「過去我們對於危機、風險的認定都偏向天災人禍，像是恐攻、資安、職安等，很難想像現在因為一場疫情，連國際移動都變得如此困難。事實上，這次疫情完整了我們對於風險的想像跟理解。」資誠人資管理顧問公司董事長林瓊瀛開宗明義地說明疫情對組織帶來的風險。
他指出，以往人資管理，都將注意力集中於工會、福利、工安等「消極勞動關係」上，而疫情的爆發，讓人資開始思考完善工作環境安全意識、員工支持系統、職場互動關係、新技術與新工作模式應用議題。
「以前大家見面三分情，有什麼狀況，也許順手帶杯奶茶、面對面開會溝通一下，問題或許就能解決；而如今隨著遠距辦公風潮的發酵，員工變成隔著電腦遠距開會，雖然不是絕對，但因為不是『同居共事』，人跟人之間很難親近起來，因此組織內外，會因為協同能力受限，使得溝通成本變得比較大。」
林瓊瀛觀察，企業端嘗試改變工作流程，是維持企業運轉的解方之一，但不可否認的是，企業主在遠端辦公、視訊開會的新工作模式下，背負著「員工是否足夠自律」、「工作是否能如期交付」、「線上協同合作是否比擬線下？」等焦慮，這些層面在在影響企業主與員工互信基礎。
此外，林瓊瀛指出，這幾年經營管理的主題，其實始終圍繞著數位轉型與自動化，許多企業都在「轉與不轉」的轉型溝通中拔河，而突發的疫情，則是加速轉型的急迫性，越能快速適應並且調整營運步伐的企業，越能走出自己的路。
「相對過去很嚴密的管理、追求Cost down的企業來說，我們觀察到比較有彈性的企業的存活率也較高，這也是為什麼大家開始討論『韌性』(Resilience)。但這也不是代表組織要容許無效率與浪費，備用計畫(Backup Plan)可能都會隨著變局而鬆動，這其實是比較大的挑戰。」如此不穩定的時局，也讓林瓊瀛直言，整體的混亂儼然變成新秩序，風險跟員工關係都要重新被定義。
彈性企業文化 帶動成熟數位力
當然，所謂的遠距辦公，不只是單純的字面上意義，它雖省去員工通勤時間、降低人員近距離接觸的染疫風險，但追求彈性的背後，其實需要強大的數位資源扶持。
「說實話，很多事情遇到了才會轉型，但當疫情來襲，不只挑戰你的軟體規劃，也挑戰你的硬體。每家企業的遠距辦公準備條件未必相同，像是是否已經購置行動裝備，或是安裝通訊協作軟體，這些都是讓『工作』不會因為地點差異而產生溝通障礙的環節。」林瓊瀛認為，軟硬體投資是新世代管理的必要發展，否則遠距辦公的效益無法有效彰顯。
以資誠為例，至今企業端可用的APP已擴充至40、50個，而為了讓這些工具更貼合員工的工作需求，2019年7月即成立數位營隊(Digital Camp)，培育近百名數位種子，由專業講師進行新興科技工具的教育訓練，培養數位化思維及新興科技工具應用的技巧，今年也產出19個數位專案，運用資料自動化、資料視覺化及流程自動化等工具，解決日常作業或客戶服務時的痛點。
此外，為了強化遠距辦公的彈性，去年12月資誠也導入Google企業雲端數位工具，讓線上會議、課程、文書作業、簽核都能遠距完成。林瓊瀛說，「遠距辦公只有一個條件，就是網路要通、讓主管找得到你，才叫做在工作。所以我們完成G Suite的建置，它包含Google Meet、Google Chat等應用程式，再加上我們在4月初提供一門『再遠，也像在身邊的遠距開會術』數位課程，強化同仁對於軟體的操作熟悉度，讓防疫時期開會連線都不會有問題。」
而克服軟硬體問題後，如何建立合宜的「組織文化」和「人員成熟度」，更是新工作模式下企業與員工都該重新衡量的。林瓊瀛表示，錢可以解決的都不困難，困難點反而是組織文化建構，「對員工來說，要培養良好的遠距工作習慣需要時間，要如何在非既有工作環境也能保持專注力和自主自重精神，恐怕是長期受到高度監管的台灣上班族需要學習的技能。此外，管理者也要把Work From Home等於『變相在家放假』的錯誤觀念屏除掉，將員工視為成熟的工作夥伴，符合法遵要求並明定合理的遊戲規則，清楚遠距工作的『DO and DON'T』，確保營運與員工的產出品質，才是維持彈性工作順利運作的關鍵。」
Workday 體驗4V威力
