【經管寶酷】總經理專欄

〈創新經營〉高效能領導 從時間管理開始

　　「時間」是上帝所賦予人類最公平的資源。祂給了每個人每天24小時，而且無法儲存或暫停。具有高效能的領導人都明白「時間」是一項限制性因素，若不能好好管理時間，更遑論管理好其他資源。 　　然而，經營環境競爭激烈，導致領導者個個都像走馬燈一樣轉不停，經常會發現自己被排山倒海的會議、書信通訊所淹沒，不斷與工作以及時間奮戰。因此，管理大師彼得‧杜拉克便說：高效能管理者必須養成的五種高效能習慣中，第一要務為時間管理。 　　做好時間管理是一件知易行難的事。原因在於多數領導者雖知要做時間規劃，但過程中容易因變數與意外，讓計畫趕不上變化，淪為紙上作業，難以轉化實際的應用。由此可知，妥善做好時間管理的重點，在於如何辨識工作意義以及善用、分配時間的「人」本身。因此，領導者必須分辨事情的輕重緩急來分配時間。 　　美國管理學家所提出的時間管理四象限法則，以「重要」與「緊急」作為X軸與Y軸，進一步區分出在每日工作內容，以釐清「重要且緊急」；「重要而不緊急」；「緊急但不重要」；「不緊急也不重要的事」的事並加以紀錄。再比較每件事預估與實際所需時間的落差，作為檢視一己在管理時間上，是否充分發揮時間效能，是否落實將時間分配給「重要且緊急」的事情，還是絕大多數時間都在處理「緊急但不重要」的事情上，如此才能得知自己的「時間槓桿」（Time Leveraging）。 　　舉例來說，自2003年開始，我應邀每周撰寫一篇有關創新經營的文章，刊登於此「經營管理」版。爾後，因應時、勢、事於個人的學習上，管理上的體悟、觀察及經營管理上的一些信念、心得與讀者分享，專欄的構思與撰寫，亦變成為筆者每周固定、重要且緊急的功課，轉眼已十年有餘。 　　然而，有感於所有企業與組織均致力追求卓越發展，以達永續經營的目標，台灣未來更將朝向高價值的服務輸出；要進行各種創新智能的蓄積，背後需要有足夠的情報資源作為支撐。由於想做的事太多，時間卻太少，有所得必有所捨，故將終止此專欄之耕耘。 　　個人與組織蛻變，來自每天持之以恆的努力，一如時間管理之落實。除了記錄之外，其次是學會「授權」，給予別人承擔責任的機會，以聚焦完成更重要的事情。最後則為整合「零碎時間」。 　　高效能領導者皆知，使用分割零碎的時間處理工作並不會產生價值，唯有整合完整的時間，才足以將重要工作順利完成，並對組織做出貢獻。 　　「記錄、授權、整合」是做好時間管理的三項重要的基礎，將使領導人節省精力，專注大局。欲成為高效能領導人，需從時間管理做起。
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