害關係人的需求與期望。
  2. 設定的目標要可量化,並展開下列事項:應作何事、需何種資源、由何人負責、何時完成、如何作。
  1. 品質目標
  2. 環境目標
  3. 職安衛目標(主動式、被動式)

6.3 變更之規劃

變更的機制可納入管理階層審查會議中檢討。

管理階層審查會議中輸入/輸出項目

  第七章支援,大部分的章節均可共用,但要注意下列幾點:

  1.  7.2適任性,談的是人員的資格與技能,組織需要透過法規鑑別的方式來釐清所需要的人員證照,並有適當的方式取得。【ISO14001可參考環保專責人員的法規、ISO45001可參考職業安全衛生管理辦法、職業安全衛生教育訓練規則】。

  2.  7.3溝通,溝通範圍包含了內部與外部,要有相關的紀錄作為佐證。

  第八章營運,系統整合時可以ISO9001的章節為主體,加入下列的事項:

  1.  業務流程:

  2.  設計流程:除了設計開發流程外,要加入綠色設計減少有毒物質的使用、以及設計階段的安全評估。

  3.  採購流程:加入危害告知、承攬商會議、與綠色採購等相關概念。

  4.  不符合事項:除了品質不符合外,要考慮事故的處理方式,依處理的原則優先考慮本質安全、降低風險、工程隔離、行政管制、防護器具。

  5.  緊急應變:ISO14001與ISO45001的緊急應變可以整合一起,內容包含:消防演練、氣體或液體洩漏處理、地震、防汛、職業災害等。

  第九章績效評估,組織擁有多個管理系統時,績效評估應有整體的架構,工具方面有:BSC平衡計分卡、TP、TPIM、目標管理等。需建立一套由上到下包含:整體經營活動的管理指標,關鍵指標有:顧客滿意度、法規符合程度等等,建立這樣一套指標可有效提高營運成果。第九章中除了績效外,還有內部稽核、管理審查大致上可以共用,唯要注意三個系統中管理審查的輸入與輸出要與系統中一致。第十章改進,組織應決定與選擇改進機會並實施必要措施,以達成顧客滿意度、環境管理系統預期結果、避免職業災害的發生。常見的改進方法有:提案制度、QCC活動、QIT活動等等。

  本文總結,ISO高階結構提供了一個方法,除了讓各組織能夠輕鬆整合多項系統,也使得ISO在推動上更容易。建議導入多項系統的組織重新檢視自身的文件、程序,將有關連的內容集中、重新調整,如此可以節省執行的人力、金錢,並使組織經營成果更有績效。


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