不過，確保規則明確落實後，企業主最關心的，無非就是績效管理的運作，要如何於員工不在崗位時衡量考績？林瓊瀛認為，績效管理一般是從Hard Side談論，但因應新世代的員工特質與數位化浪潮，必須做更積極的績效管理，將「發展」的意義列入評估當中。
林瓊瀛舉例說明，「如果某天主管叫員工到辦公室，開口就說：『抱歉，過去1年你搞砸了，工作狀況不是很理想，所以加薪幅度很小。』如果你是那名員工，你的想法是什麼？一定聽得一頭霧水！員工就是不會才要被教，教會了就能做更好。積極的績效管理是讓員工知道自己哪裡不足、及時修正，這樣對公司運營和員工發展才有正面的幫助。」
正是基於這樣的核心概念，資誠在遠距協同的績效衡量系統上早已開始佈建。據了解，資誠在2019年導入雲端人力資源管理系統「Workday」，提供員工即時雙向的透明資訊與溝通管道，不僅可離線進行人資程序更新，同時將訓練及個人工作歷程建立於系統中，積極向數位化前進。
「自從導入Workday後，在日常管理中，我們體會到『4V』的大數據特點！」林瓊瀛解釋，4V分別是容量(Volume)、速度(Velocity)、多樣性(Variety)、真實性(Veracity)：
1.容量(Volume)
站在管理角度，匯流整合全球人資歷年資訊，收納績效相關所有細節。
2.速度(Velocity)
員工可隨時更新自己的學歷、證照等資訊，當員工即時更新，管理端就能即時掌握，例如：臨時要找會說韓文的人，就可快速查詢。
3.多樣性(Variety)
能讓各類資料一次呈現。以績效為例，就包括：每年設定目標、每年績效成果、每張考取證照、各類語文測驗結果等。
4.真實性(Veracity)
根基於量大、速度快、內容豐富的資料基礎，讓後續績效相關數據分析自然趨近真實，進而有效優化人力管理。
即時績效回饋 Snapshot溝通零時差
此外，為了鼓勵員工與主管建立雙向的即時對話，資誠引進即時績效回饋系統「Snapshot」，讓員工透過手機、電腦，向全球有工作互動的同事取得工作表現回饋，主管也能隨時針對員工專案執行狀況，雙向即時溝通與績效考核。
「不像過去的績效評量需要寫一堆表單，Snapshot系統減少很多作業性的繁雜，它可以很快獲得回覆。而這些回覆也不一定是文字性的，也可能是圖表，比如蛛網圖等，告訴你哪個部分還可以再補強，也讓員工比較有感。這種透過數位科技解決的方式，對於因應防疫需求或是遠距協同工作，都是不錯的工具。」
林瓊瀛認為，現在是新人類在做知識工作，科技與效率已不再是舊工作模式可以比擬，企業的敏捷程度與執行能力，需要建立在工作文化與行為上。管理階層也必須夠敏捷，像是配置上夠不夠清楚、組織怎麼樣蒐集資料等，都講究從數據中判讀並找出決策方向。
不過，面對數位轉型，並非所有企業都能妥善應對，對此林瓊瀛建議，掌握「Quick Win」，將有助建立轉型標竿。「你要去說服組織、嘗試去創造近程的戰果，這樣是比較容易改變行為的方式，當組織成員間擁有信任感，無論是遠距辦公或是因應快速變動的局勢，企業與員工雙方都能『超前部署』，建立出自己的文化與工作模式。」
個資也要防疫 考驗企業管理實力
不可否認，新冠疫情讓全球進行了一場遠距辦公的大實驗，同時企業也確實感受到，「人」是企業運營中最脆弱且不可取代的一環，對此林瓊瀛認為，當數位轉型成為未來企業營運的新型態，那麼人機協作將是最有效率的執行方式！
「大家要逐漸認知到，人和機器加起來共同工作的效率比較好，因此有必要投資機器、讓人跟機器熟悉，這其實就是數位轉型。」林瓊瀛強調，與製造業輪班制類似，人機協同的核心就是在追求「營運不間斷」，因此不論企業體質差異，具體要如何訂定相關規則、轉型的步調，就需要依照各企業環境來彈性落實。
後疫情時代已來臨，人類的生活模式，更多圍繞著「宅經濟」與「網路經濟」2大塊，無論未來變化為何，聰明的企業都清楚遠距辦公已成顯學，為此林瓊瀛認為，不管產業或企業體規模大小，隨時與趨勢共舞，甚至超前部署，對企業發展將有好無壞。但他也提醒，隨著數位化相關技術的日新月異，資訊安全與個人隱私，也會成為企業營運順暢與否的雙面刃，如何有效在數位痕跡(Digital Footprint)上「防疫」，將考驗著企業管理的實力！
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